Les millors eines de programari d’equip virtual

És probable que siguis una de les moltes persones que treballen en equip repartit per tot el món. A mesura que la tecnologia avança i les fronteres semblen desaparèixer durant la nit, cada cop més persones es troben treballant amb la gent de diferents països o zones horàries, utilitzant l’emmagatzematge en línia per aconseguir la feina..


Ara mateix, més de 30 milions de persones als EUA ja treballen de forma remota i al voltant del 90 per cent d’ells estan més contents perquè poden mantenir un millor equilibri laboral-vida. Aquí a Cloudwards.net, també tenim un equip virtual amb membres que treballen d’arreu del món. Fa 20 anys això no hauria estat possible, però ara, amb l’arribada d’una cultura canviant, la velocitat d’internet augmentada i les eines millorades, podem treballar en sincronització absoluta.

Si també treballes en un equip virtual, el més probable és que utilitzeu més eines de productivitat de les quals podeu fer un seguiment únic per assegurar-vos que tots els membres de l’equip sàpiguen el que fan i sempre estan al cap. Tanmateix, per què fer servir cinc eines diferents per fer alguna cosa que podeu fer amb una sola aplicació?

Amb una eina de programari d’un equip virtual tot en un, podeu gestionar tots els requisits alhora i mai no haureu de saltar d’una pestanya a l’altra. Això us estalvia molt i el vostre equip a molts problemes i augmenta l’eficiència per arrencar.

Per què cada equip virtual necessita eines de programari

Vegem algunes de les raons més importants per les quals el vostre equip pot beneficiar-se de l’ús d’aquestes eines.

Millor comunicació

Quan esteu a una oficina, reuniu-vos amb els companys cada dia, automàticament creeu un informe. Per a vosaltres us resulta fàcil apropar-vos als membres de l’equip i demanar-los ajuda mentre debatíem sobre la nova pel·lícula que es va publicar el cap de setmana passat.

Crear aquest tipus de relació amb un equip virtual pot ser difícil quan només parleu entre ells sobre el treball. Slack ajuda a omplir aquest buit proporcionant un lloc per als xats més freds amb aigua amb divertits emojis i gifs.

Productivitat augmentada

Amb membres que treballen d’arreu del món, pot ser difícil assegurar-se que tothom està a la mateixa pàgina i sap què ha de fer. T’imagines el caos si oblidéssiu enviar la meitat dels membres de l’equip actualitzacions importants i canvis sobre el projecte?

Una eina eficient de gestió de projectes us pot estalviar d’aquella misèria horrible i també augmentar la vostra eficiència. Per exemple, Basecamp té un tauler de missatges orientat a les actualitzacions. Tot el que heu de fer és escriure les actualitzacions aquí i tots els membres del vostre equip seran avisats immediatament.

Visibilitat controlada

Tot i que és important que els equips mantinguin la transparència, també és important controlar la visibilitat. Al regular qui pot veure quins recursos, podeu augmentar la seguretat de l’organització, limitar l’accés dels empleats i veure també un registre de transaccions.

Asana, per exemple, permet als usuaris compartir tot el seu espai de treball, un projecte o només una única tasca. Si un usuari no segueix una tasca determinada, no la veurà a la seva llista de tasques ni la notificarà.

Menys sobrecàrrega de correu electrònic

Quantes vegades ha passat per un gran sender de correu electrònic només per trobar aquesta informació important? Les eines de gestió de projectes com Trello tenen un quadre de descripció independent per a cada tasca on podeu desar tota la informació i accedir-hi fàcilment sempre que la necessiteu.

Les millors eines de programari d’equip virtual

A continuació es mostren cinc de les millors eines de programari d’equip virtual que hem provat:

Asana

Si busqueu una eina de gestió de projectes que ofereixi escalabilitat, flexibilitat i visibilitat controlada, Asana és el que més us fotrà.

Asana us permet crear diferents projectes i tasques que es poden assignar a diferents membres de l’equip. Podeu establir una data límit, etiquetes, descripció, afegir comentaris i fitxers adjunts. Utilitzat per empreses com Uber, Airbnb i Pinterest, és gratuït per a fins a 15 membres, cosa que la converteix en una excel·lent eina per a equips petits i autònoms.

Però la millor part d’Asana ha de ser el control de visibilitat que ofereix: només els membres de l’equip que segueixen una determinada tasca o que tenen assignada aquesta tasca poden visualitzar-los. No poden veure cap altre projecte o tasca que no segueixin.

En general, Asana és perfecte per a equips que volen col·laborar, però encara volen controlar la visibilitat de cada tasca per a cada membre.

Trello

Si bé Asana és bastant exhaustiva i perfecta per a grans projectes, no permet tenir una visió general adequada de tot un projecte. Aquí és on entra Trello: a partir d’un concepte de consell de Kanban, Trello facilita la visualització d’un projecte sencer alhora, independentment de la mida.

És com una pissarra amb llistes i notes enganxoses (a Trello li agrada anomenar-les targetes). A mesura que el vostre projecte avanci, podeu canviar les notes a altres llistes. Cada targeta es pot assignar a diversos usuaris. També podeu afegir etiquetes, dates de venciment, fitxers adjunts, llistes de verificació i comentaris a la targeta.

Malauradament, el control sobre la visibilitat no és el mateix que Asana, ja que tots els membres afegits a una tasca, llista o tauler determinats poden veure tot el consell de Trello i el que fan els altres membres. Trello és sens dubte ideal per a equips creatius que busquen transparència i millor col·laboració.

Fluix

Les eines de gestió de projectes són essencials per assignar tasques i assegurar-se que tot estigui en marxa, però quan treballes en un equip virtual, la comunicació és més important que mai. Totes les altres eines d’aquesta llista ofereixen una secció de comentaris, però hi ha d’haver una plataforma especial on tot l’equip pugui comunicar-se i estar actualitzat..

Amb empreses com LinkedIn i Samsung que utilitzen Slack, l’eina ha demostrat ser realment la plataforma de comunicació més gran d’equips virtuals. Amb Slack, podeu crear canals separats per a cada projecte, incloent-ne un per a xats amb refrigeració d’aigua i integrar fàcilment la plataforma amb eines de tercers..

Campament base

Si teniu una gran organització amb diverses divisions i projectes, però Asana no és prou exhaustiva per a vosaltres, aneu directament a Basecamp.

Amb un tauler de control increïblement fàcil d’utilitzar, Basecamp no només esborrarà el desordre de correu electrònic, sinó que també farà que el vostre equip sigui molt productiu. Per a cada equip o projecte, teniu un calendari comú que marca tots els terminis, un tauler de missatges per a anuncis, una llista de tasques per a cada membre, una carpeta de documents independent i una secció de registre automàtic per fer preguntes als membres de l’equip de forma recurrent..

Si teniu un equip de 20 membres o més, sens dubte hauríeu de provar Basecamp; és gratuït per a estudiants, professors i sense ànim de lucre.

Wrike

Per a equips de màrqueting i creatius, Wrike és una solució de gestió de projectes sorprenent amb terminis, gràfics de Gantt i edició de documents en línia.

Si teniu una agència de continguts i esteu cansats d’anar d’un fitxer de document a un altre, Wrike us permet estalviar molt de temps i esforç. Podeu editar Word, Excel, imatges i .pdf sense baixar-les de la plataforma. Wrike també manté l’historial de versions per a tots els fitxers, cosa que facilita la recuperació.

Pot ser que no sigui el millor programari d’equip virtual per a vendes o equips tècnics, però Wrike és sens dubte excel·lent per a agències de redacció de continguts i màrqueting digital.

Conclusió

En un món de freelancers, equips virtuals i aplicacions multiplataforma, hi ha una forta necessitat d’eines que permetin la col·laboració en línia, la sincronització amb diferents dispositius i ajudin a evitar excessos correus electrònics d’oficina..

Tot i que acabo d’enumerar algunes de les millors eines de programari d’equip virtual disponibles ara mateix al mercat, l’eina perfecta per al vostre equip dependrà dels vostres requisits exactes. Per triar una eina, feu una llista de les necessitats del vostre equip i, a continuació, trieu l’eina que compleixi la majoria d’elements de la llista.

Heu utilitzat alguna d’aquestes eines? Feu-nos-ho saber als comentaris següents, gràcies per llegir.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me