Zusammenfassung des Cloud Collaboration Tools

Enterprise 2.0 wurde dort einige Jahre lang privat in Frage gestellt, da die Vorteile des Cloud Computing für die Ausführung alltäglicher Geschäftsaufgaben immer wichtiger wurden. Was ist weit entfernt von einer Zukunft, die auf dem Weg dorthin, wo Cloud-basierte Anwendungen der Hauptpunkt der Interaktion zwischen Benutzern und den Collaboration-Diensten sein werden, gut erscheint.

Die Fülle von Service-Akronymen, die seit Mitte der 00er Jahre entstanden sind, spricht nicht nur dafür, dass Cloud-Anbieter zugehört haben, sondern auch für Enterprise 2.0 (definiert von Wikipedia als „Nutzung neuer Social-Software-Plattformen innerhalb von Unternehmen oder zwischen Unternehmen“ und ihre Partner oder Kunden “) würden auf einem viel schnelleren Zeitplan als ursprünglich vorgeschlagen realisiert.

Sobald die Cloud an Glaubwürdigkeit gewonnen hat, wurde immer mehr Infrastruktur ausgelagert, um die Kosten für das Infrastrukturmanagement zu senken.

Bei der Cloud-Zusammenarbeit gibt es einige umfassende Plattformen wie Google und Microsoft, und dann gibt es eine Reihe von Projektmanagement-Plattformen, die unterschiedliche Nischenmärkte abdecken. Wir zahlen zwar aufgrund der Marktführer, möchten aber auch einige neue Dienstleistungen einführen. Einige konzentrieren sich auf soziale Medien, es gibt Apps für das Teilen von Mind-Maps und eine große Anzahl von Apps mit zahlreichen Funktionen.

Nachdem wir uns durch eine Vielzahl von Cloud-Collaboration-Apps gewühlt haben, haben wir eine vielfältige Sammlung zusammengefasst. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie soll Ihnen jedoch einen guten Überblick über die Palette der Apps geben, die für die Zusammenarbeit und Produktivität von KMUs verfügbar sind. Zu unseren wichtigsten Überlegungen gehören:

• Geräteintegration 
• Wissensvermittlung
• Dateiverwaltung
• Diskussion
• Produktivität

Gemeinsam ist diesen Aufgaben, dass sie einst per E-Mail, Chat oder Telefon ausgeführt wurden. Produktivitätsverluste treten normalerweise auf, wenn Kontakte organisiert, Dokumente versioniert, externe Teammitglieder, externe Zusammenarbeit usw. einbezogen werden.

Natürlich sind die ersten beiden Dienste, die wir diskutieren möchten, denen bekannt, die den Bereich der Cloud-Zusammenarbeit kennen. OneDrive und Google Drive sind nicht die einzigen verfügbaren Dokumentbearbeitungsdienste (siehe ownCloud und Box Notes), aber sie sind die bekanntesten.

Online-Tools zur Dokumentbearbeitung

Google Dokumente

Welche Auflistung von Online-Tools für die Zusammenarbeit wäre ohne die Einbeziehung von Google Text & Tabellen konkurrierend? Natürlich ist Google Text & Tabellen in der aktuellen Version definitiv nicht für Unternehmen gedacht. Es ist immer noch äußerst nützlich und eine solide Plattform für die Zusammenarbeit. Mit diesem Dienst können Sie Dateien von Ihrem Desktop über einen Browser oder eine mobile App hochladen, speichern, bearbeiten und freigeben.

Die Integration von Google-Diensten ist für viele von Vorteil, da sie allgegenwärtig und reich an Funktionen sind. Viele finden jedoch die Allgegenwart von Google etwas überheblich. Natürlich ist die Geräteintegration nahtlos und es gibt viele Produktivitäts-Apps.

Sollten wir überhaupt erwähnen, wie einfach es ist, Inhalte für E-Mails und soziale Netzwerke freizugeben? Zu den Nachteilen gehört, dass Dateien in das Google-Format konvertiert werden, die Sicherheit minderwertig ist und die Unterstützung von Apps von Drittanbietern unzureichend ist. 

Eine Fahrt

Klassische Desktop-Software in der Cloud. Office 365 verwendet standardmäßig OneDrive, wenn Sie ein Microsoft-Konto erstellen, mit dem Sie auf die Office-Webanwendungssuite zugreifen können.

Einer der netten Boni ist der kostenlose Zugriff auf gehostete E-Mails (bis zu 25 GB Speicherplatz), den Geschäftsdomainnamen und die öffentliche Website ohne zusätzliche Hostinggebühren. Ein wenig übertrieben, aber wir können die Mühe schätzen. Dies gilt neben einer Webkonferenzfunktion und dem Schutz vor Spam und Malware sowie der Transit- und Speicherverschlüsselung. Wütend!

OneDrive bietet Funktionen für die Zusammenarbeit über Teamwebsites, auf denen Mitglieder Berichte, Vorschläge, Kalender und Budgets in Echtzeit erstellen, bearbeiten und überprüfen. Zugewiesene Aufgaben werden linear auf einer Zeitachse angezeigt. Geschäftskunden erhalten zusammen mit dem Abonnement auch SharePoint.

Einige Nachteile sind, dass während der Bearbeitung keine Kopf- und Fußzeilen unterstützt werden. Jemanden brandmarken?

Zoho

Kostenlos (oder kostenlose Testversion) / 99 USD pro Jahr. Zoho konzentriert sich auf den SMB-Markt und gehört zwar relativ neu zu Google Docs und OneDrive. Mit der Gewinnung von 100.000 Kunden in den ersten 12 Monaten und dem Wachstum ist dies die „dritte Schiene“, wenn es um Cloud-basierte Unternehmenszusammenarbeit geht.

Die kostenlose Version von Zoho enthält Folgendes:

•  Issue-Tracking-Software
• Benutzer von Zoho Projects können ihren Arbeitsstatus veröffentlichen 
• Chat der Projektmitglieder 
• Project Stream bietet Teammitgliedern sofortige Statusaktualisierungen 
• Erstellen Sie eine Projektwebseite oder -dokumentation
• Halten Sie alle Inhalte organisiert, indem Sie Dokumente zentral veröffentlichen

Das Coole an Zoho ist, dass Sie Dateien direkt in Ihrem Browser erstellen können. Laden Sie Microsoft Office, Open Office, Star Office, AutoCad, Photoshop, ZIP-Dateien und jedes Dokumentformat hoch. Eine weitere gute Funktion ist die Versionskontrolle von Dokumenten. Bug Tracking ist ein leistungsstarkes Modul zur Fehlerübermittlung, mit dem Sie festlegen können, wie Fehler und Probleme behandelt werden sollen.

Während Zoho Ihre Dateien verschlüsselt, ist dies leider nur für Daten während der Übertragung der Fall. Außerdem erhalten Sie zu Beginn nur magere 1 GB Speicherplatz. Für mehr Speicherplatz müssen Sie sich auf der gepunkteten Linie anmelden (3 US-Dollar pro Benutzer, der mehr als ein paar nützliche Funktionen bietet), und Sie müssen immer noch 3 US-Dollar für zusätzliche 3 GB Speicherplatz bezahlen.

Tools für die Zusammenarbeit für spezielle Zwecke (oder nicht)

Wir werden aus Platzgründen nicht den gesamten Markt der Do-it-All-Tools für die Zusammenarbeit in Unternehmen durchlaufen. Außerdem möchten wir den Fokus auf die verschiedenen Arten von Tools für KMU verlagern. Einige Tools bieten nur Speicherplatz und einige coole Funktionen, während andere auf eine bestimmte Art von Anwendung abzielen.

Die in diesem Abschnitt beschriebenen Tools konzentrieren sich mit einigen Ausnahmen im Allgemeinen auf KMUs. 

Citrix Sharefile (30 USD pro Monat)

ShareFile befasst sich mit der Übertragung größerer Dateien mit Einzelpersonen oder innerhalb eines Teams. Sharefile verfügt neben zwei Konten über standardmäßig 5 GB Speicher und Bandbreite.

Das Professional-Paket für 59,95 USD pro Monat bietet 10 GB Speicherplatz und Bandbreite sowie 10 Mitarbeiterkonten. Der Punkt von Sharefile ist das Senden von Dateien, die größer als die meisten E-Mail-Schwellenwerte sind, oder das Sammeln aller Projektartefakte an einem Ort.

Huddle (20 US-Dollar pro Monat)

Ein Rivale zum SharePoint-Dienst von Microsoft (siehe OneDrive). Es wird von mehr als 100.000 Unternehmen weltweit verwendet und bietet Funktionen, die auf Dateifreigabe und -verwaltung, Inhaltszusammenarbeit, Personalverwaltung und Aufgaben basieren. Der Zugriff über einen Browser kann angepasst, mit einem Branding versehen und unterstützt mobile Geräte unterstützt werden.

Wir lieben das Versionskontrollmanagement in diesem Bereich. Deshalb weisen wir immer auf diese Funktion für diejenigen hin, die sie haben. Mit “Arbeitsbereiche” können Sie eine Dashboard-Ansicht Ihrer Projekte anzeigen. Jeder kann über ein Menü oben auf der Benutzeroberfläche angezeigt werden.

Im Gegensatz zu anderen Anbietern achtet Huddle sorgfältig darauf, standardisierte Sicherheitsfunktionen zu entwickeln. Ihr primäres Rechenzentrum ist nach ISO 27001 zertifiziert. Daher zählen sie Regierungsbehörden in den USA und Großbritannien als Kunden. Auf der anderen Seite hat das kostenlose Konto nur 100 MB Speicherplatz, was schrecklich niedrig ist. Der Service kostet 20 USD pro Benutzer und Monat für kleine Unternehmen und 40 USD pro Benutzer und Monat für Unternehmen. 90-Tage-Testversion mit 100 MB.

Auch eine gleichzeitige Bearbeitung ist nicht möglich, da die Datei bei einmaliger Verwendung gesperrt ist. Während die integrierte Konferenzfunktion ein Plus ist, können für Besprechungsteilnehmer Zugriffsgebühren anfallen.

Box (15 US-Dollar pro Monat)

Es gibt etwas zu sagen, wenn Sie bei der Zusammenarbeit in einem Browser arbeiten möchten. Box verwendet Links und vertrauliche Rollen- und Rechtefunktionen direkt von Ihrem Browser aus. Der integrierte Datei-Viewer funktioniert mit der Microsoft Office-Suite, Adobe und anderen Geräten bequem von einer Webanwendung aus.

Die Größenbeschränkung für Shred-Dateien beträgt 2 GB, was völlig ausreicht. Darüber hinaus können Sie Engagements wie Downloads, Kommentare und hinzugefügte Dateien in Echtzeit verfolgen (um nur einige zu nennen). Eine Sache, die wir an Box wirklich mögen, ist die umfassende Integration von Software von Drittanbietern wie vielen Google Apps, Twitter und DocuSign.

MangoSpring Collaboration Suite (5,00 USD pro Monat)

Ist Social Networking nicht wirklich eine Facette der Zusammenarbeit? Natürlich, aber wir werden nicht zu tief in die MangoSpring Collaboration Suite eintauchen, die sich auf soziale Unternehmensnetzwerke konzentriert. Dieses Tool bietet eine etwas neue Perspektive mit Tools für die Teamzusammenarbeit und einer Intranet-Integration mit LinkedIn. Auf diese Weise können Mitarbeiterprofile sofort mit Details wie Kontaktinformationen, Fähigkeiten und Fachwissen gefüllt werden.

Das Instant Messaging wird automatisch aktualisiert und bietet Funktionen wie Konferenzchat und Videokonferenzen sowie Gruppen und Projekte. Um die Funktionen für soziale Netzwerke zu vervollständigen, gibt es auch die Mikroblogging-Funktion.

Die offene Anwendungsprogrammierung ist mit Geschäftssystemen wie CRM, Personalabrechnung oder anderen HR-Geschäftssystemen verbunden. Es erleichtert auch das Teilen und Projektmanagement mit externen Mitarbeitern. Verwalten Sie Konten mit Active Directory und integrieren Sie sie in andere Tools wie Dropbox, Google Drive, OneDrive und Box.

Yammer (5,00 USD pro Monat)

Yammer hat neben Filesharing, Versionierung und Notizen auch einige Notizen aus dem Social-Networking-Set mit Trenddateien und beliebten Inhalten erstellt. Eine Funktion, die in der Sammlung der Tools hier auffällt, ist das Abrufen. Polling ist eine einfache, nützliche und auf den Punkt gebrachte Idee.

Benutzer können auch Umfragen und Ereignisse einrichten, die intern oder extern geteilt werden sollen. Mithilfe von Gruppen können Benutzer nach Schlüsselwörtern in freigegebenen Inhalten suchen. Sie können auch mehrere Domänen, Zugriffssteuerungen sowie zentralisierte Benutzerrollen und -rechte verwalten.

Socialcast (Kostenlos bis zu 50 Benutzer) 

SocialCast ist für große Unternehmen gedacht, die über leistungsstarke Funktionen für Projektmanagement, Dokumentenaustausch, Projektgruppen und spezifische Aktivitäten verfügen.

Erstellen Sie private Gruppen, um das Engagement des Teams zu fördern. Der Service ist vollständig an Ihre Marke anpassbar und Sie können öffentlichen Zugriff gewähren. Der gesamte Funktionsumfang ist auf allen wichtigen mobilen Plattformen verfügbar.

MindMeister (kostenlose Testversion)

MindMeister ist ein Mind-Mapping-Tool für die Zusammenarbeit bei Entwicklungsprojekten. Brillant! Aus dem Grund, dass es immer schwierig ist, Entwickler und Ingenieure (und Projektbeteiligte im Allgemeinen) zu verstehen, sind Mind Maps eine Möglichkeit, die Vision eines anderen zu „visualisieren“.

Dies ist ein ziemlich gut durchdachtes Tool, mit dem Sie Kartenzweige verschieben und einfügen, die Versionskontrolle durchführen und Ihre Dateien in eine Reihe von Formaten exportieren können. Mit der mobilen App können Sie auf Ihre Mind Maps zugreifen und im Offline-Modus können Sie über Ihren Browser arbeiten.

Eine weitere nette Funktion ist, dass Sie Links, E-Mail-Adressen und Notizen in die Knoten einbetten können. Es ist auch mit Freemind und MindManager kompatibel.

Fazit

Nachdem wir uns durch eine Vielzahl von Cloud-Collaboration-Apps gewühlt haben, haben wir eine vielfältige Sammlung zusammengefasst. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie soll Ihnen jedoch einen guten Überblick über die Palette der Apps geben, die für die Zusammenarbeit und Produktivität von KMUs verfügbar sind.

Natürlich würden wir gerne Ihre Gedanken und Meinungen zu diesem Thema im Kommentarbereich unten hören. Also zögern Sie nicht, es zu benutzen und danke, dass Sie den ganzen Weg gelesen haben.