So teilen Sie Dateien auf Dropbox – Das ultimative Handbuch für Anfänger

Wenn Sie Dropbox noch nicht kennen oder den gesamten Cloud-Speicher im Allgemeinen kennen, kann es manchmal verwirrend sein, herauszufinden, wie Dateien freigegeben werden.


Da einer der Hauptgründe für Cloud-Speicher die Möglichkeit ist, Dateien problemlos system- und netzwerkübergreifend gemeinsam zu nutzen, haben wir bei Cloudwards angenommen, dass es eine gute Idee ist, eine Kurzanleitung zusammenzustellen – wie Sie das Beste aus Ihrem herausholen können Dropbox-Konto.

Wenn Sie an einer ausführlichen Überprüfung interessiert sind, klicken Sie hier: Dropbox-Überprüfung. Die Grundlagen sind sehr einfach und leicht herauszufinden, aber Sie kennen möglicherweise einige der erweiterten Funktionen, die Dropbox für die Dateifreigabe bietet, nicht.

Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, werden Sie ein echter Meister beim Teilen von Dateien sein. Wenn Sie nicht vorsichtig sind, sind Sie möglicherweise sogar der Ansprechpartner im Büro.

Inhaltsverzeichnis

  • Dateifreigabe – Gewusst wie
  • Berechtigungen – Stellen Sie sie richtig ein
  • Text kommentieren und bearbeiten
  • Dateianfragen – Laden Sie Dateien über einen Link hoch
  • Dropbox-Teams – Benötigen Sie die Business-Version??
  • Dropbox Fotovorschau
  • Das neue Dropbox-Papier

Was du brauchen wirst

  • Wenn Sie bei einem Dropbox-Konto noch entscheiden, welcher Dienst am besten funktioniert, eröffnen Sie hier ein Testkonto
  • Einige Dateien und Ordner, mit denen Sie herumspielen können. Da wir sie freigeben, möchten Sie möglicherweise sicherstellen, dass sie keine vertraulichen Informationen enthalten
  • Als Adressbuch müssen Sie schließlich Dateien mit jemandem teilen
  • Wenden Sie sich zuerst an die Person, die Sie als Meerschweinchen verwenden, da diese wahrscheinlich eine Lawine von E-Mails erhalten wird

Dateien freigeben

Nachdem Sie sich in Ihrem Dropbox-Konto angemeldet haben, wird in der Mitte Ihres Bildschirms eine Liste mit Dateien und Ordnern sowie links eine Navigationsleiste angezeigt. Dies ist das Dashboard und von hier aus können Sie so ziemlich alles in Dropbox erledigen.

Wählen Sie im Dashboard eine Datei oder einen Ordner aus, die Sie freigeben möchten.

Beachten Sie hierbei, dass alle Dateien (und Ordner) in einem Ordner automatisch freigegeben werden. Überprüfen Sie daher möglicherweise, ob sich zwischen Arbeitsdokumenten und Partybildern nichts Sensibles verbirgt.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und ein kleines Kontextmenü wird angezeigt. Wählen Sie die oberste Option aus, die als “Freigeben” gekennzeichnet ist.

Du machst es schon großartig.

Im nächsten Schritt müssen Sie auswählen, für wen Sie die Datei / den Ordner freigeben. Sie können entweder ihre E-Mail-Adresse manuell eingeben (Dropbox wird sie sich beim nächsten Mal merken) oder eine Kontaktliste aus Google Mail, Yahoo Mail und Facebook importieren.

Und das ist wirklich alles: Die freigegebene Person erhält eine E-Mail, in der sie darüber informiert wird, dass Sie eine Datei oder einen Ordner freigegeben haben. Wenn sie über Dropbox verfügt, kann sie sich einfach anmelden und die neue Datei wird in ihrem Dashboard angezeigt.

Wenn die Person, mit der Sie geteilt haben, keine Dropbox hat, kann sie die Dateien weiterhin herunterladen und darauf zugreifen, sie jedoch nicht einfach zurücksenden.

Wenn Sie sozusagen eine “Rücksendung” benötigen, ist es am besten, wenn sie ein Konto für sich selbst eröffnen. Diese ist kostenlos und kann jederzeit gekündigt werden, wenn sie nach Ihrem gemeinsamen Projekt entscheiden, dass sie nicht mehr benötigt wird.

Berechtigungen

Bevor wir fortfahren, möchte ich Sie auf die kleine Dropdown-Leiste neben dem Feld aufmerksam machen, in das die E-Mail-Adresse des Empfängers eingegeben wird. Hier werden Berechtigungen festgelegt, mit denen Sie entscheiden können, ob Empfänger nur Dateien anzeigen und kommentieren oder sie auch herunterladen und bearbeiten können.

Diese Berechtigungen können für jede Person oder eine ganze Gruppe festgelegt werden.

Die Standardeinstellung ist “Bearbeiten”. Nach meiner Erfahrung wird dies wahrscheinlich auch so bleiben, da dies einen besseren Workflow ermöglicht.

In einigen Fällen möchten Sie jedoch möglicherweise nur, dass Benutzer sich eine Datei / einen Ordner ansehen, ohne ihnen die Möglichkeit zu geben, sie herunterzuladen oder zu bearbeiten. Zu diesem Zweck steht dann die Funktion „Anzeigen“ zur Verfügung.

Auch hier verwenden Sie es möglicherweise nicht oft, aber es ist praktisch.

Eine befreundete Grafikdesignerin verwendet diese Funktion, um Kunden eine Vorschau ihrer Arbeit zu geben und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie sie nicht stehlen oder direkt bearbeiten können – ein echtes Problem in ihrer Arbeit.

Berechtigungen können jederzeit geändert werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner klicken, “Freigeben” auswählen und dann entweder eine Person vollständig aus der Liste löschen oder einfach “Ansicht” in “Bearbeiten” ändern oder umgekehrt – aus dem Dropdown-Menü.

Kommentieren und Bearbeiten

Wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, ist es in der Tat sehr praktisch, wenn alle Benutzer sehen können, was andere geändert oder bearbeitet haben und warum.

In diesem Fall habe ich eine Textdatei hochgeladen, indem ich sie aus meinem Dateisystem in Dropbox gezogen habe. Dort angekommen (ungefähr drei Sekunden Upload) habe ich es geöffnet, indem ich mit der linken Maustaste darauf geklickt habe.

Sie werden sehen, dass neben dem Kommentarfeld rechts nur sehr wenige andere Funktionen verfügbar sind. Dropbox selbst erlaubt keine Änderungen oder Änderungen. Benutzer müssen die Datei herunterladen, um Änderungen vorzunehmen.

Wenn keine Änderungen erforderlich sind, fügen Sie einfach einige Kommentare hinzu und senden Sie die Datei zurück.

Beim Kommentieren wird Text hervorgehoben, und daneben oder darunter wird eine kleine Schaltfläche angezeigt.

Sie können dann eingeben, was gesagt oder geändert werden muss.

Und der neu erstellte Kommentar wird in der Seitenleiste angezeigt, damit alle ihn sehen können.

Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Kommentar von entscheidender Bedeutung ist, setzen Sie einfach @ [email protected] vor den Kommentar, und diese Person erhält eine Benachrichtigung, dass jemand etwas zu ihrer Arbeit zu sagen hat.

Wenn Zeit von entscheidender Bedeutung ist, empfehle ich, sie sparsam zu verwenden, da bei jedem Vorgang eine E-Mail gesendet wird.

Bevor wir fortfahren, sollte ich erwähnen, dass es derzeit keine Möglichkeit gibt, Kommentare nur für bestimmte Personen sichtbar zu machen. Jeder, der Zugang hat, kann sehen, was alle anderen zu sagen haben.

Ein guter Punkt, an den Sie sich erinnern sollten, bevor Sie das Projekt eines Kollegen kritisieren.

Überblick

Alle oben genannten Funktionen sind sehr praktisch, wenn Sie in einem Team zusammenarbeiten. Wenn sich jedoch viele Personen in diesem Team befinden oder wenn Sie mit mehr als einer Gruppe von Personen arbeiten, kann es manchmal zu Verwirrung kommen.

Dropbox bietet in der linken Seitenleiste zwei Funktionen: “Freigabe” und “Links”, mit denen Sie eine Liste der Dateien anzeigen können, für die Sie die Bearbeitungs- und Anzeigeberechtigung festgelegt haben.

Beide geben einen kleinen Überblick darüber, welche Datei wohin geht, und sind sehr praktisch für Leute, die mehr als eine Aufgabe jonglieren.

Anfragen

Dropbox hat eine Funktion, die (soweit ich weiß) einzigartig ist. Sie können jemandem eine E-Mail senden, in der er Dateien anfordert. Er folgt dann einem Link und kann Daten direkt in den von Ihnen angegebenen Ordner übertragen.

Sie benötigen dazu nicht einmal einen Account. Ich mag diese Funktion, weil sie viel unnötigen E-Mail-Verkehr entfernt und den gesamten Prozess der Zusammenarbeit beschleunigt.

Um auf diese Funktion zuzugreifen, schauen Sie einfach in die Seitenleiste und klicken Sie ganz unten auf die Option.

Ein weiteres kleines Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie eine E-Mail-Adresse eingeben und eine kurze Nachricht anhängen können. Wie bei allem anderen Dropbox ist das System intuitiv und einfach zu navigieren.

Teams

Geschwindigkeit kommt auch mit der “Team” -Funktion ins Spiel, die Dropbox bietet.

Es handelt sich im Grunde genommen um einen normalen Ordner, dem der Eigentümer bestimmte Personen zuweisen kann. Wenn dann Dinge geteilt werden müssen, wählen Sie einfach den Teamordner aus, anstatt jedes Mal manuell Personen hinzuzufügen.

Es ist eine praktische kleine Funktion, die den Freigabeprozess rationalisiert. Um darauf zuzugreifen, gehen Sie zur Option “Team” in der linken Seitenleiste, klicken Sie darauf und ein separates Dashboard für das Team, das Sie erstellen möchten, wird angezeigt.

Außerdem funktioniert es genau wie das normale Dashboard und hilft dabei, Arbeit und den Rest Ihres Lebens voneinander zu trennen.

Fotos

Dropbox hat auch einen speziellen Ordner für Bilder, wenn Sie für eine Weile von der Arbeit weg müssen. Die Option “Fotos” in der Seitenleiste funktioniert fast wie alles andere in Dropbox, nur dass sie automatisch als Galerie angezeigt wird.

Ich mag es wirklich, da es genau wie beim Teamordner das Auffinden von Dingen sehr einfach macht, da alles von Anfang an ordentlich kategorisiert ist. Als zusätzlichen Bonus geht es bei Bildern in der Regel mehr um Spaß als um Arbeit.

Papier

Last but not least ist Dropbox Paper.

Derzeit befindet es sich noch in der Beta-Phase, aber Paper bietet einige nette Optionen für die gleichzeitige Zusammenarbeit mit eingeschränkter Textverarbeitung und Folien. Die Verwendung ist einfach. Klicken Sie einfach auf die entsprechende Schaltfläche in der linken Leiste. Sie können Berechtigungen festlegen und genau wie normale Dateien freigeben.

Im Vergleich zum Rest der Dropbox-Suite ist Paper einzigartig, da Sie Text und Bilder direkt in eine Datei verarbeiten können, ohne sie herunterladen zu müssen. Es fehlt jedoch der Hauch von Funktionalität, den ein Programm für diese Aufgaben haben wird.

Trotzdem ist es ziemlich praktisch, etwas zu haben, das nur schnell ausgeknockt werden muss.

Abschließend…

Wie Sie sehen, ist Dropbox nicht nur einfach zu bedienen, sondern bietet auch eine Reihe interessanter Optionen, mit denen Sie aus der Ferne viel einfacher arbeiten können als früher. Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Sie Fragen in den Kommentaren unten haben.

Kim Martin Administrator
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