Si të ndani skedarët në Dropbox – Udhëzuesi Fillestar për Fillestarët

Nëse jeni i ri në Dropbox, ose për tërë sendin e ruajtjes së cloud në përgjithësi, ndonjëherë mund të jetë konfuze të kuptoni se si të ndani skedarët.

Meqenëse një nga arsyet kryesore për të kërkuar hapësirë ​​për ruajtjen e cloud është aftësia për të shpërndarë me lehtësi skedarë nëpër sisteme dhe rrjete, ne këtu në Cloudward kuptuam që do të ishte një ide e mirë për të krijuar një udhëzues të shpejtë së bashku – se si të përfitoni sa më shumë nga Llogari Dropbox.

Nëse jeni të interesuar për një përmbledhje të thelluar, ju lutemi shkoni këtu: Rishikimi i Dropbox. Bazat janë shumë të thjeshta dhe të thjeshta, por mund të mos dini për disa nga veçoritë më të përparuara që Dropbox ofron kur bëhet fjalë për shkëmbimin e skedarëve.

Pasi të keni lexuar këtë artikull, do të jeni një maskarç i vërtetë në ndarjen e skedarëve dhe nëse nuk jeni të kujdesshëm – madje mund të jeni bërë personi i zyrës.

Tabela e përmbajtjes

• Ndarja e skedarëve – Si të
• Lejet – Vendosini ato si duhet
• Komentimi dhe redaktimi i tekstit
• Kërkesat për skedarë – Ngarko skedarët përmes një lidhjeje
• Ekipet e Dropbox – A keni nevojë për versionin e biznesit?
• Paraparje Pamjeje për Dropbox
• Letra e re e Dropbox

Farë do të të duhet

• Një llogari e Dropbox, nëse jeni akoma në proces të vendosni se cili shërbim funksionon më mirë, filloni një llogari provuese këtu
• Disa skedarë dhe dosje për tu trazuar, dhe meqë ne do t’i ndajmë, mund të dëshironi të siguroni që nuk ka informacion të ndjeshëm në to
• Një libër adresash, ju duhet të ndani skedarë me dikë, në fund të fundit
• Kontrolloni së pari personin që po përdorni si derr, pasi ata me siguri do të marrin një ortek emailash

Ndarja e skedarëve

Pas regjistrimit në llogarinë tuaj Dropbox, do të ketë një listë skedarësh dhe dosjesh në qendër të ekranit tuaj dhe një shirit navigimi në të majtë; ky është pulti dhe do të jeni në gjendje të bëni shumë gjithçka në Dropbox nga këtu.

Nga pult, zgjedhni një skedar ose dosje që doni të ndani.

Shtë e rëndësishme të mbani mend këtu që të gjithë skedarët (dhe dosjet) në një dosje ndahen automatikisht, kështu që mund të dëshironi të kontrolloni dyfish se nuk ka asgjë të ndjeshme të fshehur midis dokumenteve të punës dhe fotove të partisë.

Klikoni me të djathtën dhe do të shfaqet një menu e vogël kontekstuale, zgjidhni opsionin e lartë të shënuar si “share”.

Shihni, tashmë po bëni shkëlqyeshëm.

Hapi tjetër është të zgjedhni me kë po e ndani skedarin / dosjen; mund të shkruani me dorë adresën e tyre të postës elektronike (Dropbox do ta kujtojë atë për herën tjetër) ose të importoni një listë kontaktesh nga Gmail, Yahoo Mail dhe Facebook.

Dhe kjo është me të vërtetë gjithçka: personi i përbashkët merr një email duke i njoftuar ata që keni ndarë një skedar ose dosje, dhe nëse ata kanë Dropbox, ata thjesht mund të regjistroheni dhe skedari i ri do të ketë dalë në pultin e tyre.

Nëse personi me të cilin keni ndarë nuk ka Dropbox, ata ende mund të shkarkojnë dhe të hyjnë në skedarë, por ata nuk do të jenë në gjendje t’i dërgojnë me lehtësi.

Nëse keni nevojë për një “postim të kthimit”, për të thënë, është më mirë nëse ata hapin një llogari për veten e tyre, është falas dhe mund të anulohen në çdo kohë nëse vendosin se nuk është më e nevojshme pas projektit tuaj të përbashkët.

Permissions

Para se të vazhdojmë më tej, unë do të doja të tërhiqja vëmendjen tuaj në shiritin e vogël drop-down pranë fushës, ku futet adresa e postës elektronike të marrësit. Këtu vendosen lejet, duke ju lejuar të vendosni nëse marrësit mund të shikojnë dhe komentojnë vetëm skedarët, ose gjithashtu t’i shkarkojnë dhe modifikojnë ato.

Këto leje mund të përcaktohen për secilin person ose një grup të tërë.

Parazgjedhja është “edit” dhe në përvojën time, ka të ngjarë të mbetet në atë mënyrë pasi lejon rrjedhën më të mirë të punës.

Në disa raste, megjithatë, ju thjesht mund të dëshironi që njerëzit thjesht të shikojnë një skedar / dosje pa u dhënë atyre mundësinë për ta shkarkuar ose redaktuar atë, dhe më pas funksioni “pamje” është aty për një qëllim të tillë.

Përsëri, mund të mos e përdorni shpesh, por është e dobishme të keni.

Një shoqja ime e projektuesit grafik e përdor këtë funksion për të dhënë paraprakisht mbi punën e saj klientëve, duke u siguruar që ata nuk mund ta vjedhin atë ose të bëjnë direkt redaktime, një problem i vërtetë në linjën e saj të punës.

Lejet mund të ndryshohen në çdo kohë duke klikuar me të djathtë një skedar ose dosje, duke zgjedhur “share” dhe pastaj duke fshirë plotësisht një person nga lista ose thjesht duke ndryshuar “pikëpamjen” në “edit” ose anasjelltas – nga menuja drop-down.

Komentimi dhe redaktimi

Kur bashkëpunoni me të tjerët, vërtet është shumë i dobishëm nëse të gjithë përdoruesit mund të shohin se çfarë kanë ndryshuar ose redaktuar të tjerët dhe pse.

Në këtë rast, unë ngarkova një skedar teksti duke e tërhequr atë nga sistemi im skedar në Dropbox. Pasi atje (rreth një ngarkimi prej tre sekondash), unë e hapa duke klikuar majtas.

Do të shihni që përveç kutisë së komenteve në të djathtë, ka shumë pak funksione të tjera; Vetë Dropbox nuk lejon redaktime ose ndryshime, përdoruesit do të duhet të shkarkojnë skedarin për të bërë ndonjë.

Nëse nuk ka nevojë për ndryshime, thjesht shtoni disa komente dhe dërgojeni skedarin përsëri.

Komentimi është çështje e theksimit të tekstit dhe një buton i vogël do të shfaqet pranë tij ose më poshtë.

Atëherë mund të shkruani ato që duhen thënë ose ndryshuar.

Dhe komenti i bërë rishtazi do të shfaqet në shiritin anësor për të parë të gjithë.

Si një veçori shtesë, nëse mendoni se një koment është me rëndësi jetike, thjesht vendosni @ [email të mbrojtur] përpara komentit dhe ai person do të marrë një njoftim që dikush ka diçka për të thënë në lidhje me punën e tyre.

Nëse koha është thelbësore, unë sugjeroj ta përdorni me kursim, pasi një email dërgohet sa herë që bëhet ky proces.

Para se të vazhdojmë më tej, duhet të përmend se nuk ka asnjë mënyrë si tani, të bëjmë komente të dukshme vetëm për njerëz të veçantë. Të gjithë ata që kanë qasje mund të shohin se çfarë duhet të thonë të gjithë të tjerët.

Një pikë e mirë për të kujtuar para se të kritikoni projektin e një bashkëpunëtori.

Përmbledhje

Të gjitha funksionet e mësipërme janë jashtëzakonisht të dobishëm kur bashkëpunoni në një ekip, por nëse ka shumë njerëz në atë ekip ose nëse punoni me më shumë se një grup njerëzish, ngatërrimi ndonjëherë mund të vendoset në.

Dropbox ofron dy funksione në shiritin e majtë, “ndarje” dhe “lidhje”, ku mund të shihni një listë të skedarëve për të cilët keni vendosur lejen e redaktimit dhe shikimit, përkatësisht.

Të dy japin një përmbledhje të shkëlqyeshme të asaj skedari shkon atje, dhe janë shumë të dobishëm për njerëzit që bëjnë më shumë se një detyrë.

kërkesat

Duke folur për dobishëm, Dropbox ka një veçori që (me sa di unë), është unike. Ju mund t’i dërgoni dikujt një email me skedarë që kërkojnë, ata më pas ndjekin një lidhje dhe mund të transferojnë të dhëna direkt në dosjen që specifikuat.

Ata madje nuk u duhet llogari për ta bërë atë. Më pëlqen kjo veçori, sepse heq shumë trafik të panevojshëm të postës elektronike dhe shpejton gjithë procesin e bashkëpunimit.

Për të hyrë në këtë funksion, thjesht shikoni në shiritin anësor dhe klikoni në opsionin gjatë gjithë rrugës në fund.

Do të shfaqet një tjetër kuti dialogu, ku mund të vendosni një adresë emaili dhe gjithashtu të bashkangjitni një mesazh të shkurtër. Si me çdo gjë tjetër, Dropbox – sistemi është intuitiv dhe i lehtë për tu lundruar.

ekipet

Shpejtësia gjithashtu hyn në lojë me funksionin “ekip” që ofron Dropbox.

Basshtë në thelb një dosje e rregullt të cilën pronari mund t’i caktojë njerëz specifikë. Atëherë, kur gjërat duhet të ndahen, thjesht zgjidhni dosjen e ekipit, në vend që të kaloni procesin e shtimit të njerëzve çdo herë.

Shtë një funksion i vogël i dobishëm që drejton procesin e ndarjes, për ta hyrë atë, shkoni te opsioni “ekip” në shiritin anësor në të majtë, klikoni atë dhe do të shfaqet një panel i veçantë për ekipin që do të krijoni..

Përveç kësaj, ajo funksionon ashtu si pulti i rregullt dhe ndihmon për të mbajtur punën dhe pjesën tjetër të jetës tuaj larg njëri-tjetrit.

Fotografitë

Dropbox gjithashtu ka një dosje të veçantë për foto kur duhet të largoheni nga puna për një kohë. Opsioni “foto” i shiritit anësor funksionon shumë si çdo gjë tjetër në Dropbox, përveç që automatikisht është vendosur të shfaqet si galeri.

Me të vërtetë më pëlqen, pasi ashtu si me dosjen e ekipit, e bën të gjesh gjëra shumë të lehtë pasi gjithçka është kategorizuar mjeshtërisht nga get-go. Si një shtesë e shtuar, fotografitë zakonisht janë më shumë për argëtim sesa punë, kështu që atje.

letër

E fundit, por është më pak e rëndësishmja është Dropbox Paper.

Aktualisht është akoma në beta, por Paper ofron disa mundësi mjaft të këndshme për bashkëpunim të njëkohshëm me përpunimin dhe rrëshqitjet e teksteve të kufizuara. Përdorimi i tij është i thjeshtë, thjesht klikoni butonin përkatës në shiritin e majtë dhe mund të vendosni leje dhe të ndani saktësisht të njëjtën mënyrë si skedarët e rregullt.

Në krahasim me pjesën tjetër të grupit Dropbox, Paper është unik, pasi do të keni mundësi të përpunoni tekstin dhe imazhet drejtpërdrejt në një skedar, pa pasur nevojë ta shkarkoni; megjithëse i mungon fryma e funksionalitetit një program kushtuar atyre detyrave do të ketë.

Sidoqoftë, është mjaft e dobishme të keni nëse diçka që thjesht duhet të rrëzohet shpejt.

Në përfundim…

Kjo është ajo për turneun e udhëzuar, pasi mund ta shihni Dropbox nuk është thjesht i lehtë për t’u përdorur, por gjithashtu ka një sërë opsionesh interesante që e bëjnë punën në distancë shumë më të lehtë sesa dikur. Ju lutemi na tregoni nëse keni ndonjë pyetje në komentet më poshtë.