Com compartir fitxers a Dropbox: la guia per a principiants últims

Si ets nou a Dropbox o a l’emmagatzematge en núvol sencer en general, de vegades pot resultar confús esbrinar com compartir fitxers.


Com que una de les raons principals per a l’emmagatzematge en núvol és la possibilitat de compartir fitxers fàcilment a través de sistemes i xarxes, aquí a Cloudwards vam trobar que seria una bona idea combinar una guia ràpida: com treure el màxim partit possible. Compte de Dropbox.

Si us interessa una revisió exhaustiva i exhaustiva, aneu aquí: Revisió de caixes de notes. Els conceptes bàsics són molt senzills i fàcils d’esbrinar, però és possible que no coneguin algunes de les funcions més avançades que ofereix Dropbox a l’hora de compartir fitxers..

Després de llegir aquest article, serà un autèntic caprici per compartir fitxers i, si no és curós, fins i tot potser us haureu convertit en un home interessat de l’oficina..

Taula de continguts

  • Compartir fitxers: com fer-ho
  • Permisos: configureu-los correctament
  • Comentar i editar text
  • Sol·licituds de fitxers: pugeu fitxers mitjançant un enllaç
  • Equips de Dropbox: necessiteu la versió empresarial?
  • Vista prèvia de la foto de Dropbox
  • El nou paper Dropbox

El que necessiteu

  • Un compte Dropbox, si continueu decidint quin servei funciona millor, inicieu un compte de prova aquí
  • Alguns fitxers i carpetes amb els quals es compartirà i, com que compartirem, potser voldreu assegurar-vos que no hi ha informació sensible
  • Una llibreta d’adreces, heu de compartir fitxers amb algú al cap i a la fi
  • Consulteu primer amb la persona que utilitzeu com a cobai, ja que probablement rebran una allau de correus electrònics

Compartir fitxers

Després d’iniciar la sessió al compte de Dropbox, hi haurà una llista de fitxers i carpetes al centre de la pantalla i una barra de navegació a l’esquerra; aquest és el tauler de control i podreu fer gairebé tot a Dropbox des d’aquí.

Des del tauler, trieu un fitxer o una carpeta que vulgueu compartir.

És important recordar aquí que tots els fitxers (i carpetes) d’una carpeta es comparteixen automàticament, així que voldreu comprovar que no hi ha res sensible que s’amague entre els documents de treball i les imatges de festa..

Feu clic amb el botó dret al ratolí i apareixerà un petit menú contextual. Trieu l’opció superior marcada com a “compartir”.

Mireu, ja ho esteu fent molt bé.

El següent pas és triar amb qui compartiu el fitxer / carpeta; podeu introduir manualment la seva adreça de correu electrònic (Dropbox la recordarà per a la propera vegada) o importar llistes de contactes des de Gmail, Yahoo Mail i Facebook.

I tot això hi ha res: la persona compartida rep un missatge de correu electrònic que els avisa que heu compartit un fitxer o una carpeta i, si tenen Dropbox, només poden iniciar la sessió i el fitxer nou apareixerà al seu tauler..

Si la persona amb qui heu compartit no té Dropbox, encara pot descarregar-los i accedir als fitxers, però no els podrà tornar a enviar fàcilment.

Si necessiteu una “publicació de devolució”, per dir-ho, el millor és que si obrin un compte per ells mateixos, és gratuït i es poden cancel·lar en qualsevol moment si decideixen que ja no és necessari després del vostre projecte compartit.

Permisos

Abans de seguir endavant, voldria cridar l’atenció sobre la petita barra desplegable situada al costat del camp, on s’indica l’adreça de correu electrònic del destinatari. Aquí és on s’estableixen els permisos, permetent-vos decidir si els destinataris només poden veure i comentar fitxers o també descarregar-los i editar-los.

Aquests permisos es poden definir per a cada persona o per a un grup sencer.

El valor predeterminat és “editar” i, segons la meva experiència, és probable que continuï sent així ja que permet un millor flux de treball.

En alguns casos, però, potser voldreu que la gent només miri un fitxer / carpeta sense donar-los la possibilitat de descarregar-lo o editar-lo, i la funció de “visualització” hi és per a aquest propòsit..

Un cop més, potser no l’utilitzeu sovint, però és útil.

Un amic meu de dissenyador gràfic utilitza aquesta funció per oferir previsualitzacions de la seva feina als clients, alhora que s’assegura que no la poden robar ni fer modificacions directament, un problema real en la seva línia de treball..

Es poden canviar els permisos en qualsevol moment fent clic dret sobre un fitxer o una carpeta, seleccionant “compartir” i, a continuació, suprimint totalment una persona de la llista o simplement canviant “vista” per “editar” o viceversa – des del menú desplegable..

Comentar i editar

Quan col·labores amb altres, és molt útil si tots els usuaris poden veure què han canviat o modificat els altres i per què.

En aquest cas, he penjat un fitxer de text arrossegant-lo del meu sistema de fitxers a Dropbox. Un cop allà (aproximadament una càrrega de tres segons), el vaig obrir fent clic esquerre sobre ell.

Veureu que a la part dreta del quadre de comentaris hi ha molt poques altres funcions; El Dropbox en si mateix no permet modificacions ni canvis, els usuaris hauran de descarregar el fitxer per fer-ne cap.

Si no cal modificacions, només cal que afegiu uns quants comentaris i enviï el fitxer.

Comentar és qüestió de ressaltar el text i apareixerà un petit botó al costat o a sota.

A continuació, podeu escriure el que cal dir o canviar.

I el comentari recent fet apareixerà a la barra lateral perquè tothom el vegi.

Com a funció addicional, si creieu que un comentari és de vital importància, només heu de posar @ [protegit per correu electrònic] davant del comentari i aquesta persona rebrà una notificació que algú té alguna cosa a dir sobre la seva feina..

Si el temps és essencial, us recomano utilitzar-lo amb moderació, ja que s’envia un correu electrònic cada cop que es fa aquest procés.

Abans d’avançar, hauria d’esmentar que ara mateix no hi ha cap manera de fer visibles els comentaris només per a persones concretes. Tothom que tingui accés pot veure què han de dir tots els altres.

Un bon punt a recordar abans de criticar el projecte d’un col·laborador.

Visió general

Totes les funcions anteriors són molt útils quan col·laboreu en equip, però si hi ha molta gent en aquest equip o si treballeu amb més d’un conjunt de persones, de vegades es pot confondre.

Dropbox ofereix dues funcions a la barra lateral esquerra, “compartir” i “enllaços”, on podeu veure una llista dels fitxers per als quals heu configurat el permís d’edició i visualització, respectivament.

Ambdós donen una petita visió general del fitxer per on es troba i són molt útils perquè la gent faci malabars més d’una tasca.

Sol·licituds

En parlar d’utils, Dropbox té una característica que (pel que sé), és única. Podeu enviar a algú un missatge de correu electrònic que sol·liciti fitxers, després segueixen un enllaç i podeu transferir dades directament a la carpeta que heu especificat.

Ni tan sols necessiten cap compte per fer-ho. M’agrada aquesta funció, ja que elimina molt trànsit de correu electrònic innecessari i accelera tot el procés de col·laboració.

Per accedir a aquesta funció, només cal que mireu a la barra lateral i feu clic a l’opció fins a la part inferior.

Apareixerà un altre petit quadre de diàleg on podeu introduir una adreça de correu electrònic i també adjuntar un missatge curt. Com en tota la resta de Dropbox: el sistema és intuïtiu i fàcil de navegar.

Equips

La velocitat també entra en joc amb la funció “d’equip” que ofereix Dropbox.

Es tracta bàsicament d’una carpeta habitual a la qual el propietari pot assignar persones específiques. Aleshores, quan hagueu de compartir les coses, només cal que seleccioneu la carpeta de l’equip en lloc de passar pel procés d’afegir gent de forma manual cada vegada.

És una petita i útil funció que racionalitza el procés de compartició, per accedir-hi, aneu a l’opció “equip” de la barra lateral a l’esquerra, feu clic a ella i apareixerà un tauler de comandament separat per a l’equip que esteu a punt de crear..

A més d’això, funciona igual que el quadre de comandament habitual i ajuda a mantenir el treball i la resta de la vostra vida els uns dels altres.

Fotografies

Dropbox també té una carpeta especial per a fotos quan haureu de sortir del treball una bona estona. L’opció de “fotos” de la barra lateral funciona de forma semblant a la resta de Dropbox, tret que es configuri automàticament com a galeria.

M’agrada molt, ja que de la mateixa manera que amb la carpeta de l’equip, és fàcil trobar coses, ja que tot està categoritzat del primer moment. Com a bonus addicional, les imatges solen tractar-se més de la diversió que del treball, així que hi aneu.

Paper

Finalment, però no per això menys important, Dropbox Paper.

Actualment, encara està en versió beta, però Paper ofereix algunes opcions molt bones per a la col·laboració simultània amb processament de text i diapositives limitades. Si l’utilitzeu és senzill, simplement feu clic al botó rellevant a la barra de l’esquerra i podreu configurar els permisos i compartir la mateixa forma que els fitxers habituals..

En comparació amb la resta de la suite de Dropbox, Paper és únic, ja que podreu processar text i imatges directament en un fitxer sense haver de descarregar-lo; tot i que manca la respiració de funcionalitat que tindrà un programa dedicat a aquestes tasques.

Tot i així, és bastant útil tenir si hi ha alguna cosa que només ha de ser eliminada ràpidament.

En conclusió…

Això és només per a la visita guiada, com podeu veure Dropbox no només és fàcil d’utilitzar, sinó que també ofereix un ventall d’opcions interessants que faciliten el treball de forma remota molt més fàcil del que abans. Informeu-nos si teniu cap pregunta als comentaris que es mostren a continuació.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map