Cloudwards präsentiert: 17 Pro-Tipps für die Workflow-Automatisierung

Die Zukunft ist Cloud Computing und es wird großartig! Die Zukunft ist jedoch fast gekommen, da bis Mitte 2015 bereits mehr als 77% der Unternehmen Cloud Computing eingeführt haben.


Deshalb ist die Workflow-Automatisierung wichtiger als je zuvor. Ein deutlich zu beobachtender Trend ist, dass die meisten Unternehmen eine besondere Vorliebe für SaaS-Anwendungen (Software-as-a-Service) entwickeln, wie z.

  • Google Apps
  • Zwangsversteigerung
  • Zendesk

Unternehmen müssen weniger Zeit für sich wiederholende Verwaltungsaufgaben aufwenden und sich stattdessen auf Strategien zur Verbesserung der Effizienz konzentrieren. Mit der Workflow-Automatisierung durch die Integration von SaaS-Apps kann dieses Ziel leicht erreicht werden.

Bei der Automatisierung treten keine menschlichen Fehler auf, da Apps über APIs miteinander kommunizieren, und es besteht ein nahtloser Datenfluss zwischen ihnen.

Auf diese Weise können Unternehmen auch Kosten sparen, da weniger Aufwand für die Behebung menschlicher Fehler anfällt. Da es im Leben nur darum geht, Zeit zu sparen, werfen wir sofort einen Blick auf die 17 innovativsten Tipps für die Automatisierung von Workflows.

Ich konzentriere mich lieber auf Tipps, mit denen Sie Automatisierungstools wie IFTTT und Zapier nutzen können, die das Auslösen von Aktionen in einer Anwendung erleichtern – dank einiger Ereignisse, die in anderen Apps ausgelöst wurden.

1. Verwenden Sie Zapier, um Salesforce-Leads in Mailchimp zu integrieren

Zapier kann Interaktionen zwischen einem Auslöser und einer Aktion für eine Vielzahl von Verwendungszwecken einrichten, die von der E-Mail-Automatisierung bis zur Verwaltung von Social Media-Konten reichen. 

Ein ideales Beispiel für dieses Szenario wäre das Einrichten eines “zap” (eine Regel für den Auslöser und die Aktion), mit dem eine E-Mail mit Videos identifiziert und diese Mediendateien direkt in einem Cloud-Dienst wie Dropbox gespeichert werden.

Ich habe einmal viel über eines der Salesforce-Systeme meines Kunden recherchiert und eine Möglichkeit gefunden, Salesforce und Mailchimp zu integrieren, um neue Salesforce-Leads automatisch zu importieren – als Abonnenten der MailChimp-Liste des Kunden.

Warum müssen Sie diesen Tipp implementieren??

Mithilfe der integrierten Salesforce-Integrationsfunktion von MailChimp können Benutzer oder Leads aus Salesforce als Abonnenten in die MailChimp-Liste importiert werden – für Benutzer auf Managerebene und höher.

Dieser Vorgang muss jedoch jedes Mal wiederholt werden, wenn Salesforce mit neuen Datensätzen oder Leads aktualisiert wird. Es ist am besten, Leads einmal in Mailchimp zu importieren und dann das Einfügen neuer Salesforce-Leads in Mailchimp mithilfe von Zapier zu automatisieren.

Ein Unternehmen kann Zaps erstellen, um neue Salesforce-Leads in Mailchimp zu importieren, wobei die alten ignoriert werden.

Der Vorgang kann automatisch für alle neuen Leads durchgeführt werden. Sobald ein neuer Lead zu Salesforce hinzugefügt wurde, integriert Zapier ihn als Abonnent in die MailChimp-Liste.

2. Automatisieren Sie die Dateiverwaltung

Der Umgang mit Daten kann mühsam werden, wenn mehrere Dateien heruntergeladen oder auf einen bestimmten Dateispeicherdienst hochgeladen werden müssen. Ein Unternehmen kann jeden Tag Daten von Kunden empfangen. das soll an einen Ort hochgeladen werden, was ein Ärger sein kann.

Wenn Sie auch den Speicheranbieter wechseln müssen, werden die Probleme beim Herunterladen und anschließenden Übertragen von Daten an einen neuen Anbieter noch schlimmer.

Es ist daher von größter Bedeutung, dass Unternehmen Dateiverwaltungsaufgaben automatisieren, indem sie einen Zap erstellen oder leicht verfügbare Zaps in Zapier verwenden.

Während Sie beispielsweise von Google Drive zu Dropbox wechseln, kann ein Unternehmen einen der folgenden vorbereiteten Zaps verwenden, indem Sie auf die Option “Diesen Zap verwenden” klicken (siehe unten):


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In ähnlicher Weise ist es möglich, andere Zaps zu verwenden, um Dateien zwischen verschiedenen Dateispeicheranbietern zu verschieben, z.

  • Box -> Dropbox
  • Box -> Eine Fahrt
  • Wufoo -> Dropbox

Sie können sogar einen Zap verwenden, um neue Datendateien hochzuladen Google Drive – basierend auf den Einträgen in Wufoo-Formularen.

3. Nutzen Sie mehrstufige Zaps

Die beiden oben genannten Tipps zeigen, wie Sie High-Utility-Zaps verwenden, um einen Trigger und eine entsprechende Aktion einzurichten. Ich habe kürzlich begonnen, eine neue Funktionalität von Zapier zu verwenden: mehrstufige Zaps. Wie der Name schon sagt, können Sie mehrere Aktionen in verschiedenen Apps einrichten – für denselben Auslöser.

Ich war voller Ehrfurcht vor mehrstufigen Zaps, da ich nicht aufhören konnte darüber nachzudenken, wie viel Zeit Unternehmen durch die Automatisierung mehrerer Schritte gleichzeitig sparen, anstatt Zeit mit dem Einrichten einzelner Zaps zu verschwenden.

Darüber hinaus ähnelt das Erstellen von Multi-Zaps dem Erstellen eines einzelnen Zaps, außer dass der letzte Schritt jedes Aktionselements so oft fortgesetzt werden kann, wie Sie möchten.

Alternativ können Sie einen neuen Zap erstellen, die Auslöser und Aktionen festlegen und ihn dann mit einem anderen Zap verbinden.

In solchen Zaps fließen Daten von oben nach unten, ähnlich wie bei einem Wasserfall. Sie können die Daten aus einem bestimmten Schritt verwenden, während Sie in einem der folgenden Schritte eine Aktion auslösen.

Ein ideales Beispiel für einen solchen Zap wäre, dass ein Unternehmen Daten aus verschiedenen App-Quellen, einschließlich Kundeninformationen aus E-Mails und Formularen, in einer einzigen Google-Tabelle oder einem CRM-Tool wie Salesforce konsolidiert.

Sie können kompliziertere Workflows mit mehrstufigen Zaps einrichten. Betrachten wir als Beispiel einen Workflow, der mithilfe von mehrstufigen Zaps erstellt wurde – mit Typeforms.

Stellen Sie den Auslöser auf eine Antwort ein, die von seinem Formularwerkzeug empfangen wird. Sobald die Antwort ausgelöst wird, wird die erste Aktion aktiviert und die Antwort in einer Google-Tabelle protokolliert.

4. Integrieren Sie If, ​​That, Then, This in Google Drive

IFTTT (If, That, Then, This) ist ein weiteres benutzerfreundliches Tool zur Automatisierung von Workflows, mit dem Unternehmen verschiedene Prozesse relativ einfach automatisieren können.

Es kann verwendet werden, um eine Verbindung mit verschiedenen Apps herzustellen, um die Produktivität zu verbessern und gleichzeitig Aufgaben wie das Verfolgen des Unternehmensbudgets unterwegs und das schnelle Überprüfen aller Mitarbeiteraufgaben auszuführen.

Eine effektive Möglichkeit, IFTTT zu verwenden, besteht darin, es in Google Drive zu integrieren. Viele IFTTT-Rezepte können Ihnen dabei helfen, mehr aus Google Drive herauszuholen, da sich die beiden problemlos integrieren lassen.

Sie können IFTTT mit einer Twitter-Geschäftskontoseite verknüpfen und ein Archiv aller veröffentlichten Tweets erstellen. Sie können diese Archivdatei mithilfe einer Google-Tabelle auf Google Drive speichern, um schnell alle vom Unternehmen auf Twitter veröffentlichten Social-Media-Inhalte anzuzeigen.

Es ist auch möglich, Antworten und Retweets zum selben Archiv hinzuzufügen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein IFTTT-Rezept zu verwenden:

  • Melden Sie sich bei Ihrem IFTTT-Konto an
  • Verbinden Sie das IFTTT-Konto mit einem Twitter- und Google Drive-Konto


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  • Klicken Sie im IFTTT-Tipp-Link auf “Hinzufügen”, nachdem Sie sich bei Ihrem IFTTT-Konto angemeldet haben


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Sobald Ihr Unternehmen IFTTT den Zugriff auf eine entsprechende App (in diesem Fall Google Drive) ermöglicht, wird das sofort verfügbare Rezept für die schnelle Verwendung eingerichtet. Sie können Dropbox und Google Drive auch integrieren, um neue Dateien von beiden zu senden, wenn ein Unternehmen Datenspeicherdienste verschieben möchte.

Sogar Fotos, die auf Social Media-Seiten hochgeladen wurden, können auf Google Drive gesichert werden, indem ein bereits veröffentlichtes Rezept auf ähnliche Weise verwendet wird.

5. Richten Sie automatische rechtzeitige Erinnerungen in Slack ein

Slack sorgt für eine nahtlose Kommunikation innerhalb einer Team- oder Gruppenumgebung – über Slack-Kanäle.

Stellen Sie sich das folgende Szenario vor: Ein Unternehmen sendet seinen Mitarbeitern E-Mail-Erinnerungen für bestimmte Ereignisse, z.

  • Monatliche Projekttreffen
  • Regelmäßige Zeitfüllaufgaben
  • Team-Kollaborationsereignisse

Und andere Aktivitäten, die die Teilnahme oder den Beitrag einer Gruppe von Menschen erfordern. Anstatt E-Mails manuell zu senden, ist es relativ einfacher, Erinnerungen an alle zu senden, die das jeweilige Ereignis in ihrem Google-Kalender akzeptiert haben.

Dieser Tipp betrifft also die Integration des Google-Kalenders in Slack, um rechtzeitige Erinnerungen zu erhalten.


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Es gibt ein vorgefertigtes IFTTT-Rezept, das besagt: “Bevor ein Kalenderereignis beginnt, senden Sie eine Erinnerung an einen Slack-Kanal.” Sie können den Zugriff auf Google Kalender und Slack zulassen, um diese Integration einzurichten.

Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jeder, der Teil des Slack-Kanals ist, kurz vor Beginn des Google-Kalenderereignisses eine Erinnerung erhält.

Solche automatischen Erinnerungen in Slack-Kanälen helfen Unternehmen, eine stärkere Teilnahme an verschiedenen Veranstaltungen sicherzustellen, ohne Zeit mit dem Senden von Erinnerungen zu verschwenden.

6. Automatisieren Sie die Ereigniserstellung über die Aufgabenliste von Trello

Das Online-Projektmanagement- und Kollaborations-Tool Trello umfasst die Verwendung von „Trello-Karten“. Diese Karten sind Aufgaben, die von verschiedenen Teammitgliedern innerhalb eines festgelegten Zeitraums erledigt werden müssen, wie durch das Fälligkeitsdatum einer Karte angegeben. 

Mit dem Trello-Kalender können Sie Erinnerungen für Fälligkeitstermine festlegen. Diese Erinnerungen funktionieren jedoch nur auf Karten, die bestimmten Mitarbeitern zugewiesen sind.

Jetzt besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter Termine verpassen. Daher ist es erforderlich, zeitgebundene Aufgaben mit Google Kalender zu synchronisieren, da eine Zuordnung oder Erinnerung leicht übersehen werden kann.

Daher müssen Sie eine andere nützliche Kalender-App für Teams verwenden. Sie können beispielsweise die Aufgabenliste von Trello mit Google Kalender für Aufgaben mit Fälligkeitsterminen synchronisieren.

Sie können mit Zapier einen vorgefertigten Zap verwenden, um Google Kalender-Ereignisse aus Trello-Karten zu erstellen.

Selbst wenn ein Unternehmen Zapier nicht verwendet, kann es diese Funktion mit einigen einfachen Einstellungsänderungen in Trello und Google Kalender erreichen, um eine Verbindung herzustellen.

Im Folgenden finden Sie die Schritte, mit denen die Fälligkeitstermine der Trello-Karte in Google Kalender angezeigt werden:

  • Öffnen Sie zuerst eine Trello-Karte, indem Sie auf die Karte und dann rechts auf „Fälligkeitsdatum“ klicken.
  • Stellen Sie sicher, dass der integrierte Kalender von Trello aktiv ist, indem Sie auf “Kalender-Power-Up aktivieren” klicken, das unten im Minikalender angezeigt wird.


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  • Klicken Sie dann auf “Power-Ups”, das auf der rechten Seite des Konto-Dashboards im Trello-Menü angezeigt wird.


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  • Es ist wichtig, auf “Aktivieren” zu klicken und dann auf das Einstellungssymbol zu klicken, um iCalendar zu aktivieren – und den generierten Weblink zu kopieren.
  • Hier ist ein Beispiel für den Weblink, mit dem der Trello-Kalender mit dem von Google verbunden werden kann.


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  • Klicken Sie nach der Anmeldung in Ihrem Google Kalender-Konto auf den Dropdown-Pfeil neben “Andere Kalender” auf der linken Seite und wählen Sie “Nach URL hinzufügen”..


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  • Der von Trello kopierte iCalendar-Weblink muss hier eingefügt werden
  • Klicken Sie dann auf “Kalender hinzufügen” und fertig!

Nach wenigen Augenblicken wird der Trello-Kalender in den Google-Kalender importiert und in der rechten Seitenleiste unter der Überschrift “Andere Kalender” angezeigt.

Schließlich werden Trello-Karten mit Fälligkeitsterminen als Kalenderereignisse angezeigt.

7. Integrieren Sie Google Drive-Dateien in Evernote Notes mit Miniaturansichten

Anfang dieses Jahres eröffnete sich eine neue Möglichkeit, den auf Evernote erfassten Ideen mehr Kontext zu bieten.


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Sie können Evernote jetzt Google Drive-Dateien als erweiterte anklickbare Links oder als Objekte hinzufügen, die Informationen zu einer Datei anzeigen, z.

  • Dateiname
  • Dateityp
  • Datum der letzten Änderung

Die Unterstützung für Google Drive-Dateien ist derzeit jedoch nur mit Evernote für Android und Evernote Web on Chrome (Beta-Versionen) verfügbar. Eine typische Verwendung dieser Automatisierungsfunktion besteht darin, Budgetnotizen (in Evernote) mit bestimmten Abschlussdateien oder Rechnungen von zu verknüpfen Google Drive.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Integration zwischen Google Drive und Evernote einzurichten:

  • Melden Sie sich von einem bevorzugten Gerät aus bei Ihren Evernote- und Google Drive-Konten an
  • Wählen Sie das Google Drive-Symbol in der Bearbeitungssymbolleiste von Evernote, um eine ausgewählte Datei anzuhängen
  • Eine Benachrichtigung “Mit Google Drive verbinden” wird angezeigt
  • Nach dem Klicken auf das Symbol wird Evernote um die Berechtigung zum Zugriff auf Laufwerksdateien gebeten und es ist eine einmalige Authentifizierung erforderlich
  • Eine ähnliche Eingabeaufforderung wird angezeigt, wenn Sie eine Google Drive-Linkdatei in Evernote kopieren / einfügen
  • In beiden Fällen wird Google Drive für alle zukünftigen Zugriffsversuche Zugriff gewährt, wenn die Option “Verbinden” ausgewählt ist

Bei Plattformen, die die Integration von Evernote und Google Drive noch nicht unterstützen, werden Dateien in Evernote als Nur-Text-Links angezeigt. Tatsächlich werden Google Drive-Dateilinks, die in einer Tabelle oder einer Aufzählungsliste hinzugefügt wurden, als Nur-Text-Links angezeigt.

8. Klonen Sie Aufgaben teamübergreifend, indem Sie Asana Kopien zuweisen

Asana ist ein erfolgreiches Tool für Projektmanagement und Aufgabenlisten, mit dem Mitarbeiter einem Team Aufgaben zuweisen und diese weiterverfolgen können, indem sie eine übergeordnete Autorität (z. B. einen Manager) auf dem Laufenden halten.

Sie können einen doppelten Befehl zum Klonen von Aufgaben verwenden, die Sie Teammitgliedern in verschiedenen Projekten zuweisen.


© Asana

Wenn jedoch mehrere Mitglieder den Workflow ändern, besteht die Möglichkeit, dass etwas Kritisches gelöscht oder überschrieben wird. Um dieses Problem zu lösen, kann Asana Aufgaben in verschiedenen Teams klonen, indem in einem geheimen Projekt nur Kopien zugewiesen werden, ohne den Befehl duplicate zu verwenden.

Als Projektmanager oder Administrator können Sie eine Vorlage für ein anderes Projektteam erstellen, die mit einer anderen vorhandenen Aufgabe identisch ist.

Sie können Teammitgliedern eine Aufgabenkopie zuweisen, indem Sie auf das Personensymbol klicken. Das Gleiche kann erreicht werden, indem Sie einfach mehrere Namen zum Kopieren eingeben und die einzelne Aufgabe mehreren Personen in einem Team zuweisen.

Sobald eine Kopie angehängt ist, wird ein Asana-Benutzer, der die Aktivität ausführt, als Follower für diese Aufgabe hinzugefügt. In Projekten werden solche Veranstaltungen wahrscheinlich von Managern oder leitenden Angestellten durchgeführt, die dann über den Fortschritt dieser Aufgaben auf dem Laufenden bleiben können.

9. Erstellen Sie QuickBooks-Rechnungen aus Salesforce’s Closed-Won-Opportunity

Das Community-basierte Automatisierungstool Workato bietet hervorragende Rezepte für die App-Integration, um bestimmte automatisierte Aufgaben zu implementieren.

Ich habe beispielsweise das sofort verfügbare Workato-Rezept erfolgreich installiert, um Closed-Won-Opportunities im Salesforce-System als Rechnung für einen Kunden in die Buchhaltungssoftware von Quickbooks zu verschieben.

Sie können einfach auf “Installieren” klicken, um eine Kopie des Rezepts zu erstellen (siehe unten).


© Salesforce

Basierend auf den Anforderungen eines Projekts kann ein Unternehmen dieses Rezept konfigurieren und den Automatisierungsprozess starten. Die Integration zwischen Salesforce und QuickBooks stellt Folgendes sicher:

  • Wenn ein Kunde in QuickBooks nicht vorhanden ist, durchsucht dieses Rezept die Salesforce-Kontakte und erstellt den Kunden
  • Wenn die Opportunity keine Werbebuchungen enthält, wird eine QuickBooks-Rechnung mit einer Werbebuchung erstellt und Salesforce entsprechend aktualisiert
  • Wenn eine Salesforce-Opportunity Artikel enthält, wird die Rechnung mit den entsprechenden Werbebuchungen in QuickBooks erstellt (sofern nicht bereits vorhanden).

10. Integrieren Sie Trello in Slack for Automated Messaging

Durch die Integration von Trello und Slack können Sie Ihrem Unternehmen die Arbeit relativ einfach machen. Wenn Sie das erste als Projektmanagement-Tool und das zweite als Kommunikations-Tool verwenden.

Die Trello-Slack-Integration stellt sicher, dass jede Aktivität in Trello-Karten als Benachrichtigungsaktualisierung an den entsprechenden Slack-Kanal gesendet wird. Sie können die folgenden Schritte ausführen, um den Nachrichtenfluss in Aktivitäten im Zusammenhang mit Slack for Trello zu automatisieren:

  • Klicken Sie auf die Menüoption, nachdem Sie sich bei Slack angemeldet haben


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  • Wählen Sie die “Apps & Integration “, mit der eine neue Seite geöffnet wird, die alle Apps enthält, in die Slack integriert werden kann


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  • Es wird eine Eingabeaufforderung angezeigt, um die Authentifizierung bei Trello zu suchen und den Slack-Kanal auszuwählen, in dem Aktualisierungen angezeigt werden
  • Es ist möglich, einen vorhandenen Slack-Kanal zu verwenden oder einen neuen zu erstellen
  • Ein Unternehmen kann dann Trello hinzufügen und entscheiden, welche Ereignisse und Board-Benachrichtigungen Slack erhält

Das Beste daran ist, dass Sie mehrere Trello-Boards in Slack integrieren können, indem Sie einfach eine weitere Trello-Integration hinzufügen. Es ist sogar möglich, die Trello-Integration aus Slack zu entfernen.

11. E-Mails automatisch in Trello-Karten konvertieren

Ziel von Trello ist es, Aufgaben und Aufgabenlisten angemessen zu verwalten. Einige E-Mails können jedoch Details zu verschiedenen Jobs enthalten.

Anstatt Karten für jede empfangene E-Mail zu erstellen, ist es sinnvoller, den Prozess der Konvertierung von E-Mails in Karten zu automatisieren, auf die auf Trellos Board zugegriffen werden kann. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  • Melden Sie sich bei Trello an und klicken Sie auf “E-Mail-an-Board-Einstellungen”, die in einer Seitenleiste auf der rechten Seite des Boards angezeigt wird.


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  •  Es wird eine völlig eindeutige Trello-Board-E-Mail-Adresse angezeigt, die kopiert und einem E-Mail-Konto hinzugefügt werden muss
  • E-Mails werden von dieser eindeutigen Adresse in Karten umgewandelt
  • Sobald eine E-Mail empfangen wurde, die als Aufgabe dient, muss sie manuell an die eindeutige E-Mail-Adresse des Boards gesendet werden
  • Während der größte Teil des Einrichtungsprozesses eine einmalige Aktivität ist, muss dieser letzte Schritt jedes Mal wiederholt werden, wenn eine E-Mail in Karten konvertiert wird

Alternativ können Sie Zapier und seine leicht verfügbaren Zaps für denselben Automatisierungsprozess verwenden.

Sie können einen dieser drei Zaps verwenden:

  • Erstellen Sie Trello-Karten aus neuen Google Mail-E-Mails, indem Sie bestimmte Labels hinzufügen
  • Erstellen Sie Trello-Karten aus neuen Office 365-E-Mails im Posteingang oder Ordner
  • Erstellen Sie eine neue Trello-Karte, einschließlich einer Zapier-E-Mail-Adresse in Cc, während Sie eine neue E-Mail mit Bcc Zapier senden

12. Verwenden Sie Evernote, um Visitenkarten mit LinkedIn-Informationen zu digitalisieren

Das Treffen mit neuen und potenziellen Geschäftskunden ist eine regelmäßige Aktivität für alle Vertriebs- und Marketingmitarbeiter in jedem Unternehmen. Neben kurzen Notizen zu den Besprechungen ist es auch sinnvoll, ein Bild von der Visitenkarte des Kunden zu machen.

Evernote-Karte
© othree

Wenn Sie ein Bild mit der Evernote-Kamera aufnehmen, wird es automatisch in Evernote gespeichert. So ist es möglich, die Verwendung einer anderen Kamera zu vermeiden und das Foto später in Evernote zu speichern, was eine Menge mühsamer Arbeit sein kann.

Darüber hinaus wird Evernote Text von einer Karte abrufen, auf LinkedIn nach dem Geschäftskontakt suchen und relevante Informationen aus seinem Profil finden.

Die Geschäftskontaktdaten von LinkedIn werden neben den normalen Kontaktdaten angezeigt, die in Evernote gespeichert sind, insbesondere wenn Sie ein Pro-Konto verwenden. Ohne Zweifel ist es immer hilfreich, Evernote weitere Details zu einem potenziellen Kunden hinzuzufügen.

13. Entwerfen Sie mit Asana einen schnellen Feedback-Prozess für Geschäftsteams

Bei Asana sind die meisten Unternehmen mehr darum bemüht, den Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und diese bis zum Abschluss zu verfolgen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der dazu beiträgt, Projekte voranzutreiben, indem ihre Arbeitsweise verbessert wird, ist das schnelle Feedback der Teammitglieder.

Es kann regelmäßige Feedback-Sitzungen oder Besprechungen geben, die von verschiedenen Projekten abgehalten werden. Es ist jedoch sinnvoll, alle Verbesserungsvorschläge und -ideen, die verschiedene Teammitglieder über einen bestimmten Zeitraum hinweg teilen, zusammenhängend zu verfolgen.

Große Gruppen haben vielleicht viele Ideen, und es ist unmöglich, sich an alle zu erinnern. Daher ist es am besten, die Teammitglieder die besten Ideen auswählen zu lassen, und dann muss das Unternehmen nur eine ausgewählte Liste von Vorschlägen durchgehen.

Ein Projektmanager kann in Asana auch ein Projekt mit der Bezeichnung „Feedback“ oder „Ideen“ erstellen. Und jedes Mal, wenn ein Teammitglied einen Vorschlag hat, kann er ihn diesem Projekt als Aufgabe hinzufügen. Alle anderen Teammitglieder können dann die Ideen mögen, die sie für großartig halten – indem sie das Herz auswählen.

Auf diese Weise kann ein Projektmanager oder eine betroffene Behörde sich über unmittelbare Aufgaben informieren, die Aufmerksamkeit erfordern, und daran arbeiten

14. Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Identifizierung qualifizierender Leads

Für ein Unternehmen kann es recht teuer sein, ein CRM-Tool mit hohem Budget wie Salesforce zu verwenden. Es ist jedoch schwer, die Funktionen und Hacks solcher Qualitätswerkzeuge nicht zu verpassen, insbesondere wenn Sie nach qualifizierten Leads aus den vielen Verkäufen suchen, die ein Unternehmen möglicherweise erhält.

Daher kann ein erschwingliches CRM-System wie Nimble verwendet werden. Zapier kann durch die Integration in verschiedene Lead-Generierungs-Apps zur Erweiterung seiner Funktionen beitragen, darunter:

  • MailChimp
  • Google Mail
  • LinkedIn

Außerdem können viele Zaps implementiert werden, um Leads von solchen Apps in Nimble, ein sozial verbundenes CRM, zu übertragen, und können so leicht entsprechende soziale Profile der Leads finden. Dies könnte möglicherweise wichtige Informationen für ein Verkaufsteam liefern.

Die Verwendung von Zapier zur Integration von Nimble in verschiedene Apps, die Leads generieren, kann möglicherweise dazu beitragen, den Zeitaufwand für das Sammeln von Informationen über diese zu reduzieren.

Zum Beispiel ist es möglich, die folgenden vorgefertigten Zaps für Nimble zu verwenden:

  • Erstellen Sie flinke Kontakte von MailChimp-Abonnenten.
  • Erstellen Sie flinke Kontakte aus neuen Visitenkarten-Uploads in FullContact.
  • Erstellen Sie flinke Kontakte aus Wufoo.

15. Poste Bilder in voller Größe auf Twitter über Instagram

Social Media Marketing hat sicherlich die Art und Weise verändert, wie Unternehmen Kunden heutzutage erreichen.

Ich habe mehrere Kundenkonten bearbeitet, für die ich regelmäßige Updates, insbesondere Bilder, in ihren Social-Media-Profilen veröffentlichen musste. Es war einfach, die Bilder auf Facebook und Instagram zu veröffentlichen, da sie in voller Größe angezeigt wurden.

Wenn ich jedoch versuchte, Social Media für einen auf Instagram aktualisierten Beitrag zu integrieren, wurde das entsprechende Bild als Link auf Twitter angezeigt.

Als ich IFTTT verwendete, um die Twitter- und Instagram-Konten eines Unternehmens zu integrieren, wurde es plötzlich möglich, eine vollständige Ansicht der Bilder im Twitter-Feed des Kunden zu erhalten. Ja, indem Sie einfach ein Foto auf einem Instagram-Konto veröffentlichen, sorgt das folgende IFTTT-Rezept auch für eine vollständige Bildanzeige auf Twitter:

Teile deine Instagram-Fotos als native Twitter-Bilder.

16. Integration von Zendesk mit Azuqua Workflow Automator

Azuqua ist ein weiteres SaaS-App-Integrationstool, das für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein kann, das seine Workflow-Prozesse an verschiedenen Stellen automatisieren möchte.

Es bietet das Zendesk FLO-Paket, das aus mehreren FLOs besteht (diese ähneln IFTTT-Rezepten und Zapier-Zaps), mit denen Zendesk die Integration in eine Vielzahl anderer Apps ermöglicht.

Das FLO-Paket kann daher verwendet werden, um sofortige Benachrichtigungen an die Supportmitarbeiter eines Unternehmens zu senden, sobald negative Rückmeldungen oder Tweets auf der Twitter-Seite des Unternehmens veröffentlicht werden. Für diese Funktionalität existiert ein vorgefertigtes FLO.


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Mit diesem vorgefertigten FLO (wie oben gezeigt) wird Ihr Twitter-Konto auf bestimmte Schlüsselwörter überwacht. Sie müssen jedoch zuerst das Twitter-Konto konfigurieren:


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Alle negativen Tweets, die von bestimmten Benutzernamen identifiziert wurden oder sich auf das Keyword beziehen, führen dazu, dass eine E-Mail-Benachrichtigung an einen Supportmitarbeiter gesendet wird.

17. Speichern wichtiger Google Mail-Anhänge für den Zugriff in Evernote

Es gibt viele Fälle, in denen Mitarbeiter in einem Unternehmen auf wichtige E-Mails mit Anhängen stoßen, für deren Durchlesen sie mehr Zeit benötigen, da sie möglicherweise wertvolle Informationen enthalten, die überprüft werden müssen.

Anstatt Mitarbeiter dazu zu bringen, ihr Google Mail-Konto mehrmals zu durchsuchen, ist es sinnvoller, ihnen einen Hack zur Workflow-Automatisierung bereitzustellen, mit dem eine E-Mail und ihr Anhang für den späteren Zugriff gespeichert werden.

Die E-Mail und die angehängte Datei können daher als neue Notiz in Evernote gespeichert werden. Sie müssen lediglich die entsprechende E-Mail-Nachricht markieren. darauf muss später mit einem “Stern” zugegriffen werden.

Das folgende IFTTT-Rezept hilft bei der Integration von Google Mail und Evernote, indem es nach Berechtigungen zum Verbinden der beiden sucht:


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Während Sie das kostenlose Konto von Evernote verwenden, werden Sie gefragt, wie viel Zeit IFTTT Zugriff haben soll. Nach der Autorisierung fragt das IFTTT-Rezept, wo die markierten E-Mails gespeichert werden müssen.


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Sobald Sie auf “Hinzufügen” klicken, wird das Rezept erstellt und steht zur weiteren Verwendung zur Verfügung.

Zusammenfassend…

Diese 17 Tipps stammen von:

  • Persönliche Erfahrung
  • Arbeiten mit verschiedenen Kunden
  • Hilfe bei der Workflow-Automatisierung.

Ich hoffe, sie erweisen sich auf verschiedene Weise als nützlich, unabhängig davon, in welcher Branche sie eingesetzt werden. Bei so vielen verfügbaren Tools zur Workflow-Automatisierung ist es sinnvoll, sie optimal zu nutzen, entweder durch leicht zugängliche Auslöser und Aktionen oder durch Anpassen derselben.

Letztendlich möchten alle Unternehmen Zeit sparen, indem sie mühsame Aufgaben automatisieren. Zeitersparnis kann für produktivere Aufgaben aufgewendet werden, für die manuelle Eingaben erforderlich sind, z. B. Strategieentwicklung und Entscheidungsfindung.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Problemumgehung für die Workflow-Automatisierung verwendet haben, teilen Sie diese wertvollen Erfahrungen im Kommentarbereich unten mit. Auch wenn Sie dies nicht tun, können Sie die hier genannten Tipps kommentieren und sich für das Lesen bedanken!

Kim Martin Administrator
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