So verwenden Sie Cloud-Speicher wie ein Profi

Es gab eine Zeit, in der es beim Cloud-Speicher nur darum ging, Dateien aus der Cloud hoch- und herunterzuladen. Heutzutage können Sie noch viel mehr damit tun – beispielsweise Dateien mit einem lokalen System synchronisieren, an Dokumenten zusammenarbeiten, Notizen machen und Cloud-Daten in Apps von Drittanbietern integrieren.


Die große Frage ist jedoch, ob Sie den vollen Nutzen des Cloud-Speichers nutzen. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Cloud-Speicher wie ein Profi nutzen können, indem Sie den freien Speicherplatz maximieren, Cloud-Speicheranbieter in Ihre bevorzugten Arbeitstools integrieren, Daten in der Cloud sichern und vieles mehr.

Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um Cloud-Speicher wie ein Profi nutzen zu können.

1. Holen Sie sich maximalen freien Speicherplatz

Die meisten Cloud-Speicheranbieter haben ein festgelegtes Speicherlimit für kostenlose Benutzer. Hier ist jedoch ein kleines, aber wichtiges Geheimnis: Sie können dieses Limit überschreiten und die Menge des bereitgestellten freien Speichers erweitern.

Sie müssen nur nach den richtigen Angeboten suchen. Zum Beispiel bietet Dropbox 2 GB Speicherplatz, der auf über 16 GB erweitert werden kann, indem der Dienst an Freunde weitergeleitet und seine Desktop- und mobilen Apps heruntergeladen werden. Sie können auch kostenlosen Speicherplatz erhalten, wenn Sie gerade ein neues Lenovo, HP oder Samsung-Gerät gekauft haben.

In ähnlicher Weise bietet Google Drive kostenlosen Speicherplatz für Chromebook- oder Asus-Benutzer, und auch OneDrive bietet neuen Seagate-Kunden ein Angebot an.

Diese Angebote gelten nur für einen begrenzten Zeitraum und für bestimmte Geräte. Wenn Sie jedoch trotzdem ein neues Gadget kaufen möchten, ist es besser, vor dem endgültigen Kauf nach Cloud-Speicherangeboten zu suchen.

2. Suchen Sie nach bezahlten Plänen, die über den Speicherplatz hinausgehen

Wenn Sie sich für die Bezahlung von Cloud-Speicher entschieden haben, entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der neben der Bereitstellung von Cloud-Speicherplatz zusätzliche Funktionen bietet.

Mit den kostenpflichtigen Plänen von Google Drive (G Suite) erhalten Sie beispielsweise Zugriff auf die gesamte Produktsuite von Google und eine kostenlose geschäftliche E-Mail-Domain. Wenn Sie also eine professionelle E-Mail-Domain erhalten möchten, erhalten Sie durch Ausgaben von 5 US-Dollar pro Monat eine personalisierte E-Mail-Adresse, Zugriff auf E-Mails über Google Mail und 30 GB Google Drive-Speicherplatz.

Ebenso bietet Microsoft 1 TB OneDrive-Speicherplatz für alle Office 365-Benutzer. Für 70 US-Dollar pro Jahr erhalten Sie 1 TB Cloud-Speicherplatz und Microsoft 365, das auf 1 PC / Mac und einem Smartphone heruntergeladen werden kann. Der Kauf von 1 TB Speicherplatz auf OneDrive kostet übrigens 60 US-Dollar pro Jahr. Technisch gesehen zahlen Sie also nur 10 US-Dollar zusätzlich für die gesamte Office 365-Suite.

3. Senden Sie E-Mail-Anhänge aus der Cloud

Ein Hauptgrund, warum Benutzer sich für Cloud-Speicher entscheiden, besteht darin, dass sie Dateien online freigeben können, ohne ständig dieselbe Datei hochladen zu müssen, wenn sie diese an eine neue Person senden müssen. Bei vielen bekannten Cloud-Speicheranbietern können Benutzer Dateien direkt als E-Mail-Anhänge anhängen, die der Empfänger dann direkt herunterladen kann, ohne sich bei einem Cloud-Speicherdienst anzumelden.

Google Drive verfügt natürlich über eine integrierte Google Mail-Integration, mit der Benutzer Drive-Dateien direkt als Links oder Anhänge senden können.

Dropbox bietet auch die Integration von Google Mail mit der Erweiterung Dropbox für Google Mail Chrome. Im Gegensatz zu Google Drive können Benutzer mit Dropbox jedoch nur einen Dateilink und keinen tatsächlichen Dateianhang hinzufügen. Ebenso können Microsoft Outlook-Benutzer OneDrive-Dateien direkt an jede E-Mail anhängen oder per E-Mail gesendete Anhänge an OneDrive speichern.

4. Online-Zusammenarbeit an Dokumenten

Die Freigabe und Zusammenarbeit online ist dank Cloud-Speicher unglaublich bequem. Bevor Sie jedoch mit der Freigabe kritischer Dateien beginnen, müssen Sie unbedingt wissen, wie Zugriffssteuerung und Dateiberechtigungen funktionieren.

Es gibt drei Berechtigungsstufen:

  • Nur anschauen
  • Nur anzeigen und kommentieren
  • Nur bearbeiten

Die erste Berechtigungsstufe ist ideal, um dieselbe Datei für eine große Anzahl von Benutzern freizugeben, und Sie möchten nicht, dass diese die Datei auch aus Versehen bearbeiten oder ändern.

Die zweite Berechtigungsstufe ist nützlich, wenn Sie Benutzerfeedback benötigen, aber dennoch nicht möchten, dass Benutzer eine Datei in irgendeiner Weise ändern. Wenn die Datei bereits Kommentare enthält, die Benutzer sehen sollen, wählen Sie die Berechtigung “Nur Kommentare”. Geben Sie Bearbeitungsrechte nur, wenn Benutzer Dateien ändern oder mit Ihnen zusammenarbeiten sollen.

5. Selektive Synchronisierung für den Zugriff auf Daten über mehrere Geräte hinweg

Die selektive Synchronisierung ermöglicht den Zugriff auf Cloud-Daten wie auf einem lokalen Laufwerk. Wir haben normalerweise viele Dateien auf unseren Cloud-Speicherkonten, und die Synchronisierung aller Dateien mit einem lokalen Laufwerk kann zu Speicherplatzproblemen auf Ihrem PC führen. Mit der selektiven Synchronisierung wird ein Platzmangel niemals zum Problem, und Sie können weiterhin von mehreren Geräten aus auf wichtige Dateien zugreifen.

Um die selektive Synchronisierung zu aktivieren, müssen Sie den Desktop-Client Ihres jeweiligen Cloud-Dienstanbieters herunterladen. Wenn dies erledigt ist, markieren Sie einfach alle Ordner, die Sie mit dem lokalen Laufwerk synchronisieren möchten. Alle lokal an Dateien vorgenommenen Änderungen werden bei jeder Verbindung des Systems mit dem Internet mit der Cloud synchronisiert. Änderungen werden dann auf allen synchronisierten Geräten angezeigt.

6. Integrieren Sie Produktivitätswerkzeuge

Cloud-basierte Produktivitätswerkzeuge sind zu einer Notwendigkeit geworden, insbesondere für Freiberufler und Remote-Teams mit Mitgliedern aus der ganzen Welt. Einige Cloud-Speicheranbieter verfügen über integrierte Produktivitätstools, andere unterstützen eine große Anzahl von Add-Ons von Drittanbietern.

Zum Beispiel hat Google Drive kürzlich die Notiz-App “Keep” von Google als integrierte Funktion für Google Text & Tabellen eingeführt. Jedes Mal, wenn Sie an einem Dokument arbeiten, können Sie Keep öffnen, Notizen machen und es erneut aufrufen, wenn Sie das Dokument erneut öffnen.

Dropbox hat sein neues Textbearbeitungswerkzeug Dropbox Paper in ein Aufgabenverwaltungstool umgewandelt. Benutzer können jetzt Kontrollkästchen hinzufügen, einem Benutzer zuweisen, einen Kommentar hinterlassen und sogar eine Frist setzen.

Evernote, eine Notiz-Produktivitäts-App, bietet auch die Integration von Google Drive. Jedes Mal, wenn Sie einen Google Drive-Link in Evernote einfügen, werden die Linkinformationen automatisch angezeigt.

Projektmanagement-Tools wie Asana und Trello unterstützen auch Cloud-Speicheranbieter, sodass Benutzer Dateien direkt von einem Cloud-Konto hochladen können.

7. Bilder über die Cloud teilen

Wenn Sie Bilder über die Cloud freigeben möchten, suchen Sie nach einem Cloud-Speicheranbieter mit viel Speicherplatz, da Bilder viel Speicherplatz beanspruchen können, insbesondere wenn Sie leistungsstarke Digitalkameras verwenden. Google Drive bietet unbegrenzten Cloud-Speicher für Bilder, sofern die Bildqualität unter 16 Megapixeln liegt.

Und natürlich gibt es Flickr, das 1 TB Speicherplatz für Bilder ohne Einschränkungen hinsichtlich Dateigröße oder Typ bietet. Wenn Sie nur Bilder zum Teilen in der Cloud speichern möchten, ist dies bei nahezu jedem Cloud-Speicheranbieter der Fall. Der professionelle Fotograf möchte jedoch möglicherweise einen Anbieter wie OneDrive oder Flickr verwenden.

Weil sie Metadaten zu jedem Bild anzeigen und Tags hinzufügen können (obwohl Flickr nicht wirklich als Cloud-Speicheranbieter qualifiziert ist, da es eher eine Plattform für Fotografen ist, um ihre Arbeit zu präsentieren).

8. Daten in der Cloud verschlüsseln

Sicherheit ist ein wichtiges Anliegen beim Speichern von Daten in der Cloud. Um sicherzustellen, dass Ihre Daten in der Cloud immer sicher sind, wählen Sie einen Cloud-Speicheranbieter mit durchgängiger privater Verschlüsselung und einer Richtlinie ohne Wissen.

Bei der privaten Verschlüsselung verbleibt der Schlüssel zu verschlüsselten Daten bei Ihnen und nicht beim Anbieter. Technisch gesehen kann selbst der Cloud-Speicheranbieter nicht wissen, welche Daten Sie auf seinen Servern speichern. Wenn Sie jedoch den Verschlüsselungsschlüssel verlieren oder vergessen, können Sie niemals auf die Daten zugreifen.

Bei der privaten Verschlüsselung gibt es auch keine Möglichkeit, eine Vorschau von Dateien anzuzeigen. Sie müssen zuerst die Dateien herunterladen, den Verschlüsselungsschlüssel eingeben und erst dann können Sie sie anzeigen. Ja, das ist unpraktisch, aber leider ist dies der Preis für die Privatsphäre.

Abschließend

Man kann mit Sicherheit sagen, dass der einfache Zugriff und die Mobilität, die Cloud-Speicher bietet, beispiellos sind. Wie Sie wahrscheinlich inzwischen festgestellt haben, bieten Cloud-Speicheranbieter neben dem Hoch- und Herunterladen von Dateien viele weitere Funktionen.

Wenn Sie alle Aspekte dieser Funktionen verstehen, können Sie Cloud-Speicher wie ein Profi nutzen und sein wahres Potenzial erkunden. Welchen dieser Tipps kannten Sie bereits??

Lass es uns in den Kommentaren wissen.

Kim Martin Administrator
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