Bedste virtuelle team softwareværktøjer

Chancerne er, at du måske er en af ​​de mange mennesker, der arbejder i et team spredt over hele kloden. Efterhånden som teknologien skrider frem og grænser ser ud til at forsvinde natten over, finder flere og flere sig selv i arbejde med mennesker i forskellige lande eller tidszoner ved hjælp af onlinelagring for at få jobbet gjort.


Lige nu arbejder mere end 30 millioner mennesker i USA allerede eksternt, og omkring 90 procent af dem er lykkeligere, fordi de kan opretholde en bedre balance mellem arbejdsliv og liv. Her på Cloudwards.net har vi også et virtuelt team med medlemmer, der arbejder fra hele verden. For 20 år siden ville dette ikke have været muligt, men nu med fremkomsten af ​​en skiftende kultur, øget internethastighed og forbedrede værktøjer er vi i stand til at arbejde i absolut synk.

Hvis du også arbejder i et virtuelt team, er chancerne store, at du bruger flere produktivitetsværktøjer, du kan holde styr på bare for at sikre, at alle på teamet ved, hvad de laver, og at de altid er i løkken. Hvorfor bruge fem forskellige værktøjer til at gøre noget, du kan gøre med et enkelt program?

Med et alt-i-et-virtuelt team-softwareværktøj kan du håndtere alle kravene på én gang, og du bliver aldrig nødt til at hoppe fra den ene fane til den anden. Dette sparer dig og dit team meget besvær og øger effektiviteten for at starte.

Hvorfor hvert virtuelt team har brug for softwareværktøjer

Lad os se på nogle af de vigtigste grunde til, at dit team kan drage fordel af at bruge disse værktøjer.

Bedre kommunikation

Når du er på et kontor, møder kolleger hver dag, opretter du automatisk en rapport. Det er nemt for dig at henvende dig til teammedlemmer og bede dem om hjælp, mens du diskuterer den nye film, der blev frigivet sidste weekend.

Det kan være vanskeligt at oprette den slags rapport med et virtuelt team, når man kun snakker med hinanden om arbejde. Slack hjælper med at udfylde dette hul ved at give et sted til vand-køligere chats med sjove emoji og gif.

Øget produktivitet

Med medlemmer, der arbejder fra hele verden, kan det være vanskeligt at sikre sig, at alle er på samme side og ved, hvad de skal gøre. Kan du forestille dig kaoset, hvis du glemte at sende halvdelen af ​​teammedlemmerne vigtig opdatering og ændringer om projektet?

Et effektivt projektstyringsværktøj kan redde dig fra den forfærdelige elendighed og også øge din effektivitet. For eksempel har Basecamp et opslagstavle, der er rettet mod opdateringer. Alt hvad du skal gøre er at indtaste opdateringerne her, og alle dine teammedlemmer vil blive underrettet straks.

Kontrolleret synlighed

Selvom det er vigtigt for hold at bevare gennemsigtighed, er det også vigtigt at kontrollere synligheden. Ved at regulere, hvem der kan se hvilke ressourcer, kan du øge organisationssikkerheden, begrænse medarbejdernes adgang og se en transaktionslog også.

Asana giver for eksempel brugere mulighed for at dele hele deres arbejdsområde, et projekt eller bare en enkelt opgave. Hvis en bruger ikke følger en bestemt opgave, ser de den ikke på deres opgaveliste eller får besked om den.

Mindre e-mail-overbelastning

Hvor mange gange har du gennemgået et stort e-mail-spor bare for at finde det ene stykke vigtige oplysninger? Projektstyringsværktøjer som Trello har et separat beskrivelsesfelt til hver opgave, hvor du kan gemme alle oplysninger og nemt få adgang til dem, når du har brug for det.

Bedste virtuelle team softwareværktøjer

Her er fem af de bedste virtuelle team softwareværktøjer, vi har prøvet:

asana

Hvis du leder efter et projektstyringsværktøj, der giver skalerbarhed, fleksibilitet og kontrolleret synlighed, er Asana dit bedste skud.

Asana giver dig mulighed for at oprette forskellige projekter og opgaver, der kan tildeles forskellige teammedlemmer. Du kan indstille en frist, tags, beskrivelse, tilføje kommentarer og vedhæfte filer. Brugt af virksomheder som Uber, Airbnb og Pinterest er det gratis for op til 15 medlemmer, hvilket også gør det til et godt værktøj til små teams og freelancere.

Men den bedste del af Asana skal være den synlighedskontrol, den tilbyder – kun teammedlemmer, der følger en bestemt opgave eller får tildelt denne opgave, kan se dem. De kan ikke se andre projekter eller opgaver, som de ikke følger.

Samlet set er Asana perfekt til teams, der ønsker at samarbejde, men stadig ønsker at bevare kontrollen over synligheden af ​​hver opgave for hvert medlem.

Trello

Mens Asana er temmelig udtømmende og perfekt til store projekter, giver det ikke mulighed for en korrekt oversigt over et helt projekt. Det er her Trello kommer ind: baseret på et Kanban-kortkoncept gør Trello det lettere at visualisere et helt projekt på én gang, uanset størrelse.

Det er som et tavle med lister og sticky notes (Trello kan lide at kalde dem kort). Når dit projekt skrider frem, kan du flytte noterne til andre lister. Hvert kort kan tildeles flere brugere. Du kan også tilføje etiketter, forfaldsdatoer, vedhæftede filer, tjeklister og kommentarer til kortet.

Desværre er kontrollen over synligheden ikke den samme som Asana, fordi alle medlemmerne, der er føjet til en bestemt opgave, liste eller bord, kan se hele Trello-tavlen og hvad de andre medlemmer gør. Trello er bestemt fantastisk til kreative teams, der leder efter gennemsigtighed og bedre samarbejde.

slack

Projektstyringsværktøjer er vigtige for tildeling af opgaver og for at sikre, at alt er i rute, men når du arbejder i et virtuelt team, er kommunikation vigtigere end nogensinde. Alle de andre værktøjer på denne liste indeholder en kommentarsektion, men der skal være en særlig platform, hvor hele teamet kan kommunikere og holde sig opdateret.

Med virksomheder som LinkedIn og Samsung, der bruger Slack, har værktøjet virkelig vist sig at være den førende kommunikationsplatform for virtuelle teams. Med Slack kan du oprette separate kanaler til hvert projekt inklusive en til vand-køligere chats og let integrere platformen med tredjepartsværktøjer så godt.

Base Camp

Hvis du har en stor organisation med en række divisioner og projekter, men Asana ikke er udtømmende nok for dig, skal du gå direkte til Basecamp.

Med et utrolig brugervenligt betjeningspanel vil Basecamp ikke kun rydde op for e-mail-rod, men det vil også gøre dit team yderst produktivt. For hvert team / projekt har du en fælles kalender, der markerer alle frister, et opslagstavle til meddelelser, opgaveliste for hvert medlem, en separat dokumentmappe og en automatisk indtjekningssektion for at stille teammedlemmer spørgsmål regelmæssigt.

Hvis du har et team på 20 medlemmer eller mere, bør du bestemt prøve Basecamp; det er gratis for studerende, lærere og nonprofitorganisationer.

Wrike

For marketing og kreative teams er Wrike en fantastisk projektstyringsløsning med tidslinjer, Gantt-diagrammer og online dokumentredigering.

Hvis du har et indholdsbureau, og du er træt af at gå fra en dokumentfil til en anden, kan Wrike spare dig for meget tid og kræfter. Du kan redigere Word, Excel, billeder og .pdfs uden at downloade dem fra platformen. Wrike holder også versionhistorik for hver fil, hvilket gør det lettere at rulle tilbage.

Det er måske ikke den bedste virtuelle teamsoftware til salg eller tekniske teams, men Wrike er bestemt fantastisk til indholdsskrivning og digital marketingbureauer.

Konklusion

I en verden af ​​freelancere, virtuelle teams og tværplatform-apps er der et stærkt behov for værktøjer, der tillader online-samarbejde, synkronisering med forskellige enheder og hjælper med at undgå overdreven kontor-e-mails.

Selvom jeg lige har listet nogle af de bedste virtuelle team-softwareværktøjer, der findes på markedet lige nu, afhænger det perfekte værktøj til dit team af dine nøjagtige krav. Så for at vælge et værktøj, lav en liste over dit teams behov og vælg derefter det værktøj, der opfylder de fleste af elementerne på listen.

Har du brugt noget af disse værktøjer? Fortæl os i kommentarerne nedenfor, tak for at have læst.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me