Autotask Workplace (Soonr) gennemgang

Kraftig firmafilsynkronisering og delingsudbyder til virksomheder af enhver størrelse, der leder efter øget mobilitet og bedre sikkerhed end forbrugerklasse filsynkroniserings- og deleløsninger kan tilbyde.

Oversigt over autotask Workplace Review

Når en virksomhed er vokset til en bestemt størrelse, og de første medarbejdere begynder at sildre ind, klipper en traditionel filsynkronisering og deleløsning af forbrugerklasse simpelthen ikke længere mønsteret. Mens Dropbox er den perfekte pasform til freelancere eller små bureauer, der ønsker at hurtigt dele filer og mapper med klienter, opfylder den ikke kravene fra mange små til mellemstore virksomheder, der har fem personer og mere under deres fløj.

En voksende virksomhed er nødt til at sikre, at de mest følsomme og fortrolige filer forbliver i fuld kontrol over virksomheden. Med forbrugerklasse-fildelingsværktøjer er det – for det meste – en alt-eller-intet-tilgang: når en mappe deles, har den person, den deles med, total kontrol over indholdet.

Filer kan slettes ved et uheld, deles igen med uautoriserede tredjeparter og ansatte eller blot redigeres af de forkerte personer.

Enterprise synkroniserings- og delingsløsninger, såsom Autotask Workplace Soonr, der er præsenteret i denne anmeldelse, sætter dig tilbage i førersædet. Det betyder ikke noget, om du fører tilsyn med en virksomheds IT-afdeling, eller du er CFO for en fortune 500-virksomhed eller direktør for et digitalt marketingbureau.

Markedet for EFSS-løsninger (enterprise file sync and share) er blevet meget overfyldt, og hver markedsaktør har fordele og ulemper, som skal overvejes, før man kaster sig ned i at sende firmafiler til skyen.

I denne Autotask Workplace Soonr-gennemgang dissekerer vi, hvem dette produkt er til, hvorfor det er nyttigt og dækker specifikke funktioner, funktioner og fordele. Så du kan beslutte, om det er en nyttig tilføjelse til dit forretningsproduktivitetsarsenal.

Hvem er Autotask Workplace Soonr for?

Autotask Workplace / Soonr er en filsynkroniserings- og delingsløsning (eller business cloud storage), der giver Enterprise-klar sikkerhed og samarbejdsaktivering.

Hvad betyder det?

I modsætning til konkurrenter (som Dropbox og OneDrive) tilbyder Autotask Workplace integreret mobil dokumenthåndtering (MDM) og enhedssikkerhed. Administratorer kan tilføje eller fjerne medarbejdere fra adgang til Autotask-skyen og sikre, at data forbliver under virksomhedskontrol, når en enhed går tabt eller stjæles – eller en medarbejder forlader virksomheden.

Vi anbefaler Autotask Workplace til SMB’er med fem ansatte eller mere, selvom det i nogle tilfælde også kan give mening med færre mennesker i et team, ligesom et agentur, der beskæftiger sig med meget store filer (CAD, Photoshop eller videofiler). Autotask tilpasser sig virksomhedernes behov, hvilket gør tilføjelse eller fjernelse af mennesker fra et praktisk taget delt miljø til en hurtig oplevelse.

Hvis du forventer, at AWP Soonr vil være en fuldstændig projektstyringssoftware, kan du overveje at se andre steder, fordi det ikke er tilfældet. Mens du kan tilføje kommentarer til filer og mapper, mangler det oprettelse af opgave og frist for projekter.

Her er et nærmere kig på Autotask Workplace Soonrs faktiske funktioner og muligheder:

Stærk sikkerhed

I dagens verden er sikkerhed vigtigere end nogensinde før på grund af hackere, tyveri og datatab.

1. On-the-road adgang til filer og dokumenter

Hvis du er på vej til at møde klienter eller deltage i et møde, skal du sørge for, at alle de nødvendige filer er lige ved hånden.

2. Del filer sikkert med eksterne brugere

At sende kontrakter, præsentation eller regneark til klienter og kolleger er almindelig praksis i disse dage. Den traditionelle måde at sende e-mails er bare risikabel og besværlig.

3. Dokumentadgang uden for netværket

Adgang til dokumenter, selvom du ikke er inde i virksomhedens netværk, kan til tider være vanskeligt.

4. Stol på VPN eller FTP til fjernadgang

VPN og FTP er ikke meget brugervenlige og kan være upålidelige, især når der er tale om store filer.

Planer & Prisfastsættelse

For at forstå, hvorfor priserne på Autotask Workplace faktisk er temmelig gode, skal man undersøge, hvorfor andre leverandører ser ud til at tilbyde så meget mere lagerplads, f.eks. Egnyte. De fleste leverandører med ekstremt generøs opbevaringskvote sætter visse begrænsninger for: 

• filstørrelse (lige fra 2 GB til 10 GB)
• mængde filer der kan synkroniseres (nogle begrænsninger begynder at sparke ind efter 100K filer, nogle efter 3M afhængigt af planen) 
• filversioner (tjenester, der tilbyder masser af lagerplads, tæller normalt filversioner på det pågældende kontingent. Du kan enten begrænse de versioner, der er oprettet af en fil, som ikke er ideel, eller opgradere til en meget dyrere plan)

Nu kan Autotask Soonr komme en smule kort på den inkluderede standardmængde på 50 GB pr. Bruger pr. Måned, men de rammer dig ikke med de ovennævnte begrænsninger. Når det er sagt, her er planerne og prisfastsættelsen for Autotask: 

Så hvad koster det? 

Nu giver prissætningstabellen dig en ret anstændig idé, men lad os se på et eksempel: 

Josh ejer et digitalt marketingbureau, han driver et lille team på 6 personer, så dette inkluderer 7 personer i alt inklusive ham. Derudover kører de en Windows 2008 Server, hvor de er vært for vigtige filer fra virksomhedens sky. Disse filer skal også synkroniseres. Så hvor mange “brugere” eller “licenser” skal Josh købe? 

Josh skal købe 7 + 1 licenser (en ekstra licens til serveren). Hvis han ønsker, at hver person på teamet skal kunne oprette og synkronisere projekter individuelt. 

8 x $ 13 = $ 107 per måned. 

At købe 8 licenser ville give ham 450 GB samlet lagerplads. 

Nu vil hver bruger få 50 GB lagerplads, men Autotask giver brugerne mulighed for at tildele lagerkvoter, så Anne fra regnskabsførende, der kun har brug for 5 GB af hendes 50 GB, kan omfordele de resterende 45 GB til John, der har at gøre med større Photoshop og andre mediefiler. 

Selvom denne prisfastsættelse ikke er den nemmeste at forstå, har den bestemt en masse fordele i betragtning af at den gennemsnitlige bruger kun har brug for et par gigabyte synkroniseringsplads. I teorien kunne Josh endda købe mindre licenser, hvis han f.eks. Antog fælles brug af en konto for en afdeling. 

Hvis Josh har brug for mere lagerplads, kan han købe flere gigabyte i trin på 100 GB. 

Industrier tjente

En masse organisationer, der er interesseret i EFSS, kommer fra industrier som:

• Healthcare
• Konstruktion
• gyldige
• Finansiere
• Ikke-overskud
• Reklame
• Produktion
• Uddannelse

I denne Autotask Worplace-gennemgang vil vi se på specifikke tilfælde for at se, om denne særlige løsning opfylder sikkerhedskriterierne, især når du overfører følsomme data, eller når den udsættes for regulatoriske begrænsninger som HIPAA – hvor et detaljeret revisionsspor af filadgang er påkrævet.

Autotask blev grundlagt i 2001 og positionerede sig som et it-servicevirksomhed, der tilbyder komplette IT-forretningsstyringsløsninger såsom endepunktstyring, billetsystemer og for nylig, filsynkronisering og deling som en enkeltstående løsning. De er erhvervet i 2014 af private equity-firmaet Vista Equity Partners.

Virksomheden ledes nu af administrerende direktør Mark Cattini.

Styrker & Svagheder

Filsynkronisering og deling forklaret

Lad os kort opsummere, hvad filsynkronisering og deling er, før vi dykker først ind i anmeldelsen. Mennesker, der kender Dropbox, Google Drive eller OneDrive, har muligvis allerede en vag idé om, hvordan FSS fungerer.

En filsynkroniserings- og delingsudbyder (også kendt som en sky- eller online-lagringstjeneste) gør virksomhedsdata tilgængelige for registrerede enheder overalt, der er internetaktiveret. Det betyder ikke noget, om filerne og mapperne sidder på en server i virksomhedens lokaler eller er placeret på en personlig computer.

En filsynkronisering og deling af klient tilsluttes din nuværende infrastruktur og giver alle teammedlemmer og godkendte parter adgang til lokalt lagrede filer hvor som helst.

Klienten uploader oplysninger til udbyderens servere på en krypteret måde (ideelt) og distribuerer derefter disse filer, hvor en anden forekomst af softwaren er installeret og specifikke rettigheder er tildelt. Dette kan være på en bærbar computer, en mobilenhed eller på en anden server.

Du vælger, hvor filerne skal gå, og hvem der har adgang til dem.

Når alle filerne er uploadet til skyen, kan de redigeres af et team og derefter synkroniseres tovejs. Alle ændringer til filen bliver øjeblikkeligt synlige på tværs af synkroniserede enheder.

Fildeling er generelt opdelt i to dele:

1. Offentlig link og deling af mapper.
2. Privat projektsamarbejde med teammedlemmer.

Når du opretter offentlige links, kan enhver, der linkes til, åbne filen, hvilket er nyttigt til at sende store filer til klienter. Løsninger til forretningsdeling af fildeling giver dig mulighed for at indstille et kodeord eller udløbsdatoer for offentlige links, hvilket gør dem mere sikre.

På den anden side er der projektlink, der bruges til at samarbejde om filer og mapper i virtuelle datarum med kolleger. Delte projekter kræver, at hver deltager har en EFSS-softwarelicens. Projektandele er generelt mere fleksible, hvilket gør det muligt for projektsejeren at indstille specifikke adgangsrettigheder (såsom read-only).

EFSS-softwareleverandører beskæftiger en lang række arkitekturtyper lige fra cloud-tilnærmelsesmetoder (Dropbox / Box), til en privat sky (platformen er helt implementeret i et privat datacenter) eller hybrid skymodeller (Egnyte / Autotask), hvor du kan vælge, hvilke filer der skal til skyen, og hvilke der forbliver på stedet.

Sikkerhed spiller en vigtig rolle i processen med at overføre filer til skyen og tilbage til slutpunkter. Derfor starter vi denne Autotask Workplace-gennemgang med en oversigt over deres sikkerhedskoncepter.

Sikkerhed

Sikkerhed er en stor bekymring for virksomhederne. Risikoen er alt for reel – hver dag hører vi om organisationer, der bliver brudt (Target, Home Depot, Sears, Michaels og mange flere). Dette betyder ofte tab af fortrolige oplysninger som socialsikringsnumre, kreditkort og kundedata.

Virksomheder er nødt til at spørge sig selv, hvilken indflydelse en overtrædelse (enten intern eller ekstern) vil have på dem, kunder, kunder og bundlinjer.

I en undersøgelse fra 2013 af Enterprise Strategy Group blev det konstateret, at over 50% af virksomheder og organisationer er bekymrede over datatab eller tyveri på grund af et vellykket udendørs angreb på en FSS-tjenesteudbyder, 48% frygter risikoen for utilsigtede dataforbrud forårsaget af medarbejdere, enten ved et uheld eller bevidst malcontent.

Autotask Workplace Soonr giver virksomheder en række sikkerhedsfunktioner og certifikater. Al hardware ejes og administreres af Autotask, og de tilbyder klienter Geo-redundant, niveau 3, SSAE16 reviderede datacentre (to pr. Region). Deres datacentre opsættes ved hjælp af RAID6 og en spejlet sikkerhedskopieret med replikation.

I modsætning til cloud-opbevaringstjeneste af forbrugerkvalitet er Autotask ikke afhængig af et delt hostingmiljø, men bruger modulopbyggede gruppeformede serverfarme til belastningsbalancering og skalerbarhed af tjenester.

Kryptering er bestemt en af ​​de vigtigste funktioner, som virksomhederne leder efter, især når de flytter fra forbrugertjenester som OneDrive eller Dropbox. Autotask Workplace krypterer filer under transit og i hvile – ved hjælp af 256-bit AES-kryptering.

For yderligere at adskille hold, brugere og filer er der en unik roterende krypteringsnøgle for hver enkelt fil. Ingen af ​​nøglerne gemmes klart, i stedet krypteres de med en hovednøgle, og der oprettes en forbindelse med VeriSign-certifikatbaseret servergodkendelse.

Så der er ingen risiko for, at brugeragenten vil samarbejde med andre servere end Autotask Workplace Soonr. En af Autotask’s styrker, efter vores mening, er evnen til at kontrollere adgangstilladelser og opsætte enhedspolitikker på verdensplan. Når en ny medarbejder tilslutter sig virksomheden, kan politikker anvendes til denne bruger automatisk og tilpasses yderligere efter behov.

Tidligere

Næste

Her er en liste over administrator- og sikkerhedsfunktioner, der kan være relevante for en virksomhed:

• Opret, rediger, deaktiver og slet medlemmer, forbindelser, grupper og andre administratorer
• Conjure AD til import af brugere og grupper
• Formidle til alle medlemmer retten til at oprette forbindelser
• Kontroller medlemmers evne til at oprette private sikkerhedskopier
• Gennemgå, tildel og administrer lagerkvote blandt medlemmer
• Indstil og håndhæv adgangskodepolitikker
• Opret sessionspolitikker: bruges til at kontrollere livscyklus for login-sessioner
• Konfigurer mobilenhed & datapolitikker for adgang og brug
• Konfigurer godkendelse af mobilenheder og politik for sletning af enhed
• Fjern aftørret specifikke computere eller mobile enheder
• Konfigurer integrationspunkter med tredjeparts apps såsom Salesforce, Google Docs og Office 365

Dette er kun et abstrakt af de sikkerhedsfunktioner, der tilbydes af Autotask. Hvis du gerne vil lære mere, skal du downloade deres hvidbog med sikkerhed, hvor alle detaljer er anført. Selvom det bestemt er imponerende, er der andre leverandører (såsom Egnyte), der har lignende sikkerhedskoncepter.

Filsynkronisering

Filsynkronisering er den proces, hvor en (eller flere) filer og mapper stilles til rådighed på tværs af et antal enheder. I den mest basale forstand sker dette ved at overføre frøfiler og mapper til skyen, hvorfra det vil blive distribueret til målendepunkter efter anmodning.

Autotask Workplace’s kernefilsynkroniseringsmekanisme fungerer på samme måde som cloud-lagerløsninger til forbrugerklasse: når klienten er installeret på målmaskinen (dette kan være et skrivebord, smartphone, laptop eller server), stilles en mappe til rådighed for den bruger, der fungerer som et centralt synkroniseringsnav.

Filsynkronisering gennem den centrale mappe på en enhed.

Autotask opretter en synkroniseringsmappe, hvor mapper og filer kan tilføjes. Disse filer deles på tværs af alle tilsluttede enheder, mapper kan imidlertid udelukkes fra synkronisering for at spare plads.

Individuelle mapper synkroniseres med hver bruger, at et projekt deles med uanset hvilken enhed der bruges.

Mobile enheder understøttes også. Filer kan favoriseres til offline adgang.

Tidligere

Næste

Alle filer eller mapper, der er oprettet inden i den mappe, overføres til Autotask Workplace’s sky, så de kan distribueres til et team og andre computere, som filen eller mappen blev delt med.

I modsætning til andre filsynkronisering og deleleverandører begrænser Autotask ikke mængden af ​​filer eller filstørrelser, der kan synkroniseres, hvilket gør denne løsning ideel for virksomheder og organisationer, der håndterer store filer.

Vi har set denne løsning fungere godt med arkitektfirmaer og mediebureauer, der ofte har brug for at distribuere store filer på flere computere, flere kontorer og teams.

Et af de største problemer, når man håndterer synkroniserede data, er, hvad der faktisk synkroniseres til slutpunkter.

Forestil dig et firma med 20 ansatte, der alle arbejder fra en centraliseret server med over 200 GB filer og mapper. Hvis en ny medarbejder nu slutter sig til virksomheden, skal hun så synkronisere alle disse data til hendes ental computer? På den ene side ville det tage et stykke tid, og også fylde hendes harddisk hurtigt.

Det er her “selektiv synkronisering” kommer ind. De fleste forbrugerkvalitetsfilsynkroniseringsløsninger tillader selektiv synkronisering af filer EFTER grave i menuer og indstillinger, hvis du er heldig, vil du finde muligheder for at gennemgå til undermapper.

Hvad vi kunne lide ved Autotask er, at administratorer kan indstille, hvordan klienten skal reagere, når nye projekter er tilgængelige:

Når nye projekter oprettes, kan de automatisk synkroniseres med personlige enheder, men Autotask Workplace kan indstilles til at spørge, inden du gør noget eller manuelt synkroniserer alt. Derefter kan du bore ned i undermappeniveauet for selektiv synkronisering.

Hvorfor er selektiv synkronisering nyttig?

Vi har hjulpet og arbejdet med et par advokatfirmaer, der betragter selektiv synkronisering som væsentlig i deres daglige arbejde: på et hvilket som helst tidspunkt kan de måske arbejde med snesevis af sagsmapper samtidig, og deres medarbejdere er nødt til at bevæge sig hurtigt mellem en domstol og firmaet.

At have adgang til sagsfiler til enhver tid er afgørende, men lukkede sagsfiler er ikke nødvendige. Derfor kan de være “un-synkroniseret”, hvilket gør arbejdet mere effektivt og effektivt. Men hvis der er brug for en henvisning fra en ældre sag, kan medarbejderne simpelthen synkronisere disse filer tilbage.

En vigtig ting at bemærke er, at når nogen sletter en mappe fra synkroniseringsmappen, vil den blive slettet fra harddisken, men Autotask Workplace Soonr gemmer stadig en kopi af den mappe i skyen.

Filer og mapper kan kun slettes permanent fra webgrænsefladen.

Hvis du har et stort antal filer, der skal synkroniseres, bruger Autotask en funktion kaldet LAN-synkronisering, hvor filer hurtigt synkroniseres på tværs af computere, der er placeret i det samme netværk. Hvilket hjælper med hurtigt at lancere nye medarbejdere ved at give dem adgang til vigtige filer.

Fildeling

Fildeling er essensen af ​​enhver firmafilsynkronisering og delingsprodukt. Det gør det muligt for virksomheder at arbejde på en mere effektiv måde ved at distribuere filer på tværs af et hvilket som helst antal mennesker. Virksomheder, der beskæftiger sig med store filer, vil have oplevet en række problemer, såsom:

• Sådan sendes store filer via e-mail til klienter
• Sådan sikres virksomhedsmedarbejdere med den rigtige version af en fil
• Sådan administreres opdateringer til større projekter, når flere er involveret
• Sådan administreres store projekter og filer på tværs af tre eller flere kontorer

Alle scenarierne beskrevet ovenfor kræver fildeling. Med Autotask Workplace er der to grundlæggende måder at dele filer fra et projekt på:

Oprettelse af offentlig link

Oprettelse af et offentlig link til et projekt giver mulighed for at dele en fil eller mappe med klienter eller medarbejdere, der ikke er en del af et kerneteam (hvilket betyder, at de ikke har en konto med Autotask Workplace).

Denne funktion er specielt lavet til at sende en hurtig fil eller kontrakt til klienter via e-mail. Autotask begrænser ikke størrelsen på en fil eller mappe, så enhver fil kan sendes. Vi har testet dette med 5 GB rå videofiler og store Photoshop-filer.

Når du opretter et offentligt link, giver Autotask Soonr brugeren masser af sikkerhedsindstillinger og tillader endda klienter muligheden for at uploade eller ændre filer fra et offentligt link. Hvis afkrydsningsfeltet “Aktivér upload” er afkrydset, vises en klient med en grænseflade, der giver hende mulighed for at se mappestrukturen og uploade eller downloade filer.

Offentlige links kan oprettes, så alle med linket kan få adgang til en fil eller mappe.

For at forbedre sikkerheden yderligere skal du vælge en personlig fil- eller mappekodeord, vælge, hvor mange gange en fil kan downloades og slette det offentlige link efter en bestemt dato. Offentlige links kan oprettes fra webgrænsefladen, inden for standardfil / mappestrukturen i operativsystemet (via genvejsmenuen) eller fra en mobilapp.

En pæn funktion, som vi ikke har set i mange andre EFSS-løsninger, er muligheden for at konvertere en fil til PDF-format (dette gælder præsentationer, dokumenter, regneark og endda Photoshop.psd-filer).

Privat aktieværelse

Du kan også dele en fil eller mappe med dit team (hvilket betyder, alle mennesker med en AWP Soonr-licens, der er forbundet som teammedlemmer). Vi går nærmere ind på denne funktion i afsnittet ‘Samarbejde’ i denne anmeldelse.

Filadgang

For enhver virksomhed skal en EFSS-leverandør bringe en række adgangstyper til bordet, så den kan integreres i virksomhedens arbejdsgang og det aktuelle filhierarki.

Mens internet- og mobiladgang er forholdsvis standard i disse dage, skal du sørge for, at en EFSS-løsning også kan komme med integrationer til WebDAV eller andre protokoller. Bestem, hvilke adgangstyper der er kritiske for din virksomhed, og vælg derefter en udbyder i overensstemmelse hermed.

Autotask Workplace indeholder forskellige filtilgangstyper:

Webadgang

Du kan få adgang til enhver fil eller mappe via webpanelet, hvis du er logget ind med et tilsvarende brugernavn og adgangskode.

Faktisk kan du administrere et helt team via webgrænsefladen, såsom tildeling eller tilbagekaldelse af adgangsrettigheder, sletning, tilføjelse eller ændring af filer og flytning af filer til undermapper. Filsøgning er tilgængelig, skønt den kun søger efter filnavne, hvilket begrænser omfanget af søgninger.

Vi ville gerne have set metadatasøgning eller filtagging.

Brugere kan forhåndsvise filer via webapplikationen, og Autotask håndterer mange filtyper godt. Vi var lidt kede af at se, at Photoshop-filer ikke kunne vise en gengivet preview, og vi håber at se denne funktion i fremtidige tilføjelser til softwaren.

Kontor-, PDF- og billedfiler gengives godt, men det er ikke overraskende her. Det er hvad de fleste virksomheder vil bruge det til.

Lokal adgang via filsynkronisering

Autotask kan synkronisere filer til en computer fra skyen, så de kan redigeres, ses eller slettes offline. Enhver ændret fil eller mappe uploades til skyen og synliggøres for alle, som mappen eller filen i øjeblikket deles med.

Mobil adgang

Du kan få adgang til alle synkroniserede filer via en mobilenhed. Gennem favorisering kan filer gøres tilgængelige til offline redigering på en mobiltelefon og uploades / synkroniseres, når en netværksforbindelse er tilgængelig.

Soonr Workplace-mobilappen til iOS og Android kan oprette en ny:

• Scribble (kommentar)
• Dokument (Word)
• Regneark (Excel)
• Præsentation (PowerPoint)
• Bemærk (tekst)
• Foto
• video

Gemes i Soonr-skyen og synkroniseres med alle dine enheder.

WebDAV

Hvis du har brug for adgang til personlige skymapper på en computer, men ikke ønsker eller ikke kan synkronisere filer lokalt, skal du oprette forbindelse via WebDAV-protokol, der tillader en forbindelse til Autotask Workplace Soonr som et drev.

Husk, at WebDAV er en ret forældet protokol, og vi anbefaler ikke at bruge den i et produktivt forretningsmiljø.

Samarbejde

Samarbejde er kernen i enhver virksomhedsfilsynkronisering og delingssoftware. Autotask Workplace Soonr er ingen undtagelse. Som det ses i tidligere kapitler, bruger Autotask flere samarbejdsmetoder.

I dette kapitel behandler vi teamsamarbejde. I kapitlet ‘Fildeling’ har vi set, hvordan man samarbejder med eksterne mennesker via funktionen ”Del offentlig link”.

Nu skal vi se nærmere på samarbejde inden for en virksomhed. Det betyder ikke noget, om organisationen kun har et kontor, hvor folk samarbejder i samme bygning eller kontor, eller om medarbejdere er spredt over forskellige kontinenter.

For at starte delingen af ​​et projekt kan du enten vælge en mappe fra en computer inde i den synkroniserede mappe via genvejsmenuen eller via web- eller mobilklienten. Kontrollerne og sikkerhedsfunktionerne er de samme, uanset metoden.

Hvis et projekt imidlertid deles via skrivebordet, skal du give adgang til den mappe ved hjælp af webgrænsefladen. Vi fandt dette lidt forvirrende og ville gerne have set en problemfri integration af projektdeling på tværs af alle adgangspunkter.

Webdeling giver kraftige admin-kontroller over en delt mappe, så det er meget intuitivt at kontrollere, hvem der ser hvad der er inde i en mappe. Du kan vælge mellem følgende indstillinger:

• Fuld adgang – et inviteret teammedlem kan gøre stort set alt med mappens indhold.
• Opret og rediger – en inviteret person kan oprette nye underprojekter og ændre filer.
• Modificere – en bruger kan ændre filer, men ikke oprette nye mapper.
• Læs kun – en inviteret bruger kan læse indholdet i en mappe, men ikke skrive noget i den.

Derudover kan administratoren indstille, om en inviteret bruger kan dele mapper igen og oprette offentlige links, som som standard er deaktiveret.

Dette er funktionen, der adskiller Autotask fra andre løsninger, som Dropbox, hvor det er en alt-eller-intet tilgang. At invitere brugere til en mappe betyder at give dem ret til at dele den igen til hvem de vil.

Når man samarbejder med mange brugere inden for det samme projekt, bliver det snart meget vanskeligt at overvåge, hvem der i øjeblikket redigerer en fil og bestemme, hvad den rigtige version er. Derfor var en funktion, vi især kunne lide, fillåsning under redigeringsprocessen.

Når en fil er låst, kan ingen i teamet redigere den, indtil administratoren låser den op. Låsefunktionen giver klarhed og sparer tid ved sigtning af filer, endda køligere, filer kan låses fra enten webgrænsefladen eller desktop-appen.

Alle låste filer er markeret med et låsesymbol.

Hvis nogen i et team gemmer eller sletter en fil forkert, kommer Autotask’s versioneringsfunktion i spil, da den gemmer en ubegrænset mængde filversioner i en periode på seks måneder.

Autotask Workplace har et indbygget kommentarsystem, der giver brugerne mulighed for at dele tanker og statusrapporter, mens de vedhæftes dem direkte til et projekt eller fil-meddelelsesmeddelelser kan sendes via e-mail eller tekstbesked.

Et særligt spørgsmål, vi ser meget, er:

Skal jeg synkronisere alt hvad jeg har til skyen?

Det enkle svar er nej. Når et projekt oprettes, vil Autotask Workplace spørge brugeren, om projektet skal synkroniseres til alle computere og enheder eller ej.

Desuden kan en bruger kontrollere, hvilke specifikke enheder der skal synkroniseres til en mappe. For eksempel arbejder du på tre forskellige maskiner:

• Kontor arbejdsstation
• Forretningscomputer
• Personlig bærbar computer

Selvfølgelig vil overførsel af forretningsfiler til en personlig bærbar computer kræve en enorm prisafgift på en pc’s lille harddisk, så du kun kan vælge og vælge de vigtigste dokumenter, der skal medbringe lokalt – det er her, hvor selektiv synkronisering sparer dagen.

Når vi gennemgår en EFSS-leverandør, ser vi på typer og forskellige integrationer til dokumentredigering, da store virksomheder beskæftiger sig med tusinder (hvis ikke hundreder af tusinder) af dokumenter. Derfor er det at give mobilredigering og let adgang til disse dokumenter en vigtig funktion i enhver legitim EFSS-tjeneste.

Autotask giver filredigering via en webbrowser og dens mobilapp (mere om det i vores ‘Mobile Access’ -afsnit). Du kan vælge mellem at redigere dokumenter via:

• Google Dokumenter
• OneDrive
• Office 365

Eller bare åbn en app på din personlige enhed. Filredigeringer gemmes og synliggøres øjeblikkeligt for alle medlemmer af projektet. Når en fil er gemt, oprettes en ny version, kan du nu vende tilbage til enhver tilstand af den fil inden for de sidste seks måneder.

Mobil adgang

Mobilitet er en afgørende del i, hvordan virksomheder arbejder i dagens verden.

Ifølge en ESNA-forskningsrapport er mere end 20% af den globale arbejdsstyrke telekommunikation takket være mobile enheder som smartphones og tablets. Naturligvis ønsker brugere i disse dage at bære alle deres kritiske filer med sig på alle tidspunkter.

Adgang til en PowerPoint-præsentation i lufthavnen har mange fordele. Ændringer kan udføres øjeblikkeligt og synkroniseres med et globalt team, da salgsmedarbejderne samarbejder på en klientpræsentation, uanset hvor i verden de er.

Autotask Workplace tager mobile enhedsadministrationssikkerhed alvorligt og præsenterer en friktionsfri mobiloplevelse gennem deres Android-, iOS- og Blackberry-apps. Brugere kan få adgang til delte projekter, filer og mapper gennem mobilappen – som om at navigere i de samme filer på en stationær computer.

Mens mobilapps fungerer godt, fandt vi dem til tider lidt klodsede, og de mest interessante funktioner er normalt skjult af UI. Men med praksis skal man være i stand til at finde alle relaterede redigeringsværktøjer. For eksempel er det let og intuitivt at fremhæve eller tegne noget inde i et dokument eller præsentation, som du kan se i denne demonstration:

En af de største risici, som virksomheder står overfor, når en enhed bliver stjålet eller mistet, er at udsende vigtige data til uautoriserede tredjeparter. En masse EFSS-løsninger har introduceret funktionen “Fjern wipe”, hvor en administrator kan slette alle relaterede filer eksternt uden at skulle have adgang til den fysiske enhed.

Autotask er ingen undtagelse. I administratorpanelet skal du blot vælge den enhed, du vil slette, og den har ikke længere adgang til delte og synkroniserede mapper.

En funktion, vi ikke har set i andre firmafilsynkronisering og deleleverandører, er muligheden for at få adgang til en computers fil via mobilenhed. For at nyde denne fordel skal den specifikt være aktiveret i Soonr-appen.

Denne funktion er praktisk, hvis en vigtig fil er blevet glemt på kontoret, men den er nødvendig til en off-site-præsentation. Som det ses i sikkerhedsafsnittet, kan brugerne oprette en overflod af sikkerhedspolitikker (på mobile enheder) såsom:

• Deaktiver dokumentredigering pr. Mobilenhed i et team
• Håndhæv godkendelse, når du bruger en mobilenhed
• Tillad eksport af mobilfiler for forbedret sikkerhed for følsomme filer

Generelt set fra slutbrugerens synspunkt fandt vi, at mobiloplevelsen var behagelig. Det fungerer, som du ville forvente, at enhver app, der bruger forbrugerklasse, fungerer.

Hvilket gør det meget sandsynligt, at en arbejdsstyrke vil vedtage den hurtigt og endda foretrække den frem for alternativer som Dropbox (på grund af de avancerede redigeringsfunktioner). For administratorer fandt vi, at sikkerheds- og enhedspolitiske funktioner er lidt begravet i sammenhængsmenuer, hvor de let kan overses.

Låsning af en fil, mens du redigerer på en mobilenhed.

Låsning af en fil, mens du arbejder på en mobilenhed.

PowerPoint-præsentationer kan redigeres på farten for hurtige ændringer.

Foretrukne filer kan downloades til offline adgang.

Tidligere

Næste

Cloud Backup

Der har en tendens til at være en hel del forvirring i forbrugerens cloud-lagerplads om forskellen mellem en filsynkronisering og cloud-backuptjeneste. Her på Cloudwards.net understreger vi altid, at filsynkronisering ikke er backup.

Nu er der nogle få tjenester, der både gør, synkronisering og sikkerhedskopiering, en tendens, der langsomt vedtages af virksomhedsleverandører. Derfor var vi glade for at finde en dedikeret cloud-backupfunktion inde i appen Autotask Workplace Soonr, som gjorde det muligt for os at vælge enhver fil eller mappe og skubbe den i en separat backup-stak.

Selvom denne sikkerhedskopiering tæller med et samlet kontingent, er den helt uafhængig af dine synkroniserede projekter og bør behandles på den måde. Vi anbefaler, at du konfigurerer det til dine mest afgørende forretningsfiler, så din virksomhed kan komme i gang igen efter en harddiskfejl eller lignende katastrofe.

I indstillingsmenuen er det muligt at vælge, hvornår der skal synkroniseres og sikkerhedskopieres (eller gør begge dele), afhængigt af den internet- eller netværksforbindelse, der er i brug. Når det eneste tilgængelige adgangspunkt er lufthavnens svage Wi-Fi, kan sikkerhedskopier deaktiveres, og du kan kun vælge at synkronisere vigtige projektfiler.

Både backup- og synkroniseringshastigheder fungerede godt i vores test. Vi anbragte Autotask mod følgende store cloud-lagringstjenester:

• iCloud (YouTube-link)
• Google Drev
• Dropbox
• OneDrive
• Amazon

Her er vores resultater:

Vi testede med store filer og tusinder af mindre for at bestemme, hvordan Autotask håndterer forskellige filstørrelser og -typer.

Hvis du forventede en backup-app af Crashplan eller IDrive kaliber, skal du være klar til skuffelse. Mens visse filer eller mapper kan udelukkes, er der ingen planlægningsfunktioner eller muligheden for at oprette sikkerhedskopier til bestemte indholdstyper, der er sikkerhedskopieret oftere.

Rapporter & Revision

Når en virksomhed eller organisation vokser, bliver det svært at holde styr på, hvem der har adgang til filer og data på virksomhedens servere. Virksomheder tilføjer og fjerner medarbejderes adgang til filer på global skala, så der skal være en måde at kontrollere adgangsspor til data.

Autotask Workplace giver administratorer mulighed for at oprette brugerdefinerede rapporter efter begivenhedstype, desuden kan rapporter genereres af enheder og brugere.

Dette er praktisk, hvis et firma har brug for at give slip på en medarbejder og kontrollere, hvilke filer denne person havde adgang til i den sidste uge eller måned. Administratorer kan også se, hvilke filer der er delt, adgang til, redigeret og sortere dem efter dato eller bruger – så intet går tabt.

Dette giver en administrator den ultimative kontrol over virksomhedsdata, og rapporter kan arkiveres til intern overvågningsformål.

Tidligere

Næste

Endelig dom & Henstilling

Hvis du har holdt dig sammen med denne 5.000 ordanmeldelse, tillykke! Du ved nu ikke kun, hvad der er vigtigt, når du vælger en EFSS-løsning, men har også et godt overblik over, hvordan Autotask Workplace Soonr hjælper en organisation eller virksomhed med filsynkronisering på tværs af flere enheder og mobile teams.

Vi vil gerne understrege farerne ved at bruge cloud-filsynkroniseringsløsninger til forbrugere i en stor organisation. Selvom de muligvis er billigere, leveres tjenester af forbrugerkvalitet med sikkerhedsrisici, såsom mangel på kryptering og ringe kontrol over delingstilladelser.

Autotask Workplace kan hjælpe en organisation med at vokse ved at give sikre og nemme måder at tilføje brugere, teammedlemmer, kontrollere tilladelser og oprette nye projekter. Mens Autotask muliggør en dybdegående teknisk kontrol, er der ikke behov for en IT-afdeling til at administrere appen.

Vi synes, de har gjort et godt stykke arbejde med at opbygge en omfattende løsning med slutbrugeren på virksomhedsniveau i tankerne. IOS-apps fik bestemt den mest kærlighed fra Autotask’s udviklere, da det giver en meget bedre oplevelse og flere funktioner i forhold til Android-appen.

Hvis du leder efter et projektstyringssoftware, der kan indstille tidsfrister for specifikke filer og mapper, tildele opgaver til folk i en organisation, give påmindelser om ubesvarede frister – overvej at kigge andre steder.

For størstedelen af ​​de gennemsnitlige virksomheder er kommentarfunktionerne leveret af Autotask nok.

Der er mange Enterprise File Sync- og Share-leverandører på markedet i dag. Autotask Workplace er bestemt en af ​​de tjenester, der fører pakken sammen med:

• Egnyte
• Syncplicity
• Huddle

Hvis du er interesseret, kan du planlægge en personlig demo til din virksomhed hos os i dag.