Autotask Workplace Soonr Review 2020 – Dateisynchronisierung und Freigabe für Unternehmen

Autotask Workplace (Soonr) Bewertung

Leistungsstarker Anbieter für die Dateisynchronisierung und -freigabe für Unternehmen jeder Größe, der nach mehr Mobilität und besserer Sicherheit sucht, als dies bei Dateisynchronisierungs- und Freigabelösungen für Endverbraucher der Fall ist.


Übersicht über die Überprüfung des Autotask-Arbeitsplatzes

Wenn ein Unternehmen auf eine bestimmte Größe angewachsen ist und die ersten Mitarbeiter anfangen einzutreten, ist eine herkömmliche Lösung für die Synchronisierung und Freigabe von Dateien für Endverbraucher einfach nicht mehr ausreichend. Dropbox ist zwar die perfekte Lösung für Freiberufler oder kleine Agenturen, die schnell Dateien und Ordner für Kunden freigeben möchten, erfüllt jedoch nicht die Anforderungen vieler kleiner und mittlerer Unternehmen, die fünf oder mehr Personen unter ihren Fittichen haben.

Autotask Workplace Soonr Review Homescreen

Ein wachsendes Unternehmen muss sicherstellen, dass seine vertraulichsten und vertraulichsten Dateien die vollständige Kontrolle über das Unternehmen behalten. Bei Filesharing-Tools für Endverbraucher handelt es sich meistens um einen Alles-oder-Nichts-Ansatz: Sobald ein Ordner freigegeben ist, hat die Person, mit der er freigegeben wurde, die vollständige Kontrolle über den Inhalt.

Dateien können versehentlich gelöscht, an nicht autorisierte Dritte und Mitarbeiter weitergegeben oder einfach von den falschen Personen bearbeitet werden.

Synchronisierungs- und Freigabelösungen auf Unternehmensebene wie Autotask Workplace Soonr, die in diesem Test vorgestellt werden, setzen Sie wieder auf den Fahrersitz. Es spielt keine Rolle, ob Sie die IT-Abteilung eines Unternehmens überwachen oder der CFO eines Fortune 500-Unternehmens oder der Direktor einer Agentur für digitales Marketing sind.

Der Markt für EFSS-Lösungen (Enterprise File Sync and Share) ist sehr überfüllt, und jeder Marktteilnehmer hat Vor- und Nachteile, die berücksichtigt werden sollten, bevor er Unternehmensdateien in die Cloud sendet.

In diesem Autotask Workplace Soonr-Test werden wir untersuchen, für wen dieses Produkt bestimmt ist, warum es nützlich ist und welche spezifischen Merkmale, Funktionen und Vorteile es bietet. So können Sie entscheiden, ob dies eine nützliche Ergänzung Ihres Produktivitätsarsenals für Unternehmen ist.

Für wen ist Autotask Workplace Soonr??

Autotask Workplace / Soonr ist eine Dateisynchronisierungs- und Freigabelösung (oder Business Cloud Storage), die unternehmensfähige Sicherheit und Zusammenarbeit ermöglicht.

Was bedeutet das?

Im Gegensatz zu Mitbewerbern (wie Dropbox und OneDrive) bietet Autotask Workplace integriertes Mobile Document Management (MDM) und Gerätesicherheit. Administratoren können Mitarbeiter zum Zugriff auf die Autotask-Cloud hinzufügen oder daraus entfernen, um sicherzustellen, dass die Daten unter Unternehmenskontrolle bleiben, wenn ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird – oder wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Kontrollelemente in Autotask

Wir empfehlen Autotask Workplace für KMUs mit fünf oder mehr Mitarbeitern. In einigen Fällen kann dies jedoch auch bei weniger Mitarbeitern in einem Team sinnvoll sein, z. B. bei einer Agentur, die sich mit sehr großen Dateien (CAD-, Photoshop- oder Videodateien) befasst. Autotask passt sich den Anforderungen eines Unternehmens an und macht das Hinzufügen oder Entfernen von Personen zu einer virtuell gemeinsam genutzten Umgebung zu einer schnellen Erfahrung.

Wenn Sie erwarten, dass AWP Soonr eine umfassende Projektmanagement-Software ist, sollten Sie sich anderswo umsehen, da dies nicht der Fall ist. Während Sie Dateien und Ordnern Kommentare hinzufügen können, fehlt die Erstellung von Aufgaben und Terminen für Projekte.

Hier sehen Sie die tatsächlichen Funktionen und Möglichkeiten von Autotask Workplace Soonr genauer:

Starke Sicherheit

In der heutigen Welt ist Sicherheit aufgrund von Hackern, Diebstahl und Datenverlust wichtiger denn je.

1. Zugriff auf Dateien und Dokumente von unterwegs

Wenn Sie unterwegs sind, um Kunden zu treffen oder an einem Meeting teilzunehmen, stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Dateien zur Hand sind.

2. Teilen Sie Dateien sicher mit externen Benutzern

Das Senden von Verträgen, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen an Kunden und Mitarbeiter ist heutzutage gängige Praxis. Das herkömmliche Versenden von E-Mails ist nur riskant und umständlich.

3. Dokumentenzugriff außerhalb des Netzwerks

Der Zugriff auf Dokumente kann manchmal schwierig sein, auch wenn Sie sich nicht im Netzwerk des Unternehmens befinden.

4. Verlassen Sie sich für den Remotezugriff auf VPN oder FTP

VPN und FTP sind nicht sehr benutzerfreundlich und können unzuverlässig sein, insbesondere bei großen Dateien.

Pläne & Preisgestaltung

Um zu verstehen, warum die Preise von Autotask Workplace eigentlich ziemlich gut sind, muss man sich damit befassen, warum andere Anbieter so viel mehr Speicherplatz anbieten, beispielsweise Egnyte. Die Mehrheit der Anbieter mit extrem großzügiger Speicherquote hat folgende Einschränkungen: 

  • Dateigröße (von 2 GB bis 10 GB)
  • Anzahl der Dateien das kann synchronisiert werden (einige Einschränkungen treten nach 100.000 Dateien auf, andere nach 3 Millionen, je nach Plan) 
  • Dateiversionen (Dienste, die viel Speicherplatz bieten, zählen normalerweise Dateiversionen für dieses Kontingent. Sie können entweder die Versionen einer Datei einschränken, die nicht ideal sind, oder auf einen viel teureren Plan aktualisieren.)

Jetzt kann es sein, dass Autotask Soonr die standardmäßig enthaltene Speichermenge von 50 GB pro Benutzer und Monat etwas unterschreitet, aber Sie werden von den oben genannten Einschränkungen nicht betroffen sein. Davon abgesehen sind hier die Pläne und Preise für Autotask: 

Also, wie viel kostet es? 

Die Preistabelle gibt Ihnen eine ziemlich gute Vorstellung, aber schauen wir uns ein Beispiel an: 

Josh besitzt eine Agentur für digitales Marketing. Er betreibt ein kleines Team von 6 Personen. Mit ihm sind es also insgesamt 7 Personen. Darüber hinaus führen sie einen Windows 2008-Server aus, auf dem sie wichtige Dateien aus der Unternehmenswolke hosten. Diese Dateien müssen ebenfalls synchronisiert werden. Wie viele “Benutzer” oder “Lizenzen” muss Josh kaufen?? 

Josh muss 7 + 1 Lizenzen erwerben (eine zusätzliche Lizenz für den Server). Wenn er möchte, dass jede Person im Team Projekte individuell erstellen und synchronisieren kann. 

8 x $ 13 = $ 107 pro Monat. 

Durch den Kauf von 8 Lizenzen erhält er 450 GB Gesamtspeicher. 

Jetzt würde jeder Benutzer 50 GB Speicherplatz erhalten, aber mit Autotask können Benutzer das Speicherkontingent neu zuweisen, sodass Anne aus der Buchhaltung, die nur 5 GB ihrer 50 GB benötigt, die verbleibenden 45 GB an John weitergeben kann, der sich mit größeren Photoshop- und anderen Mediendateien befasst. 

Obwohl diese Preisgestaltung nicht so einfach zu verstehen ist, hat sie sicherlich viele Vorteile, wenn man bedenkt, dass der durchschnittliche Benutzer nur ein paar Gigabyte Synchronisierungsspeicherplatz benötigt. Theoretisch könnte Josh sogar weniger Lizenzen erwerben, wenn er beispielsweise die gemeinsame Nutzung eines Kontos für eine Abteilung übernimmt. 

Wenn Josh mehr Speicher benötigt, kann er mehr Gigabyte in Schritten von 100 GB erwerben. 

Branchen bedient

Viele an EFSS interessierte Organisationen kommen aus Branchen wie:

  • Gesundheitswesen
  • Konstruktion
  • Legal
  • Finanzen
  • Gemeinnützige Organisationen
  • Werbung
  • Herstellung
  • Bildung

In dieser Überprüfung von Autotask Worplace werden bestimmte Fälle untersucht, um festzustellen, ob diese bestimmte Lösung die Sicherheitskriterien erfüllt, insbesondere beim Übertragen vertraulicher Daten oder bei gesetzlichen Einschränkungen wie HIPAA, bei denen ein detaillierter Prüfpfad für den Dateizugriff erforderlich ist.

Autotask wurde 2001 gegründet und positionierte sich als IT-Dienstleistungsunternehmen. Es bietet komplette IT-Geschäftsverwaltungslösungen wie Endpoint Management, Ticketing-Systeme und seit kurzem Dateisynchronisierung und -freigabe als eigenständige Lösung. Sie wurden 2014 von der Private-Equity-Gesellschaft Vista Equity Partners übernommen.

Das Unternehmen wird jetzt von CEO Mark Cattini geführt.

Stärken & Schwächen

Dateisynchronisierung und Freigabe erklärt

Lassen Sie uns kurz zusammenfassen, was Dateisynchronisierung und -freigabe ist, bevor Sie mit dem Kopf voran in die Überprüfung eintauchen. Personen, die mit Dropbox, Google Drive oder OneDrive vertraut sind, haben möglicherweise bereits eine vage Vorstellung davon, wie FSS funktioniert.

Ein Dateisynchronisierungs- und -freigabeanbieter (auch als Cloud- oder Online-Speicherdienst bezeichnet) macht Unternehmensdaten für registrierte Geräte von jedem Ort aus zugänglich, an dem das Internet aktiviert ist. Es spielt keine Rolle, ob sich die Dateien und Ordner auf einem Server im Unternehmen befinden oder sich auf einem PC befinden.

Ein Dateisynchronisierungs- und Freigabeclient wird in Ihre aktuelle Infrastruktur eingebunden und ermöglicht allen Teammitgliedern und genehmigten Parteien, von überall auf lokal gespeicherte Dateien zuzugreifen.

Der Client lädt Informationen (idealerweise) verschlüsselt auf die Server des Anbieters hoch und verteilt dann die Dateien neu, in denen eine andere Instanz der Software installiert ist und bestimmte Rechte gewährt wurden. Dies kann auf einem Laptop, einem mobilen Gerät oder einem anderen Server sein.

Sie wählen, wohin die Dateien gehen und wer darauf zugreifen kann.

Sobald alle Dateien in die Cloud hochgeladen wurden, können sie von einem Team bearbeitet und dann bidirektional synchronisiert werden. Alle Änderungen an der Datei werden sofort auf synchronisierten Geräten angezeigt.

Die Dateifreigabe besteht im Allgemeinen aus zwei Teilen:

  1. Öffentliche Link- und Ordnerfreigabe.
  2. Private Projektzusammenarbeit mit Teammitgliedern.

Beim Erstellen öffentlicher Links kann jeder, an den dieser Link gesendet wird, die Datei öffnen. Dies ist nützlich, um große Dateien an Clients zu senden. Mit Filesharing-Lösungen für Unternehmen können Sie ein Kennwort oder Ablaufdaten für öffentliche Links festlegen, um diese sicherer zu machen.

Öffentliche Links teilen

Auf der anderen Seite gibt es Projektverknüpfungen, mit denen Dateien und Ordner in virtuellen Datenräumen mit Kollegen zusammenarbeiten können. Für gemeinsam genutzte Projekte muss jeder Teilnehmer über eine EFSS-Softwarelizenz verfügen. Projektfreigaben sind im Allgemeinen flexibler, sodass der Projektbesitzer bestimmte Zugriffsrechte festlegen kann (z. B. schreibgeschützt)..

Autotask-Projektfreigabe

EFSS-Softwareanbieter verwenden eine Vielzahl von Architekturtypen, die von reinen Cloud-Ansätzen (Dropbox / Box) über eine private Cloud (die Plattform wird vollständig in einem privaten Rechenzentrum bereitgestellt) bis hin zu Hybrid-Cloud-Modellen (Egnyte / Autotask) reichen kann auswählen, welche Dateien in die Cloud gehen und welche lokal bleiben.

Sicherheit spielt eine wichtige Rolle beim Übertragen von Dateien in die Cloud und zurück zu Endpunkten. Aus diesem Grund beginnen wir diese Überprüfung von Autotask Workplace mit einer Aufschlüsselung der Sicherheitskonzepte.

Sicherheit

Sicherheit ist ein wichtiges Anliegen für Unternehmen. Die Risiken sind allzu real – jeden Tag hören wir, dass Organisationen verletzt werden (Target, Home Depot, Sears, Michaels und viele mehr). Dies bedeutet häufig den Verlust vertraulicher Informationen wie Sozialversicherungsnummern, Kreditkarten und Kundendaten.

Unternehmen müssen sich fragen, welche Auswirkungen ein Verstoß (entweder intern oder extern) auf sie, Kunden, Kunden und das Endergebnis haben wird.

Eine Umfrage der Enterprise Strategy Group aus dem Jahr 2013 ergab, dass über 50% der Unternehmen und Organisationen über Datenverlust oder -diebstahl aufgrund eines erfolgreichen externen Angriffs auf einen FSS-Dienstleister besorgt sind. 48% befürchten das Risiko versehentlicher Datenverletzungen durch Mitarbeiter. entweder durch Zufall oder absichtliche Unzufriedenheit.

Größte Sicherheitsbedenken für Unternehmen, die Dateisynchronisierung und -freigabe verwenden

Autotask Workplace Soonr bietet Unternehmen eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen und Zertifikaten. Die gesamte Hardware gehört Autotask und wird von diesen verwaltet. Sie bietet Kunden geo-redundante, von Tier 3 und SSAE16 geprüfte Rechenzentren (zwei pro Region). Ihre Rechenzentren werden mit RAID6 und einem gespiegelten Backup mit Replikation eingerichtet.

Im Gegensatz zu Cloud-Speicherdiensten für Endverbraucher ist Autotask nicht auf eine gemeinsam genutzte Hosting-Umgebung angewiesen, sondern verwendet modulare Cluster-Serverfarmen für den Lastausgleich und die Skalierbarkeit von Diensten.

Die Verschlüsselung ist sicherlich eine der wichtigsten Funktionen, nach denen Unternehmen suchen, insbesondere wenn sie von Consumer-Services wie OneDrive oder Dropbox wechseln. Autotask Workplace verschlüsselt Dateien während der Übertragung und im Ruhezustand – mithilfe der 256-Bit-AES-Verschlüsselung.

Zur weiteren Trennung zwischen Teams, Benutzern und Dateien gibt es für jede einzelne Datei einen eindeutigen rotierenden Verschlüsselungsschlüssel. Keiner der Schlüssel wird im Clear gespeichert, stattdessen werden sie mit einem Hauptschlüssel verschlüsselt und eine Verbindung mit der veriSign-zertifikatbasierten Serverauthentifizierung hergestellt.

Es besteht also kein Risiko, dass der Benutzeragent mit einem anderen Server als Autotask Workplace Soonr zusammenarbeitet. Eine der Stärken von Autotask ist unserer Meinung nach die Möglichkeit, Zugriffsberechtigungen zu steuern und Geräterichtlinien weltweit einzurichten. Wenn ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt, können Richtlinien automatisch auf diesen Benutzer angewendet und bei Bedarf weiter angepasst werden.

Richtlinie für mobile Geräte - Autotask Soonr

Autotask IP Whitelisting

Autotask-Kennwortrichtlinien für EFSS

Remote Wipe Lost Devices

Unternehmensweite Richtlinienprofile

Bisherige

Nächster

Hier ist eine Liste von Administrator- und Sicherheitsfunktionen, die für ein Unternehmen relevant sein können:

  • Erstellen, bearbeiten, deaktivieren und löschen Sie Mitglieder, Verbindungen, Gruppen und andere Administratoren
  • Conjure AD zum Importieren von Benutzern und Gruppen
  • Vermitteln Sie den Vollmitgliedern das Recht, Verbindungen herzustellen
  • Steuern Sie die Fähigkeit von Mitgliedern, private Backups zu erstellen
  • Überprüfen, Zuweisen und Verwalten des Speicherkontingents unter den Mitgliedern
  • Festlegen und Durchsetzen von Kennwortrichtlinien
  • Sitzungsrichtlinien einrichten: Wird verwendet, um den Lebenszyklus von Anmeldesitzungen zu steuern
  • Mobiles Gerät konfigurieren & Datenrichtlinien für Zugriff und Verwendung
  • Konfigurieren Sie die Richtlinien für die Genehmigung mobiler Geräte und das Löschen von Geräten
  • Remote-Wipe-Computer oder mobile Geräte
  • Konfigurieren Sie Integrationspunkte mit Apps von Drittanbietern wie Salesforce, Google Text & Tabellen und Office 365

Dies ist nur eine Zusammenfassung der Sicherheitsfunktionen von Autotask. Wenn Sie mehr erfahren möchten, laden Sie das Sicherheits-Whitepaper herunter, in dem alle Details aufgeführt sind. Obwohl dies sicherlich beeindruckend ist, gibt es andere Anbieter (wie Egnyte), die ähnliche Sicherheitskonzepte haben.

Dateisynchronisierung

Bei der Dateisynchronisierung werden eine (oder mehrere) Dateien und Ordner auf mehreren Geräten verfügbar gemacht. Im einfachsten Sinne geschieht dies durch die Übertragung von Seed-Dateien und -Ordnern in die Cloud, von wo aus sie auf Anfrage an Zielendpunkte verteilt werden.

Der zentrale Dateisynchronisierungsmechanismus von Autotask Workplace funktioniert ähnlich wie Cloud-Speicherlösungen für Endverbraucher: Sobald der Client auf dem Zielcomputer installiert ist (dies kann ein Desktop, ein Smartphone, ein Laptop oder ein Server sein), wird dem Benutzer ein Ordner zur Verfügung gestellt, der als ein zentraler Synchronisierungs-Hub.

Macintosh-Dateisynchronisierung mit Autotask
Dateisynchronisierung über den zentralen Ordner auf einem Gerät.

Autotask erstellt einen Synchronisationsordner, in dem Ordner und Dateien hinzugefügt werden können. Diese Dateien werden von allen verbundenen Geräten gemeinsam genutzt. Ordner können jedoch aus Platzgründen von der Synchronisierung ausgeschlossen werden.

Autotask Soont Windows Sync

Einzelne Ordner werden mit jedem Benutzer synchronisiert, für den ein Projekt freigegeben ist, unabhängig davon, welches Gerät verwendet wird.

Mobile Geräte werden ebenfalls unterstützt. Dateien können für den Offline-Zugriff bevorzugt werden.

Bisherige

Nächster

Alle in diesem Ordner erstellten Dateien oder Ordner werden in die Cloud von Autotask Workplace übertragen, sodass sie an ein Team und andere Computer verteilt werden können, für die die Datei oder der Ordner freigegeben wurde.

Im Gegensatz zu anderen Anbietern von Dateisynchronisierung und Freigabe beschränkt Autotask die Anzahl der Dateien oder die Dateigröße, die synchronisiert werden können, nicht. Dies macht diese Lösung ideal für Unternehmen und Organisationen, die mit großen Dateien arbeiten.

Wir haben gesehen, dass diese Lösung gut mit Architekturbüros und Medienagenturen zusammenarbeitet, die häufig große Dateien auf mehrere Computer, mehrere Büros und Teams verteilen müssen.

Eines der Hauptprobleme beim Umgang mit synchronisierten Daten ist, was tatsächlich mit Endpunkten synchronisiert wird.

Stellen Sie sich ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern vor, die alle von einem zentralen Server mit über 200 GB Dateien und Ordnern aus arbeiten. Wenn eine neue Mitarbeiterin in das Unternehmen eintritt, soll sie dann all diese Daten mit ihrem einzelnen Computer synchronisieren? Einerseits würde es eine ganze Weile dauern und auch ihre Festplatte schnell füllen.

Hier kommt die „selektive Synchronisierung“ ins Spiel. Die meisten Dateisynchronisierungslösungen für Endverbraucher ermöglichen die selektive Synchronisierung von Dateien nach dem Aufrufen von Menüs und Einstellungen. Wenn Sie Glück haben, finden Sie Optionen zum Drilldown in Unterordner.

Was uns an Autotask gefallen hat, ist, dass Administratoren festlegen können, wie der Client reagiert, wenn neue Projekte verfügbar sind:

Autotask Selective Sync

Wenn neue Projekte erstellt werden, können sie automatisch mit persönlichen Geräten synchronisiert werden. Autotask Workplace kann jedoch so eingestellt werden, dass Fragen gestellt werden, bevor etwas ausgeführt wird, oder alles manuell synchronisiert wird. Anschließend können Sie zur selektiven Synchronisierung einen Drilldown in die Unterordnerebene durchführen.

Warum ist selektive Synchronisierung nützlich??

Wir haben einigen Anwaltskanzleien geholfen und mit ihnen zusammengearbeitet, die eine selektive Synchronisierung für ihre tägliche Arbeit als wesentlich erachten: Sie können jederzeit mit Dutzenden von Akten gleichzeitig arbeiten und ihre Mitarbeiter müssen schnell zwischen einem Gericht und der Kanzlei wechseln.

Der jederzeitige Zugriff auf Falldateien ist von entscheidender Bedeutung. Geschlossene Falldateien werden jedoch nicht benötigt. Aus diesem Grund können sie nicht synchronisiert werden, wodurch die Arbeit effektiver und effizienter wird. Wenn jedoch eine Referenz aus einem älteren Fall benötigt wird, können Mitarbeiter diese Dateien einfach wieder synchronisieren.

Eine wichtige Sache ist, dass jemand, der einen Ordner aus dem Synchronisierungsordner löscht, von der Festplatte gelöscht wird. Autotask Workplace Soonr behält jedoch weiterhin eine Kopie dieses Ordners in der Cloud.

Dateien und Ordner können nur dauerhaft von der Weboberfläche gelöscht werden.

Wenn Sie eine große Anzahl von Dateien haben, die synchronisiert werden müssen, verwendet Autotask eine Funktion namens LAN-Synchronisierung, mit der Dateien schnell auf Computern im selben Netzwerk synchronisiert werden. Dies hilft, neue Mitarbeiter schnell zu starten, indem ihnen Zugriff auf wichtige Dateien gewährt wird.

Ordner dauerhaft aus der Cloud löschen.

Datenaustausch

Die gemeinsame Nutzung von Dateien ist die Essenz eines jeden Produkts zur Synchronisierung und Freigabe von Unternehmensdateien. Es ermöglicht Unternehmen, effektiver zu arbeiten, indem Dateien auf eine beliebige Anzahl von Personen verteilt werden. Unternehmen, die mit großen Dateien arbeiten, haben eine Reihe von Problemen wie:

  • So senden Sie große Dateien per E-Mail an Kunden
  • So stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter des Unternehmens mit der richtigen Version einer Datei arbeiten
  • Verwalten von Updates für größere Projekte, wenn mehr Personen beteiligt sind
  • So verwalten Sie große Projekte und Dateien in drei oder mehr Büros

Alle oben beschriebenen Szenarien erfordern die gemeinsame Nutzung von Dateien. Mit Autotask Workplace gibt es zwei grundlegende Möglichkeiten, Dateien aus einem Projekt freizugeben:

Erstellung öffentlicher Links

Durch das Erstellen eines öffentlichen Links für ein Projekt können Sie eine Datei oder einen Ordner für Kunden oder Mitarbeiter freigeben, die nicht Teil eines Kernteams sind (dh sie haben kein Konto bei Autotask Workplace)..

Diese Funktion wurde speziell für das Senden einer Schnelldatei oder eines Vertrags per E-Mail an Kunden entwickelt. Autotask begrenzt die Größe einer Datei oder eines Ordners nicht, sodass jede Datei gesendet werden kann. Wir haben dies erfolgreich mit 5 GB Rohvideodateien und großen Photoshop-Dateien getestet.

Beim Erstellen eines öffentlichen Links bietet Autotask Soonr dem Benutzer zahlreiche Sicherheitsoptionen und ermöglicht Clients sogar das Hochladen oder Ändern von Dateien über einen öffentlichen Link. Wenn das Kontrollkästchen “Upload aktivieren” aktiviert ist, wird einem Client eine Oberfläche angezeigt, über die er die Ordnerstruktur anzeigen und Dateien hochladen oder herunterladen kann.

Öffentliche Links vom Desktop aus erstellen
Öffentliche Links können erstellt werden, sodass jeder mit dem Link auf eine Datei oder einen Ordner zugreifen kann.

Um die Sicherheit weiter zu verbessern, wählen Sie ein personalisiertes Datei- oder Ordnerkennwort, wählen Sie aus, wie oft eine Datei heruntergeladen werden kann, und löschen Sie den öffentlichen Link nach einem bestimmten Datum. Öffentliche Links können über die Weboberfläche, innerhalb der Standard-Datei- / Ordnerstruktur des Betriebssystems (über das Kontextmenü) oder über eine mobile App erstellt werden.

Eine nette Funktion, die wir in vielen anderen EFSS-Lösungen noch nicht gesehen haben, ist die Möglichkeit, eine Datei in das PDF-Format zu konvertieren (dies gilt für Präsentationen, Dokumente, Tabellenkalkulationen und sogar Photoshop.psd-Dateien.)

Privates Gemeinschaftszimmer

Sie können auch eine Datei oder einen Ordner für Ihr Team freigeben (dh alle Personen mit einer AWP Soonr-Lizenz, die als Teammitglieder verbunden sind). Wir werden im Abschnitt “Zusammenarbeit” dieser Überprüfung näher auf diese Funktion eingehen.

Dateizugriff

Für jedes Unternehmen muss ein EFSS-Anbieter eine Vielzahl von Zugriffstypen in die Tabelle aufnehmen, damit er sich in den Workflow und die aktuelle Dateihierarchie des Unternehmens integrieren kann.

Während der Web- und Mobilzugriff heutzutage ziemlich Standard ist, müssen Sie sicherstellen, dass eine EFSS-Lösung auch Integrationen für WebDAV oder andere Protokolle bietet. Bestimmen Sie, welche Zugriffstypen für Ihr Unternehmen kritisch sind, und wählen Sie dann einen entsprechenden Anbieter aus.

Autotask Workplace bietet eine Vielzahl von Dateizugriffstypen:

Web-Zugang

Auf jede Datei oder jeden Ordner kann über das Webpanel zugegriffen werden, wenn Sie mit einem entsprechenden Benutzernamen und Passwort angemeldet sind.

Tatsächlich können Sie ein ganzes Team über die Weboberfläche verwalten, z. B. Zugriffsrechte gewähren oder widerrufen, Dateien löschen, hinzufügen oder ändern und Dateien in Unterordner verschieben. Die Dateisuche ist verfügbar, sucht jedoch nur nach Dateinamen, wodurch der Umfang der Suche eingeschränkt wird.

Wir hätten uns eine Metadatensuche oder ein Tagging von Dateien gewünscht.

Benutzer können Dateien über die Webanwendung in der Vorschau anzeigen, und Autotask verarbeitet viele Dateitypen gut. Wir waren etwas traurig zu sehen, dass in Photoshop-Dateien keine gerenderte Vorschau angezeigt werden konnte, und wir hoffen, diese Funktion in zukünftigen Ergänzungen der Software zu sehen.

Office-, PDF- und Bilddateien werden gut gerendert, aber keine Überraschung. Dafür werden die meisten Unternehmen es verwenden.

Lokaler Zugriff über Dateisynchronisierung

Autotask kann Dateien aus der Cloud mit einem Computer synchronisieren, sodass sie offline bearbeitet, angezeigt oder gelöscht werden können. Jede geänderte Datei oder jeder geänderte Ordner wird in die Cloud hochgeladen und für alle sichtbar gemacht, für die der Ordner oder die Datei derzeit freigegeben wird.

Mobiler Zugang

Auf alle synchronisierten Dateien kann über ein mobiles Gerät zugegriffen werden. Durch die Bevorzugung können Dateien für die Offline-Bearbeitung auf einem Mobiltelefon verfügbar gemacht und hochgeladen / synchronisiert werden, sobald eine Netzwerkverbindung verfügbar ist.

Die Soonr Workplace Mobile App für iOS und Android kann eine neue erstellen:

  • Kritzeln (Anmerkung)
  • Dokument (Word)
  • Tabellenkalkulation (Excel)
  • Präsentation (PowerPoint)
  • Hinweis (Text)
  • Foto
  • Video

Wird in der Soonr-Cloud gespeichert und mit all Ihren Geräten synchronisiert.

WebDAV

Wenn Sie auf einem Computer auf persönliche Cloud-Ordner zugreifen müssen, Dateien jedoch nicht lokal synchronisieren möchten oder können, stellen Sie eine Verbindung über das WebDAV-Protokoll her und ermöglichen Sie eine Verbindung zu Autotask Workplace Soonr als Laufwerk.

Beachten Sie, dass WebDAV ein ziemlich veraltetes Protokoll ist und wir nicht empfehlen, es in einer produktiven Geschäftsumgebung zu verwenden.

Greifen Sie über das WebDav-Laufwerk auf Dateien zu

Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit ist das Herzstück jeder Software zur Synchronisierung und Freigabe von Unternehmensdateien. Autotask Workplace Soonr ist keine Ausnahme. Wie in den vorherigen Kapiteln gezeigt, verwendet Autotask verschiedene Methoden für die Zusammenarbeit.

In diesem Kapitel befassen wir uns mit der Teamzusammenarbeit. Im Kapitel “Dateifreigabe” haben wir gesehen, wie Sie über die Funktion “Öffentlichen Link freigeben” mit externen Personen zusammenarbeiten können.

Jetzt werden wir uns die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens genauer ansehen. Es spielt keine Rolle, ob die Organisation nur ein Büro hat, in dem Mitarbeiter im selben Gebäude oder in denselben Büroräumen zusammenarbeiten, oder ob die Mitarbeiter auf verschiedene Kontinente verteilt sind.

Um ein Projekt freizugeben, können Sie entweder einen Ordner von einem Computer im synchronisierten Ordner über das Kontextmenü oder über das Web oder den mobilen Client auswählen. Die Steuerelemente und Sicherheitsfunktionen sind unabhängig von der Methode gleich.

Wenn ein Projekt jedoch über den Desktop freigegeben wird, müssen Sie über die Weboberfläche Zugriff auf diesen Ordner gewähren. Wir fanden das etwas verwirrend und hätten uns eine nahtlose Integration der Projektfreigabe über alle Zugangspunkte gewünscht.

Durch die Webfreigabe können Administratoren einen freigegebenen Ordner leistungsstark steuern. Daher ist es sehr intuitiv zu steuern, wer sieht, was sich in einem Ordner befindet. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

  • Voller Zugriff – Ein eingeladenes Teammitglied kann praktisch alles mit dem Inhalt des Ordners machen.
  • Erstellen und ändern – Eine eingeladene Person kann neue Unterprojekte erstellen und Dateien ändern.
  • Ändern – Ein Benutzer kann Dateien ändern, aber keine neuen Ordner erstellen.
  • Schreibgeschützt – Ein eingeladener Benutzer kann den Inhalt eines Ordners lesen, aber nichts darin schreiben.

Darüber hinaus kann der Administrator festlegen, ob ein eingeladener Benutzer Ordner erneut freigeben und öffentliche Links erstellen kann, was standardmäßig deaktiviert ist.

Diese Funktion unterscheidet Autotask von anderen Lösungen wie Dropbox, bei denen es sich um einen Alles-oder-Nichts-Ansatz handelt. Wenn Sie Benutzer in einen Ordner einladen, erhalten Sie das Recht, ihn erneut an andere Personen weiterzugeben.

Wenn Sie mit vielen Benutzern innerhalb desselben Projekts zusammenarbeiten, wird es schnell sehr schwierig zu überwachen, wer gerade eine Datei bearbeitet, und die richtige Version zu ermitteln. Eine Funktion, die uns besonders gut gefallen hat, war daher das Sperren von Dateien während des Bearbeitungsprozesses.

Sobald eine Datei gesperrt ist, kann niemand im Team sie bearbeiten, bis der Administrator sie entsperrt. Die Sperrfunktion sorgt für Klarheit und spart Zeit beim Durchsuchen von Dateien. Noch cooler: Dateien können entweder über die Weboberfläche oder die Desktop-App gesperrt werden.

Alle gesperrten Dateien sind mit einem Schlosssymbol gekennzeichnet.

Sollte jemand in einem Team eine Datei falsch speichern oder löschen, kommt die Versionsfunktion von Autotask ins Spiel, da eine unbegrenzte Anzahl von Dateiversionen für einen Zeitraum von sechs Monaten gespeichert wird.

Autotask Workplace verfügt über ein integriertes Kommentarsystem, mit dem Benutzer Gedanken und Statusberichte austauschen und sie direkt an ein Projekt anhängen können. Benachrichtigungen über Dateikommentare können per E-Mail oder SMS gesendet werden.

Eine besondere Frage, die wir oft sehen, ist:

Muss ich alles, was ich habe, mit der Cloud synchronisieren??

Die einfache Antwort lautet nein. Wenn ein Projekt erstellt wird, fragt Autotask Workplace den Benutzer, ob das Projekt mit allen Computern und Geräten synchronisiert werden soll oder nicht.

Darüber hinaus kann ein Benutzer steuern, welche bestimmten Geräte mit einem Ordner synchronisiert werden. Sie arbeiten beispielsweise an drei verschiedenen Maschinen:

  • Büroarbeitsplatz
  • Arbeitscomputer
  • Persönlicher Laptop

Das Übertragen von Geschäftsdateien auf einen persönlichen Laptop kostet natürlich viel Geld auf der winzigen Festplatte eines PCs. Sie können also nur die wichtigsten Dokumente auswählen, die lokal übertragen werden sollen. Hier spart die selektive Synchronisierung den Tag.

Bei der Überprüfung eines EFSS-Anbieters betrachten wir die Arten und die Vielfalt der Integrationen für die Dokumentbearbeitung, da große Unternehmen mit Tausenden (wenn nicht Hunderttausenden) von Dokumenten arbeiten. Aus diesem Grund ist die mobile Bearbeitung und der einfache Zugriff auf diese Dokumente eine wichtige Funktion in jedem legitimen EFSS-Dienst.

Autotask bietet die Bearbeitung von Dateien über einen Webbrowser und seine mobile App (mehr dazu in unserem Abschnitt “Mobiler Zugriff”). Sie können zwischen der Bearbeitung von Dokumenten wählen über:

  • Google Dokumente
  • Eine Fahrt
  • Büro 365

Oder öffnen Sie einfach eine App auf Ihrem persönlichen Gerät. Dateiänderungen werden gespeichert und für alle Mitglieder des Projekts sofort sichtbar gemacht. Nachdem eine Datei gespeichert und eine neue Version erstellt wurde, können Sie innerhalb der letzten sechs Monate zu einem beliebigen Status dieser Datei zurückkehren.

Mobiler Zugang

Mobilität ist ein entscheidender Bestandteil der Arbeitsweise von Unternehmen in der heutigen Welt.

Laut einem ESNA-Forschungsbericht arbeiten mehr als 20% der weltweiten Belegschaft dank mobiler Geräte wie Smartphones und Tablets per Telearbeit. Es ist unnötig zu erwähnen, dass Benutzer heutzutage alle ihre kritischen Dateien jederzeit bei sich haben möchten.

Der Zugriff auf eine PowerPoint-Präsentation am Flughafen bietet viele Vorteile. Änderungen können sofort vorgenommen und mit einem globalen Team synchronisiert werden, da die Vertriebsmitarbeiter gemeinsam an einer Kundenpräsentation arbeiten, unabhängig davon, wo auf der Welt sie sich befinden.

Autotask Workplace nimmt die Sicherheit der Verwaltung mobiler Geräte ernst und bietet mit seinen Android-, iOS- und Blackberry-Apps ein reibungsloses mobiles Erlebnis. Benutzer können über die mobile App auf freigegebene Projekte, Dateien und Ordner zugreifen – als würden sie auf einem Desktop-Computer durch dieselben Dateien navigieren.

Obwohl die mobilen Apps gut funktionieren, fanden wir sie manchmal etwas klobig und die interessantesten Funktionen werden normalerweise von der Benutzeroberfläche ausgeblendet. Mit der Zeit sollte man jedoch in der Lage sein, alle zugehörigen Bearbeitungswerkzeuge zu finden. Das Hervorheben oder Zeichnen von Elementen in einem Dokument oder einer Präsentation ist beispielsweise einfach und intuitiv, wie Sie in dieser Demonstration sehen können:

Eines der größten Risiken für Unternehmen, wenn ein Gerät gestohlen wird oder verloren geht, ist die Weitergabe wichtiger Daten an nicht autorisierte Dritte. Viele EFSS-Lösungen haben die Funktion „Remote Wipe“ eingeführt, mit der ein Administrator alle zugehörigen Dateien remote löschen kann, ohne auf das physische Gerät zugreifen zu müssen.

Autotask ist keine Ausnahme. Wählen Sie im Admin-Bereich einfach das Gerät aus, das Sie löschen möchten, und es hat keinen Zugriff mehr auf freigegebene und synchronisierte Ordner.

Eine Funktion, die wir bei anderen Anbietern von Unternehmensdateisynchronisierung und -freigabe nicht gesehen haben, ist die Möglichkeit, über ein Mobilgerät auf die Datei eines Computers zuzugreifen. Um diesen Vorteil nutzen zu können, muss er speziell in der Soonr-App aktiviert sein.

Diese Funktion ist nützlich, wenn eine wichtige Datei im Büro vergessen wurde, sie jedoch für eine Präsentation außerhalb des Standorts benötigt wird. Wie im Abschnitt “Sicherheit” zu sehen ist, können Benutzer eine Vielzahl von Sicherheitsrichtlinien (auf Mobilgeräten) einrichten, z.

  • Deaktivieren Sie die Dokumentbearbeitung pro Mobilgerät in einem Team
  • Erzwingen Sie die Authentifizierung bei Verwendung eines mobilen Geräts
  • Der Export mobiler Dateien ist nicht zulässig, um die Sicherheit vertraulicher Dateien zu erhöhen

Insgesamt fanden wir aus Sicht des Endbenutzers das mobile Erlebnis angenehm. Es funktioniert so, wie Sie es von einer Consumer-App erwarten würden.

Dies macht es sehr wahrscheinlich, dass eine Belegschaft es schnell einführt und es sogar Alternativen wie Dropbox vorzieht (aufgrund der erweiterten Bearbeitungsfunktionen). Für Administratoren haben wir festgestellt, dass die Sicherheits- und Geräterichtlinienfunktionen in Kontextmenüs etwas vergraben sind, wo sie leicht übersehen werden können.

Dateisperrung Mobiles Gerät
Sperren einer Datei während der Bearbeitung auf einem mobilen Gerät.

Sperren einer Datei während der Arbeit an einem mobilen Gerät.

PowerPoint-Präsentationen können für schnelle Änderungen im laufenden Betrieb bearbeitet werden.

Bevorzugte Dateien können für den Offline-Zugriff heruntergeladen werden.

Bisherige

Nächster

Cloud-Backup

Im Cloud-Speicherbereich für Endverbraucher herrscht häufig Verwirrung über den Unterschied zwischen einem Dateisynchronisierungs- und einem Cloud-Sicherungsdienst. Hier bei Cloudwards.net betonen wir immer, dass die Dateisynchronisierung keine Sicherung ist.

Jetzt gibt es einige Dienste, die sowohl Synchronisierung als auch Sicherung durchführen. Diese Trends werden auch von Unternehmensanbietern langsam übernommen. Aus diesem Grund haben wir uns gefreut, in der Autotask Workplace Soonr-App eine spezielle Cloud-Sicherungsfunktion zu finden, mit der wir jede Datei oder jeden Ordner auswählen und in einen separaten Sicherungsstapel verschieben konnten.

Autotask Cloud-Backups

Diese Sicherung zählt zwar für ein Gesamtkontingent, ist jedoch völlig unabhängig von Ihren synchronisierten Projekten und sollte auf diese Weise behandelt werden. Wir empfehlen, es für Ihre wichtigsten Geschäftsdateien einzurichten, damit Ihr Unternehmen nach einem Festplattenausfall oder einer ähnlichen Katastrophe wieder betriebsbereit ist.

Im Einstellungsmenü können Sie auswählen, wann synchronisiert und gesichert werden soll (oder beides), abhängig von der verwendeten Internet- oder Netzwerkverbindung. Wenn der einzige verfügbare Zugangspunkt das schwache WLAN des Flughafens ist, können Sicherungen deaktiviert werden und Sie können festlegen, dass nur wichtige Projektdateien synchronisiert werden.

Sowohl die Sicherungs- als auch die Synchronisierungsgeschwindigkeit haben sich in unseren Tests hervorragend bewährt. Wir haben Autotask mit den folgenden wichtigen Cloud-Speicherdiensten verglichen:

  • iCloud (YouTube-Link)
  • Google Drive
  • Dropbox
  • Eine Fahrt
  • Amazonas

Hier sind unsere Ergebnisse:

Vergleich der Cloud-Speichergeschwindigkeit

Wir haben mit großen und Tausenden kleineren Dateien getestet, um festzustellen, wie Autotask mit variablen Dateigrößen und -typen umgeht.

Wenn Sie eine Backup-App des Kalibers Crashplan oder IDrive erwartet haben, seien Sie bereit für Enttäuschungen. Während bestimmte Dateien oder Ordner ausgeschlossen werden können, gibt es keine Planungsfunktionen oder die Möglichkeit, Sicherungssätze für bestimmte Inhaltstypen zu erstellen, die häufiger gesichert werden.

Berichte & Prüfung

Sobald ein Unternehmen oder eine Organisation wächst, wird es schwierig zu verfolgen, wer Zugriff auf Dateien und Daten auf den Servern des Unternehmens hat. Unternehmen fügen weltweit immer wieder Mitarbeiterzugriff auf Dateien hinzu und entfernen diesen. Daher muss es eine Möglichkeit geben, den Zugriffspfad von Daten zu steuern.

Mit Autotask Workplace können Administratoren benutzerdefinierte Berichte nach Ereignistyp erstellen. Darüber hinaus können Berichte von Geräten und Benutzern gleichermaßen erstellt werden.

Dies ist praktisch, wenn ein Unternehmen einen Mitarbeiter loslassen und überprüfen muss, auf welche Dateien diese Person in der letzten Woche oder im letzten Monat Zugriff hatte. Administratoren können auch sehen, welche Dateien freigegeben, abgerufen, bearbeitet und nach Datum oder Benutzer sortiert wurden – damit nichts verloren geht.

Dies gibt einem Administrator die ultimative Kontrolle über Unternehmensdaten und Berichte können für interne Überwachungszwecke archiviert werden.

Autotask Soonr Geräteberichte

Autotask Workplace Team-Berichte und -Statistiken

Ebene der Autotask-Berichtsdatei

Bisherige

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Endgültiges Urteil & Empfehlung

Herzlichen Glückwunsch, wenn Sie bei dieser Rezension mit 5.000 Wörtern bei uns geblieben sind! Sie wissen jetzt nicht nur, worauf es bei der Auswahl einer EFSS-Lösung ankommt, sondern haben auch einen guten Überblick darüber, wie Autotask Workplace Soonr einem Unternehmen oder Unternehmen bei der Dateisynchronisierung über mehrere Geräte und mobile Teams hinweg hilft.

Wir möchten die Gefahren der Verwendung von Cloud-Dateisynchronisierungslösungen für Endverbraucher in einem großen Unternehmen hervorheben. Obwohl sie möglicherweise billiger sind, bergen Dienste für Verbraucher Sicherheitsrisiken wie mangelnde Verschlüsselung und geringe Kontrolle über die Freigabeberechtigungen.

Autotask Workplace kann einem Unternehmen zum Wachstum verhelfen, indem es sichere und einfache Möglichkeiten bietet, Benutzer, Teammitglieder hinzuzufügen, Berechtigungen zu steuern und neue Projekte zu erstellen. Während Autotask eine eingehende technische Kontrolle ermöglicht, ist keine IT-Abteilung erforderlich, um die App zu verwalten.

Wir glauben, dass sie gute Arbeit geleistet haben, um eine umfassende Lösung für den Endbenutzer auf Unternehmensebene zu entwickeln. Die iOS-Apps wurden von den Entwicklern von Autotask mit Sicherheit am meisten geliebt, da sie im Vergleich zur Android-App eine viel bessere Erfahrung und mehr Funktionen bieten.

Wenn Sie nach einer Projektmanagement-Software suchen, mit der Sie Fristen für bestimmte Dateien und Ordner festlegen, Personen in einer Organisation Aufgaben zuweisen und Erinnerungen an versäumte Fristen bereitstellen können, sollten Sie sich anderswo umsehen.

Für die Mehrheit der durchschnittlichen Unternehmen reichen die von Autotask bereitgestellten Kommentarfunktionen aus.

Es gibt heute viele Anbieter von Enterprise File Sync und Share auf dem Markt. Autotask Workplace ist sicherlich einer der führenden Dienste, zusammen mit:

  • Egnyte
  • Synchronität
  • Haufen

Wenn Sie interessiert sind, vereinbaren Sie noch heute eine persönliche Demo für Ihr Unternehmen mit uns.

Kim Martin Administrator
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