Sådan deles filer på Dropbox – The Ultimate Beginner’s Guide

Hvis du er ny inden for Dropbox eller hele skyopbevaringssagen generelt, kan det undertiden være forvirrende at finde ud af, hvordan man deler filer.

Da en af ​​de vigtigste grunde til at gå til cloud-lagring er muligheden for let at dele filer på tværs af systemer og netværk, regnede vi her hos Cloudwards, at det ville være en god ide at sammensætte en hurtig guide – om, hvordan du får mest muligt ud af din Dropbox-konto.

Hvis du er interesseret i en udtømmende, dybtgående gennemgang, skal du gå her: Dropbox-anmeldelse. Det grundlæggende er meget enkelt og let at finde ud af, men du ved muligvis ikke om nogle af de mere avancerede funktioner, som Dropbox tilbyder, når det kommer til fildeling.

Efter at have læst denne artikel, vil du være en rigtig sus ved at dele filer og hvis ikke omhyggelig – er du måske endda blevet kontorets go-to-fyr.

Indholdsfortegnelse

• Fildeling – Sådan gør du
• Tilladelser – Indstil dem korrekt
• Kommentar og redigering af tekst
• Filanmodninger – Upload filer via et link
• Dropbox Teams – Har du brug for forretningsversionen?
• Dropbox-fotoeksempel
• Det nye Dropbox-papir

Hvad du har brug for

• En Dropbox-konto, hvis du stadig er i færd med at beslutte, hvilken service der fungerer bedst, skal du starte en prøvekonto her
• Nogle filer og mapper at røre rundt med, og da vi deler, ønsker du måske at sikre, at der ikke er følsomme oplysninger i dem
• En adressebog, skal du trods alt dele filer med nogen
• Kontakt først den person, du bruger som marsvin, da de sandsynligvis får et skred af e-mails

Deling af filer

Når du er logget ind på din Dropbox-konto, vil der være en liste over filer og mapper i midten af ​​din skærm og en navigationslinje til venstre; dette er instrumentbrættet, og her vil du kunne gøre stort set alt i Dropbox.

Vælg en fil eller mappe, du vil dele, fra instrumentbrættet.

Det er vigtigt at huske her, at alle filer (og mapper) i en mappe automatisk deles, så du kan eventuelt dobbeltkontrollere, at der ikke er noget følsomt skjul mellem arbejdsdokumenter og festbilleder.

Højreklik på den, og der vises en lille kontekstuel menu, vælg den øverste indstilling markeret som “del.”

Se, du har allerede det godt.

Det næste trin er at vælge, hvem du deler filen / mappen med; du kan enten indtaste deres e-mail-adresse manuelt (Dropbox husker den næste gang) eller importerer en kontaktliste fra Gmail, Yahoo Mail og Facebook.

Og det er virkelig alt, hvad der er dertil: den delte person får en e-mail med besked om, at du har delt en fil eller mappe, og hvis de har Dropbox, kan de blot logge ind, og den nye fil vil dukke op på deres instrumentbræt.

Hvis den person, du har delt med, ikke har Dropbox, kan de stadig downloade og få adgang til filerne, men de vil ikke være i stand til let at sende dem tilbage.

Hvis du har brug for et “returpost”, så at sige, er det bedst, hvis de åbner en konto for sig selv, det er gratis og kan annulleres når som helst, hvis de beslutter, at det ikke længere er nødvendigt efter dit delte projekt.

Tilladelser

Inden vi går videre, vil jeg gerne henlede opmærksomheden på den lille rulleliste ved siden af ​​feltet, hvor modtagerens e-mail-adresse er indtastet. Det er her tilladelser er indstillet, så du kan bestemme, om modtagere kun kan se og kommentere filer, eller også downloade og redigere dem.

Disse tilladelser kan indstilles for hver person eller en hel gruppe.

Standard er “rediger”, og efter min oplevelse forbliver det sandsynligvis sådan, da det giver mulighed for bedre arbejdsgang.

I nogle tilfælde vil du måske bare have lyst til, at folk bare skal se på en fil / mappe uden at give dem muligheden for at downloade eller redigere den, og så er “visning” -funktionen der til et sådant formål.

Igen kan du muligvis ikke bruge det ofte, men det er praktisk at have det.

En grafisk designer-ven af ​​mig bruger denne funktion til at give forhåndsvisninger af sit arbejde til klienter, mens de sørger for, at de ikke kan stjæle det eller foretage redigeringer direkte, et reelt problem i hendes arbejdslinje.

Tilladelser kan ændres når som helst ved at højreklikke på en fil eller mappe, vælge “del” og derefter enten slette en person fra listen helt eller bare ændre “visning” til “redigering” eller vice versa – fra rullemenuen.

Kommentar og redigering

Når du samarbejder med andre, er det meget praktisk, hvis alle brugere kan se, hvad andre har ændret eller redigeret, og hvorfor.

I dette tilfælde uploadede jeg en tekstfil ved at trække den fra mit filsystem til Dropbox. En gang der (ca. en tresekunders upload) åbnede jeg den ved at venstreklikke på den.

Du kan se, at der udover kommentarfeltet til højre er der meget få andre funktioner; Dropbox i sig selv tillader ikke ændringer eller ændringer, brugere bliver nødt til at downloade filen for at foretage nogen.

Hvis der ikke er behov for ændringer, skal du blot tilføje et par kommentarer og sende filen tilbage.

Kommentar er et spørgsmål om at fremhæve tekst, og en lille knap vises ved siden af ​​eller nedenfor.

Du kan derefter indtaste, hvad der skal siges eller ændres.

Og den nyligt foretagne kommentar dukker op på sidebjælken for alle at se.

Som en ekstra funktion, hvis du føler, at en kommentar er af vital betydning, skal du bare sætte @ [emailbeskyttet] foran kommentaren, og personen får en meddelelse om, at nogen har noget at sige om deres arbejde.

Hvis tiden er af essensen, foreslår jeg, at den bruges sparsomt, da der sendes en e-mail hver gang denne proces udføres.

Før vi går videre, skal jeg nævne, at der ikke er nogen måde lige nu at synliggøre kommentarer kun for bestemte mennesker. Alle, der har adgang, kan se, hvad alle andre har sagt.

Et godt punkt at huske, før man kritiserede en medarbejders projekt.

Oversigt

Alle ovennævnte funktioner er superhandige, når du samarbejder i et team, men hvis der er mange mennesker i det hold, eller hvis du arbejder med mere end et sæt mennesker, kan der undertiden forvirres.

Dropbox tilbyder to funktioner på venstre sidepanel, “deling” og “links”, hvor du kan se en liste over de filer, du har angivet redigering og visningstilladelse til henholdsvis.

Begge giver et godt lille overblik over, hvilken fil der går hen, og er meget praktisk til folk, der jonglerer med mere end en opgave.

Anmodning

Når vi taler om praktisk, har Dropbox en funktion, der (så vidt jeg ved) er unik. Du kan sende nogen en e-mail med anmodning om filer, de følger derefter et link og kan overføre data direkte til den mappe, du har angivet.

De har ikke engang brug for en konto for at gøre det. Jeg kan godt lide denne funktion, fordi den fjerner en masse unødvendig e-mail-trafik og fremskynder hele samarbejdsprocessen.

For at få adgang til denne funktion skal du blot se til sidepanelet og klikke på indstillingen helt nederst.

En anden lille dialogboks dukker op, hvor du kan indtaste en e-mail-adresse og også vedhæfte en kort besked. Som med alt andet Dropbox – systemet er intuitivt og let at navigere.

Hold

Hastighed kommer også i spil med “team” -funktionen, som Dropbox tilbyder.

Det er dybest set en almindelig mappe, som ejeren kan tildele bestemte personer til. Når tingene derefter skal deles, skal du blot vælge teammappen i stedet for at gennemgå processen med at tilføje folk manuelt hver gang.

Det er en praktisk lille funktion, der strømline delingsprocessen, for at få adgang til den, gå til “team” -muligheden på sidebjælken til venstre, klikke på den, og et separat dashboard for det team, du skal oprette, vises.

Derudover fungerer det ligesom det almindelige instrumentbræt og hjælper med at holde arbejde og resten af ​​dit liv adskilt fra hinanden.

Billeder

Dropbox har også en speciel mappe til billeder, når du har brug for at komme væk fra arbejde et stykke tid. Sidepanelens “fotos” -indstilling fungerer stort set som alt andet på Dropbox, bortset fra at det automatisk er indstillet til at blive vist som et galleri.

Jeg kan virkelig godt lide det, da det ligesom med teammappen gør det at finde ting meget let, da alt er pænt kategoriseret fra get-go. Som en ekstra bonus handler billeder normalt mere om sjov end arbejde, så der går du.

Papir

Sidst men ikke mindst er Dropbox-papir.

I øjeblikket er det stadig i beta, men Paper tilbyder nogle ret gode muligheder for samtidig samarbejde med begrænset tekstbehandling og dias. Det er enkelt at klikke på den relevante knap i venstre linie, og du kan indstille tilladelser og dele nøjagtigt på samme måde som almindelige filer.

Sammenlignet med resten af ​​Dropbox-pakken er papir unikt, da du vil være i stand til at behandle tekst og billeder direkte til en fil uden at skulle downloade den; selvom det mangler pusten af ​​funktionalitet, et program, der er dedikeret til disse opgaver, vil have.

Stadig er det temmelig praktisk at have, hvis der bare er noget, der bare skal slå ud hurtigt.

Afslutningsvis…

Det er det til den guidede tur, da du kan se Dropbox ikke kun er let at bruge, men har også en række interessante muligheder, der gør det meget lettere at arbejde, end det tidligere var. Fortæl os venligst, hvis du har spørgsmål i kommentarerne herunder.