So machen Sie Remote-Arbeit einfach

Der Weg bringt dich um. Sie sitzen in endlosen langweiligen Meetings. Telefone klingeln und Ihr Kollege bewegt heute zum fünften Mal seinen Tisch. Jemand schaut über deine Schulter. Der Anzug, den Sie tragen, ist unbequem.


Ist der Neun-zu-Fünf-Tag nicht großartig? Zum Glück haben wir heute einen Konkurrenten: Remote-Arbeiten.

Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, erhalten Sie alle Vorteile, die Sie zuvor gehört und sich vorgestellt haben – arbeiten Sie in Ihrem Sweatshirt, pendeln Sie nicht mehr, sparen Sie Geld beim Mittagessen, indem Sie billige und gesunde Lebensmittel essen, nehmen Sie nur an Meetings teil, die Sie unbedingt benötigen, produktiver und produktiver sind Verwalten Sie Ihre Zeit natürlich so, wie Sie es für richtig halten.

Immer mehr Menschen wechseln zu Fernarbeit, aber es wäre für Ihren Arbeitgeber oder Ihre Karriere sinnlos, wenn die Arbeit in einer Hängematte an einem abgelegenen Strand die Produktivität beeinträchtigen würde. Glücklicherweise gibt es viele Softwaretools, die den Übergang erleichtern. Sie benötigen lediglich WLAN oder eine Art Internetzugang. In diesem Artikel werden einige dieser Tools vorgestellt, die die Remote-Arbeit vereinfachen.

Kleine Teams und Freiberufler

Wenn Sie ein verteiltes Team haben, benötigen Sie in erster Linie eine sichere und zuverlässige Möglichkeit, Dateien zwischen Mitgliedern auszutauschen. Beim Übertragen von Dateien per E-Mail oder Flash-Laufwerk wird lediglich nach Datendiebstahl gefragt, da E-Mails gehackt und Laufwerke gestohlen werden können. Zur Bekämpfung der Internetkriminalität ist Cloud-Speicher praktisch. Eine der beliebtesten mit 800 Millionen Nutzern ist Google Drive.

Google Drive richtet sich an Privatanwender und bietet eine gute Produktivität. In der Bibliothek befinden sich viele Apps von Drittanbietern (die meisten davon kostenlos). Die Google-eigene App Google Text & Tabellen ist eine der besten Apps für Produktivität und Zusammenarbeit und lässt sich auf natürliche Weise in Google Drive integrieren.

Mit der Docs Office Suite erhalten Sie Apps für Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Präsentationen. Dank der schnellen Geschwindigkeit der Dateisynchronisierung können Sie Änderungen und Kommentare nahezu in Echtzeit vorschlagen. Es besteht auch die Möglichkeit, ein Rollback auf frühere Versionen durchzuführen und festzustellen, welche Änderungen vorgenommen wurden.

Office-Dokumente

Das Teilen dieser Dateien ist natürlich unerlässlich und Google enttäuscht Sie nicht. Sie können E-Mail verwenden, um Zugriff zu gewähren oder einen Zugriffslink festzulegen. Unabhängig davon, ob Sie das eine oder das andere tun, können Sie Berechtigungen für beide festlegen.

Google sichert diese Dateien mit AES 128-Bit-Verschlüsselung. Es gibt Diskussionen darüber, ob es geknackt wurde, aber konventionelle Weisheit besagt, dass ein Supercomputer eine Milliarde Jahre brauchen würde, um dies zu tun. Zum Schutz vor gestohlenen Passwörtern steht die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zur Verfügung.

Eine gute Option für Freiberufler ist, dass Sie als freier Benutzer schöne 15 GB freien Speicherplatz erhalten. Für diejenigen, die günstige Optionen wünschen, gibt es ein paar Zahlungspläne: 100 GB für 2 USD pro Monat sind ein gutes Geschäft, danach erhalten Sie 1 TB für 9,99 USD. Rabatte sind verfügbar, wenn Sie für das ganze Jahr bezahlen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Google Drive-Test.

Remote-Arbeit für mittelständische Unternehmen

Wenn Sie ein Unternehmen führen und mehr Sicherheit benötigen, gibt es Box. Es beansprucht viele Fortune 500-Unternehmen und kleine Unternehmen als Kunden.

Es gibt eine native Anwendung namens Box Notes, die zu unseren besten Notizen-Apps gehört. Um den Mangel an nativen Apps für die Zusammenarbeit auszugleichen, lässt sich Box sowohl in Google Text & Tabellen als auch in Office Online integrieren. Sie können weitere Apps von Drittanbietern integrieren, die in der Bibliothek enthalten sind. Zu den Kategorien gehören Zusammenarbeit, Projektmanagement, Inhaltsmanagement und Sicherheit.

Das Verwalten großer, entfernter Teams – oder vieler Teams – ist mit Box einfach. Wenn Sie Ihrem Konto einen neuen Benutzer hinzufügen, können Sie verschiedene Berechtigungen festlegen. Sie können auswählen, auf welche Ordner Benutzer Zugriff haben. Dabei können Sie sieben verschiedene Berechtigungsstufen festlegen. Wenn Sie Dutzende von Mitarbeitern gleichzeitig einladen müssen, können Sie eine Masseneinladung durchführen. Wenn Sie dies tun, können Sie sie einer Gruppe zuweisen, um zu vermeiden, dass Berechtigungen einzeln festgelegt werden.

Wenn es um Sicherheit geht, ist Box großartig. Es schützt Ihre Inhalte durch AES 256-Bit-Verschlüsselung, während der Übertragung und auf den Servern. Es verschlüsselt sogar Ihren Schlüssel (mit dem Sie Ihre Dateien entschlüsseln) mit derselben AES-Verschlüsselungsstufe.

Die Geschwindigkeit der Dateisynchronisierung ist mit anderen Diensten vergleichbar. Das Teilen von Dateien ist einfach. Sie klicken auf die Schaltfläche “Teilen” und können einen Link generieren oder eine Einladung per E-Mail senden. Mit diesen Links bietet Ihnen Box die Möglichkeit, den Passwortschutz zu verwenden und Ablaufdaten festzulegen.

Da es mehr auf Unternehmen ausgerichtet ist, ist es teurer. Box bietet Ihnen einen 100-GB-Starterplan für mindestens drei Benutzer und 5 US-Dollar pro Monat pro Benutzer. Business- und Business Plus-Pläne bieten unbegrenzten Speicherplatz für 15 USD bzw. 25 USD. Es gibt einen kostenlosen Einzelplan und eine 15-Tage-Testversion für Geschäftspläne, über die Sie in unserem Box-Test mehr erfahren können.

Fernarbeit für große Unternehmen

Unternehmen, die fernsteuern möchten, schneiden mit unserer besten EFFS-Auswahl, Egnyte Connect, besser ab. Es verfügt über native Anwendungen sowie Integrationen von Google Text & Tabellen und Office Online. Wenn Sie die Desktop-Version von Office – Office 365 – verwenden möchten, gibt es auch dafür eine Integration.

Beim ersten Hochladen ist es etwas langsam, aber für die Zusammenarbeit ist die Synchronisierungsgeschwindigkeit bei bereits hochgeladenen Dateien wichtiger. Egnyte glänzt dort wirklich, da es die Synchronisierung auf Blockebene verwendet, bei der nur Teile der Datei hochgeladen werden, die sich geändert haben, und nicht die gesamte Datei.

Was auch immer Sie benötigen, wenn Sie mit Remote-Mitgliedern teilen, Egnyte hat es. Sie können Dateien oder Ordner einfach freigeben und vier Arten von Zugriff gewähren: Eigentümer, Vollständiger, Editor und Viewer. Ihre Links können einen Passwortschutz und Ablaufdaten haben und Sie erhalten sogar eine Benachrichtigung, wenn der Link verwendet wird. Sie können sogar festlegen, ob Benutzer Dateien herunterladen oder nur in der Vorschau anzeigen können.

Sie müssen sich keine Sorgen um Ihre Geschäftsdateien machen, sie sind mit AES-256-Verschlüsselung geschützt, Sie können die Mindestlänge und -stärke für Kennwörter festlegen. 2FA hilft Ihnen, wenn Ihr Kennwort geknackt wurde und wenn jemand Ihr Gerät stiehlt Schneiden Sie es einfach aus der Synchronisierung.

Egnyte bietet keine individuellen Pläne an. Der kostengünstigste ist 40 US-Dollar pro Monat für fünf Benutzer, bietet jedoch 5 TB Speicherplatz. Wenn Sie mehr Speicherplatz und mehr Benutzer benötigen, gibt es den Businessplan. Es bietet maximal 100 Benutzern 10 TB gemeinsam genutzten Speicherplatz für 15 USD pro Monat (pro Benutzer). Lesen Sie die Details in unserem Egnyte-Test.

Andere Remote Working Tools

Wenn Sie remote mit Ihrem Team kommunizieren müssen, fällt Ihnen eine beliebte App ein: Slack. Es wurde 2013 eingeführt und ist seitdem rasant gewachsen. Kein Wunder, dass die App Spaß macht und einfach zu bedienen ist. Sie lässt sich in viele Anwendungen von Drittanbietern integrieren, die die Produktivität steigern (wir möchten auch darauf hinweisen, dass alle oben genannten Dienste zu den besten Cloud-Speichern für Slack gehören)..

Ihr Arbeitsbereichseigentümer erstellt einen Slack-Arbeitsbereich und lädt zusammen mit Administratoren die Teammitglieder ein und verwaltet sie. Das Team kann dann den Slack-Arbeitsbereich freigeben und über ihn kommunizieren. Ähnlich wie in alten Chatrooms dreht sich alles um Messaging. Verschiedene Kanäle sind Teil Ihres Arbeitsbereichs und das primäre Kommunikationsmittel. Sie können Kanäle nach bestimmten Abteilungen, Projekten oder Büros organisieren.

Wenn Sie häufig mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren, können Informationen überall verfügbar sein. Mit Slack können Sie einfach nach Nachrichten suchen und Benachrichtigungen senden, wenn jemand etwas Wichtiges sagt. Sie können sogar nach Dateien suchen, die Sie an Ihren Kollegen gesendet haben.

Mit Slack können Sie jedoch keine Agenda einhalten: Wenn es um die Aufgabenverwaltung mit einem Remote-Team geht, ist Trello wirklich erfolgreich. Es ist eine visuelle Möglichkeit, Ihre Projekte zu organisieren und mithilfe eines Kanban-Boards auf einen Blick zu sehen, was Sie tun müssen.

Alles, was Sie tun, betrifft das Trello-Board. Das Board ist eine Liste von Listen, die im Grunde alle Ihre Aufgaben in verschiedenen Phasen von der Idee bis zur Fertigstellung umfasst. Trello verwendet Karten, um diese Aufgaben darzustellen. Während Karten zunächst einfach erscheinen, können Sie Kommentare, Beschriftungen hinzufügen, Anhänge hochladen, Fälligkeitstermine angeben usw. Sie können so viele Personen wie nötig zu Ihrem Board einladen und sie dann einfach per Drag & Drop auf Karten ziehen, um ihnen Aufgaben zuzuweisen.

Natürlich verfügt Trello über eine Bibliothek mit vielen Apps von Drittanbietern (sogenannte Power-Ups), mit denen Sie Ihren Remote-Workflow verbessern können. Mit ihnen können Sie Trello in verschiedene Cloud-Speicherdienste, Kommunikations-Apps, CVS-Plattformen usw. integrieren. Wenn Sie nichts sehen, das Ihren Anforderungen entspricht, gibt es eine API, mit der Sie Ihre eigene App erstellen können.

Abschließende Gedanken

Angesichts des Internets und der Globalisierung ist es heute keine Überraschung, dass Gruppen oder Einzelpersonen aus verschiedenen Ländern oder Kontinenten zusammenarbeiten. Natürlich bringen neue Situationen ihre eigenen Probleme mit sich. Es gibt jedoch viele Anwendungen, die dabei helfen. Wir haben einige der besten Cloud-Speicherdienste erwähnt, die sich hervorragend für die Zusammenarbeit eignen, und einige der beliebtesten Apps, die eine gute Kommunikation und Organisation ermöglichen.

Es gibt viele andere, haben Sie also einen Favoriten, den wir verpasst haben? Haben Sie einen Kommentar zu einigen, die wir ausgewählt haben? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen. Danke fürs Lesen.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
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