Kostengünstige Dateispeicher- und Sicherungslösungen für Anwälte

Sind Sie ein Anwalt, der nach der effektivsten und kostengünstigsten Möglichkeit sucht, Ihre Dateien in der Cloud zu speichern und zu sichern? Ihr Hauptanliegen sollten dann Sicherheitsrisiken sein, wenn Sie mit Verträgen, vertraulichen persönlichen oder Unternehmensdaten und Finanzinformationen arbeiten.


Können Sie riskieren, all diese Dateien über einen externen Speicheranbieter in die Cloud hochzuladen? Wenn nicht, welche Alternativen gibt es? Eines im Vorfeld: Sie benötigen ein Backup. Es spielt keine Rolle, wo oder wie. Das ist der erste Schritt. Alles andere ist nur zweitrangig.

Ja, Sicherheit und Preis sind beide wichtig, aber lassen Sie sich niemals von diesen Faktoren davon abhalten, Ihre Dateien zu sichern. Schauen wir uns vor diesem Hintergrund einige der Alternativen für die kostengünstige Speicherung und Sicherung von Dateien an, insbesondere für Ihre beruflichen Anforderungen. Wir haben zwei Hauptoptionen für Ihre Dateien. Sie können Ihre Dateien entweder lokal (intern) speichern und sichern oder eine externe Lösung auswählen. 

Lokale Sicherung & Dateispeicher

Sie denken wahrscheinlich, dass der beste Weg zum Speichern und Zugreifen auf Ihre Dateien eine externe Festplatte ist. Das ist zwar ein Anfang, aber möglicherweise nicht genug für Ihre Situation. Eine externe Festplatte bringt Ihre wichtigsten Dateien schnell von Ihrem Computer. Betrachten Sie dies als eine schnelle Lösung, wenn Sie noch kein Backup haben.

Wir sind der Meinung, dass es besser ist, schnell weiterzumachen, da externe Festplatten zu viele Einschränkungen aufweisen. Wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern zusammenarbeiten, werden die Möglichkeiten einer externen Festplatte schnell zum Erliegen gebracht. Aus diesem Grund sollten Sie in Betracht ziehen, ein NAS für Ihre Dateien zu verwenden. Wir haben bereits aufgelistet, warum wir ein NAS für unsere Dateien verwenden (und lieben).

Aber lassen Sie uns sie hier noch einmal durchgehen. 

Vorteile der Verwendung eines NAS

NAS-Geräte bieten viel billigen Speicherplatz. Einer der Hauptvorteile besteht darin, dass Sie mit NAS-Geräten Festplatten schnell anschließen können, selbst wenn Ihr Speicher erheblich erweitert werden muss (z. B. wenn Sie einen neuen Unternehmenskunden erwerben, für den Sie eine große Anzahl von Dokumenten verarbeiten müssen). Sie können sich anpassen, indem Sie neue Festplatten kaufen.

Außerdem ist der Festplattenspeicher sehr erschwinglich geworden. Sie können 2 TB Speicher für rund 100 US-Dollar erhalten. 

Mit NAS-Geräten können Sie überall in Ihrem Netzwerk auf Dateien zugreifen. Das Schöne an einem NAS ist, dass es nicht angeschlossen sein muss, damit Sie auf Ihre Dateien zugreifen können. Es spielt keine Rolle, wo Sie sich in Ihrem Büro befinden. Sie können auf Ihre Dateien zugreifen, wenn Sie mit Ihrem Netzwerk verbunden sind. Natürlich können Sie einen NAS so konfigurieren, dass Sie auch außerhalb des Standorts auf Ihre Dateien zugreifen können. Dies setzt Sie jedoch weiteren Sicherheitsproblemen aus. 

Mit NAS-Geräten können Sie den Benutzerzugriff auf Ihre Dateien verwalten. Mit NAS-Geräten können Sie Benutzer hinzufügen, die auf Ihre Dateien und Ordner zugreifen können. Angenommen, Sie möchten, dass Ihre Praktikantin an einer Teilmenge von Dateien für einen Kunden arbeitet, aber Sie dürfen nicht die ganze Geschichte mit ihr teilen. Sie können einfach einen speziellen Ordner erstellen, den sie verwenden kann.

Sie können auch Lese- oder Schreibzugriff auf Ihre Ordner gewähren und mit den Berechtigungen sehr detailliert sein. Wir verwenden Synology DiskStation in unserem Büro und waren mit den Ergebnissen sehr zufrieden. Es funktioniert schnell und zuverlässig. Sie können verschiedene Schachtgrößen (die Größe der Festplatten, die in DiskStation passen) auswählen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Für den Anfang sind normalerweise zwei bis vier Felder am besten.

RAID verwaltet die Dateredundanz. Viele NAS-Geräte verwenden RAID-Technologie. Synology verwendet ein automatisches RAID, das Ihre Dateien auf den von Ihnen angeschlossenen Festplatten spiegelt. Wenn also eine Festplatte ausfällt, werden alle Ihre Dateien immer auf einer zweiten Festplatte gesichert. Tauschen Sie einfach die kaputte Festplatte aus und los geht’s. 

Natürlich bietet die Verwendung eines NAS weitere Vorteile. Zum Beispiel ist es jederzeit unter Ihrer Kontrolle. Dies ist zwar mit einer Verantwortung verbunden, gibt Ihnen jedoch die volle Kontrolle über Ihre Sicherheitseinstellungen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie mit den Techniken der Dateiverschlüsselung vertraut sind, oder beauftragen Sie einen externen Berater, der Ihnen den Einstieg erleichtert. 

Nachteile der Verwendung eines NAS

Dateiverwaltung und Sicherung liegen in Ihrer Verantwortung. Wenn Sie Ihre Dateien intern speichern, fällt alles in Ihre Verantwortung. Sie müssen den Zustand Ihrer Festplatte überprüfen, sich um Ihre Backups kümmern und Ihre Verschlüsselungseinstellungen verwalten.

Entweder können Sie sich einen Techniker leisten, der diese für Sie erledigt, oder Sie müssen Ihren Kopf selbst um sie wickeln, was sehr zeitaufwändig und verwirrend sein kann.

Die Verwendung eines NAS ist kein Backup! Viele Anwälte, mit denen wir gesprochen haben, verwenden ein NAS, um ihre Dateien zu “schützen und zu sichern”. Ein NAS kann jedoch nicht als echtes Backup betrachtet werden, da es Ihre Dateien nicht vor Unfällen oder Katastrophen schützt, die in oder in der Nähe Ihres Büroraums auftreten können. Die Verwendung eines NAS ist nur der erste Schritt zum Sichern Ihrer Dateien. 

Möglicherweise wählen Sie den falschen NAS. Die Auswahl eines guten NAS für Ihr Unternehmen ist nicht die einfachste Aufgabe. Obwohl wir Synology DiskStation empfehlen, ist dies möglicherweise nicht die beste Option für Ihre Anforderungen. Wir glauben, dass Sie damit nichts falsch machen können, aber es gibt sicherlich NAS-Geräte, die die Dateisynchronisierung besser handhaben, wenn dies für Sie wichtig ist.

Offsite-Backup & Dateispeicherung für Anwälte

Wir denken, je einfacher die Backup-Lösung, desto besser. Sie benötigen jedoch mindestens zwei Arten von Sicherungen: eine lokale Sicherung und eine andere Sicherung außerhalb des Standorts. Zum Beispiel mit einem Online-Backup-Dienstanbieter.

Mit dieser zweistufigen Sicherung sind Sie weitgehend vor Unfällen geschützt, die in Ihrem Büro auftreten können. Diese Unfälle können bestimmte “d’oh” -Momente sein, entweder von Ihnen selbst oder von Ihrem Assistenten. Dateien lassen sich im Allgemeinen leichter löschen als erstellen.

Sicherheit & Online-Sicherungsdienste

Wenn Sie mit den Daten Ihrer Kunden arbeiten, müssen Sie beim Hochladen dieser Dateien zu einem externen Dienstanbieter gründlich darüber nachdenken, wie Ihre Dateien behandelt werden. Wo und wie werden Ihre Dateien verschlüsselt? Wer kann Ihre Dateien wirklich sehen? Wieviel kostet das? 

Vielleicht möchten Sie unseren Artikel über Online-Backup-Sicherheit lesen, in dem wir die drei Sicherheitsebenen analysieren, die ein Online-Backup-Service haben sollte: 

  • Lokale Verschlüsselung – zum Beispiel eine 448-Bit-Blowfish-Verschlüsselung
  • Verschlüsselung während der Übertragung (eine SSL-Verschlüsselung ist Standard)
  • Serverseitige Verschlüsselung – zum Beispiel AES 256-Bit 

Möglicherweise möchten Sie Online-Backup-Lösungen für Unternehmen in Betracht ziehen, die tendenziell teurer sind, aber an Ihre Anforderungen angepasst werden können. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der empfohlenen Online-Backup-Lösungen für Anwälte.

SpiderOak

Der Hauptvorteil von SpiderOak besteht darin, dass die Sicherheit sehr ernst genommen wird. Wenn Sie nach dem sichersten verfügbaren Online-Backup- und Dateisynchronisierungsdienst suchen, ist dies sicherlich der richtige.

SpiderOak Online Backup und Synchronisierung

SpiderOak ist relativ teuer (GB für 0 $ / Jahr) und seine Benutzeroberfläche fühlt sich manchmal etwas klobig an, aber die allgemeinen Sicherheitsfunktionen sind es wert. Sie können sich hier anmelden und es kostenlos ausprobieren.

Karbonitgeschäft

Was Carbonite Home fehlt (unbegrenzte Bandbreite, automatische Sicherung von Videodateien usw.), können Sie mit Carbonite Business zu immer noch sehr günstigen 229 US-Dollar pro Jahr erhalten.

CrashPlan Pro gegen Carbonite Business
Carbonite Business Software

Obwohl dies nicht unbegrenzt ist, können Sie dennoch 250 GB (oder 500 GB mit Business Premier) sichern. Der Vorteil besteht darin, dass Sie eine unbegrenzte Anzahl von Computern sichern können. Dies ist nützlich, wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern oder Clients arbeiten. Hier können Sie eine kostenlose Testversion erhalten. 

CrashPlan Pro

CrashPlan Pro für Verbraucher ist fantastisch, wenn Sie mehr Funktionen benötigen, insbesondere wenn Sie Ihre Backups überwachen und mehrere Benutzerkonten verwalten möchten.

CrashPlan ist berühmt für sein unbegrenztes Backup-Angebot, sodass Sie sich keine Sorgen mehr machen müssen, dass Ihnen der Speicherplatz ausgeht. Hier können Sie eine kostenlose Testversion erhalten.

Vorteile & Nachteile der Verwendung von Online-Backup für ein Unternehmen

Wenn Sie sich für einen Online-Sicherungsdienst anmelden, können Sie sicher sein, dass Ihr Dienstanbieter alles erledigt – zumindest sollte dies so sein. Sie laden ein Softwareprogramm auf Ihren PC oder Mac herunter, legen einen Zeitplan und Ordner für die Sicherung fest und fertig. Viele Dienste führen Sie mit einem benutzerfreundlichen Assistenten durch diesen Prozess.

Mit Cloud-Speicher und Backup können Sie ganz einfach von überall auf Ihre Dateien zugreifen – auf Ihrem Smartphone, am Flughafen oder bei einem Geschäftsessen. Auch wenn Sie eine wichtige Präsentation für Ihr Verkaufsgespräch vergessen haben, können Sie sie einfach von Ihren Dateien herunterladen, die in der Cloud gesichert sind. 

Bei einigen Online-Sicherungsdiensten können Sie Dateien für Kollegen oder Teammitglieder freigeben, sodass Sie problemlos an einem Projekt oder einem bestimmten Dokument für einen Kunden zusammenarbeiten können. Sie müssen keine großen E-Mail-Anhänge senden, die in Spam-Filtern hängen bleiben. 

Schauen wir uns nun die Nachteile von Online-Backups für Anwaltskanzleien an. Wenn Sie Ihre Dateien an die Server eines anderen Unternehmens senden, müssen Sie diesem Unternehmen vertrauen, um Ihre Daten nicht zu gefährden. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Sicherheitsfunktionen implementiert sind, bevor Sie Ihre Dateien senden.

Möglicherweise ist mangelnde Kontrolle ein Deal-Breaker, wenn es um Online-Backup-Dienste geht, aber es gibt sicherlich Möglichkeiten, Ihre Backups so sicher wie möglich zu gestalten. 

Abhängig von Ihrer Internetverbindung und der Datenmenge, die Sie speichern und sichern möchten, kann eine Online-Sicherung sehr lange dauern. Wenn Sie über eine starke Internetverbindung verfügen und Ihre Computerhardware auf dem neuesten Stand ist, sollte diese im Hintergrund ausgeführt werden, ohne dass Sie bemerken, dass etwas gesichert wird. 

Wenn Sie gerade erst als Anwalt anfangen, müssen Sie wahrscheinlich so viel Geld wie möglich sparen, bevor Sie einen soliden Kundenstamm aufbauen können. Off-Site-Backups für Unternehmen sind in der Regel viel teurer als Online-Backups für Endverbraucher. Überlegen Sie, ob in der Zwischenzeit eine Online-Backup-Lösung für Endverbraucher ausreicht. Sie können später ein Upgrade durchführen, wenn Sie über ausreichende Mittel verfügen. 

Fazit

Das Fazit lautet: Kostengünstige Dateispeicherung und Sicherung für Anwälte sind möglich. Bewahren Sie immer zwei redundante Kopien Ihrer Dateien auf. Eine Kopie sollte vor Ort in Ihrem Büro sein, und eine andere sollte in der Cloud oder an einem anderen Ort außerhalb Ihrer Hauptarbeitsräume aufbewahrt werden.

Idealerweise möchten Sie zu diesem Zweck einen Online-Sicherungsdienst verwenden. Weitere Informationen finden Sie in unserer Vergleichstabelle.

Der wichtigste Aspekt Ihrer Dateispeicher- und Sicherungsstrategie sollte die Sicherheit sein. Die Verschlüsselung ist die Grundlage, auf der Sie Ihre Dateien vor Spionage und Diebstahl schützen können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Sicherungslösungen Ihre Dateien ordnungsgemäß verschlüsseln. 

Denken Sie auch daran, dass die beste Sicherungsstrategie wertlos ist, wenn Sie Ihre Wiederherstellungen nicht testen. Führen Sie immer Testwiederherstellungen Ihrer Backups durch, möglicherweise sogar einmal im Monat. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob alle Ihre Dateien verfügbar sind, falls die Festplatte ausfällt oder andere Arten von Daten verloren gehen. 

Kim Martin
Kim Martin Administrator
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